لقد أدركت للتو أنني كنت أحتفظ بالكثير من كشوف الحسابات البنكية القديمة في خزانة الملفات الخاصة بي. هل أحتاج حقًا إلى كشوفات من عام 2019؟ لذلك بحثت في مدة احتفاظ البنوك بالسجلات وما يتطلبه مصلحة الضرائب الأمريكية، واتضح أن هناك إجابة بسيطة وواضحة.

إليك التحليل الأساسي: بالنسبة لكشوف الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان العادية، يجب على معظم الناس الاحتفاظ بها لمدة سنة على الأقل. هذا هو الوقت المثالي للمصالحة بين الحسابات واكتشاف أي أخطاء. لكن الأمر المهم هو - كم من الوقت تحتفظ البنوك بالسجلات لديها؟ القانون الفيدرالي يلزمها بالحفاظ على السجلات لمدة خمس سنوات، لذلك يمكنك دائمًا طلب كشوفات أقدم من البنك إذا احتجت إليها. هذا في الواقع مفيد جدًا معرفته.

الآن، إذا كنت تتعامل مع الأمور الضريبية، يتغير الجدول الزمني. مصلحة الضرائب الأمريكية يمكنها تدقيقك خلال ثلاث إلى سبع سنوات إذا اشتبهت في وجود خطأ في إقرارك، لذلك من الأفضل الاحتفاظ بإقراراتك الضريبية والمستندات الداعمة مثل كشوف الحسابات البنكية لمدة لا تقل عن سبع سنوات. يشمل ذلك نماذج W-2، 1099، إيصالات التبرعات الخيرية، النفقات الطبية، وكل ذلك. الأمر مزعج لكنه يستحق لتجنب المشاكل.

الشيكات الملغاة؟ احتفظ بها لمدة سنة إلا إذا كانت مرتبطة بالضرائب. الفواتير مشابهة - عادة شهر واحد يكفي إلا إذا كنت تستخدمها لخصم مثل فاتورة خدمات المنزل، حينها يكون الاحتفاظ بها ثلاث سنوات.

الأخبار الجيدة هي أنك لم تعد بحاجة للاحتفاظ بنسخ ورقية من كل شيء. العديد من البنوك تتيح لك الآن التحول إلى التعامل الإلكتروني، ويمكنك الوصول إلى الكشوفات عبر الإنترنت في أي وقت تحتاجها. لقد بدأت بمسح المستندات المهمة وتخزينها رقميًا مع نسخة احتياطية محمية بكلمة مرور. أقل فوضى بكثير. إذا كنت تفضل النسخ الورقية، فاحتفظ بالأصل في صندوق آمن ضد الحريق أو خزنة - خاصة أي شيء مثل شهادات الميلاد، سياسات التأمين، مستندات الرهن العقاري، أو الإقرارات الضريبية. تلك الأشياء من الصعب استبدالها.

عندما تكون مستعدًا أخيرًا للتخلص من الكشوفات القديمة، لا تضعها في سلة المهملات مباشرة. اللصوص الذين يسرقون الهوية يحبون العثور على مثل هذه الأوراق. احصل على آلة تمزيق واستخدمها فعلاً. يستغرق خمس دقائق ويوفر عليك مشاكل الاحتيال المحتملة.

القاعدة الأساسية هي معرفة المدة التي تحتفظ بها البنوك بالسجلات وما يتطلبه مصلحة الضرائب، ثم تخزين نسخك في مكان آمن وسهل الوصول إليه. النسخ الرقمية ربما تكون الحل إذا كنت تريد تنظيم الأمور دون فقدان معلومات مهمة.