За пределами первого квартала: стратегии для устойчивого воздействия на соблюдение требований

Джейми Хойл - вице-президент по продуктам в MirrorWeb.

Откройте для себя лучшие новости и события в финтехе!

Подписывайтесь на рассылку FinTech Weekly

Читают руководители в JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna и других

Ваши первые 90 дней в качестве главного специалиста по соблюдению требований позади. Первичные оценки завершены, системы работают, и вы преодолели те первые ловушки, которые подстерегают многих новых CCO. Теперь наступает настоящее испытание: преобразование вашей функции соблюдения требований из необходимого обязательства в источник операционной эффективности и стратегической ясности.

Устойчивое лидерство в области соблюдения требований требует выхода за пределы реактивного мышления первых месяцев. Успех не измеряется количеством галочек, которые вы поставили, или пожаров, которые вы потушили - это о построении культуры, в которой соблюдение требований способствует бизнес-результативности, а не ограничивает её.

Создайте культуру доверия, а не полицейского контроля

Самые успешные CCO понимают, что длительное влияние начинается с изменения нарратива вокруг самого соблюдения требований. Как говорит один опытный лидер в области соблюдения требований, Дерек: “Все смеются над тем, что соблюдение требований выходит за пределы офиса, но важно, чтобы каждый в команде понимал, что мы здесь по определенной причине… это всегда сводится к одной вещи - заботе о наших клиентах.”

Эта перспектива особенно важна в сфере соблюдения требований в области коммуникаций, где консультанты часто воспринимают мониторинг как вторжение, а не как защиту. Фирмы, которые преуспевают, не те, у кого самые строгие правила общения, а те, которые позволяют консультантам эффективно общаться через подходящие каналы, сохраняя при этом всесторонний контроль.

Это касается не только сообщений; это о том, как принципиально пересмотреть, как соблюдение требований функционирует в вашей организации. Вместо того чтобы быть “отделом отказов”, эффективные функции соблюдения требований становятся стратегическими факторами, которые защищают как клиентов, так и репутацию фирмы.

Переход требует постоянных повседневных разговоров, которые укрепляют эту клиенториентированную перспективу. “Когда вы можете донести это и общаться с людьми, а не просто контролировать их, это обычно очень помогает,” отмечает Дерек. Вместо взаимодействий, сосредоточенных на принуждении, успешные CCO строят отношения через объяснение и партнерство.

По мере роста фирм и привлечения новых консультантов и сотрудников, которые ожидают использовать Teams, мобильные сообщения и платформы для совместной работы, этот менталитет содействия становится еще более критичным. Лидеры в области соблюдения требований, которые добьются длительного влияния, это те, кто балансирует доступность с возможностью аудита - доказывая как консультантам, так и регулирующим органам, что всесторонний мониторинг коммуникаций поддерживает, а не подавляет деловые отношения.

Внедряйте тестирование в повседневную практику

Политики хранения коммуникаций недостаточно. Долгосрочный успех в соблюдении требований зависит от внедрения регулярного тестирования в повседневные операции, преобразуя его из ежегодного упражнения в постоянный процесс.

"Долгосрочное влияние связано с тестированием, " объясняет Элтон, CCO небольшой фирмы, переходящей на федеральное регулирование. “Необходимо убедиться, что мы можем показать регулятору, если он войдет в нашу дверь, что у нас не только есть политика, но и мы действительно предпринимаем правильные шаги, чтобы убедиться, что она соблюдается.”

В соблюдении требований в области коммуникаций это означает больше, чем просто просмотр образцов разговоров ежеквартально. Это означает:

*   **Непрерывная проверка каналов**: Автоматическое обнаружение, когда в вашей организации появляются новые каналы коммуникаций
*   **Мониторинг пробелов в охвате**: Идентификация пользователей или устройств, которые не передают данные в вашу систему мониторинга
*   **Распознавание шаблонов**: Использование ИИ для выявления необычного поведения в коммуникациях до того, как они станут нарушениями
*   **Полнота аудиторских следов**: Доказательство того, что вы можете воспроизвести целые нити разговоров на нескольких платформах 

В более компактных командах, где лидеры по соблюдению требований часто совмещают несколько ролей, становится критически важным создание систем, которые работают автономно. Рассмотрите возможность внедрения непрерывного мониторинга вместо периодических проверок. Создавайте аудиторские следы, которые демонстрируют постоянный контроль. И что самое важное, используйте результаты тестирования для уточнения ваших политик и процедур - эффективные программы соблюдения требований развиваются на основе реальных доказательств, а не теоретических предположений.

Цель состоит не только в том, чтобы удовлетворить нормативные требования; это создание системы, которая предотвращает проблемы, обнаруживая риски коммуникаций в реальном времени и демонстрируя, что ваш контроль действительно всесторонний, а не показной.

Сделайте культуру соблюдения требований видимой - внутри и снаружи

Регуляторы могут различить показное соблюдение требований и искреннюю культурную приверженность. То, что они ищут, - это доказательства того, что соображения соблюдения требований вплетены в бизнес-решения на каждом уровне вашей организации.

"Демонстрация регулятору или регулирующему органу того, что у вас есть сильная культура соблюдения требований, всегда будет полезной, " отмечает Клео, заместитель CCO в крупной частной инвестиционной компании. “Это можно продемонстрировать несколькими способами.”

Для соблюдения требований в области коммуникаций это означает возможность продемонстрировать:

*   **Полный охват каналов**: Не только то, что вы контролируете электронную почту, но и то, что вы охватываете Teams, текстовые сообщения, WhatsApp, платформы для совместной работы - каждый канал, который использует ваша фирма
*   **Проверка доверенных контактов**: Для фирм, использующих внеканальные коммуникации для законного обслуживания клиентов, доказательства того, что у вас есть контроль над тем, кто может общаться через какие каналы
*   **Записи о распределении предупреждений**: Показать, как каждое помеченное сообщение было рассмотрено, расследовано и разрешено
*   **Проверка технологий**: Доказательство того, что ваши инструменты ИИ для мониторинга работают должным образом и что вы понимаете, почему сообщения помечаются 

Сильная культура соблюдения требований означает возможность “работать вместе, чтобы разрабатывать политики соблюдения требований, которые предназначены для рисков, присущих бизнесу”, а не внедрять универсальные подходы, которые игнорируют конкретные операционные реалии вашей фирмы.

Эта видимость работает в обе стороны. Внутри она укрепляет важность соображений соблюдения требований в повседневной деятельности. Снаружи она демонстрирует регуляторам и другим заинтересованным сторонам, что ваша приверженность соблюдению требований выходит за рамки минимальных требований.

Долгосрочная игра в соблюдении требований в области коммуникаций

Лидерство в области соблюдения требований не становится легче после первого квартала, но оно может стать гораздо более значимым, если вы сосредоточитесь на том, что действительно важно. Построение доверия, внедрение систематического тестирования и демонстрация искренних культурных изменений требуют времени и устойчивых усилий. Это основы, которые отделяют программы соблюдения требований, которые просто выживают под регуляторным контролем, от тех, которые способствуют бизнес-успеху.

Эта работа требует постоянной эволюции - совершенствования вашей технологии, уточнения контроля и позиционирования себя как бизнес-энаблера, а не контролера доступа. Ваши первые 90 дней заложили основу. Теперь пришло время создать программу соблюдения требований в области коммуникаций, которая будет масштабироваться вместе с вашим бизнесом, адаптироваться к новым каналам и вселять у регуляторов уверенность в том, что ваш контроль всесторонний и эффективный.