لقد كنت أفكر في هذا الأمر مؤخرًا—كم منا يعرف حقًا كم من الوقت يجب أن نحتفظ بكشوف حساباتنا وفواتيرنا؟ مثلًا، كنت أضع كل شيء في درج وأتظاهر بأنه غير موجود، لكن هذا ليس نظامًا، أتعلم؟

دعني أوضح ما هو المهم حقًا هنا. بالنسبة لكشوف حسابات البنك وبطاقات الائتمان العادية، تريد الاحتفاظ بها لمدة سنة على الأقل. معظم البنوك ملزمة قانونيًا بالاحتفاظ بالسجلات لمدة خمس سنوات على أي حال، لذلك يمكنك دائمًا طلب نسخ منها إذا احتجت للرجوع إلى ما قبل ذلك. لكن الأمر هنا—إذا كنت تتجه نحو الرقمية، وهو ما يسهل الحياة جدًا، احتفظ بنسخة احتياطية في مكان آمن على جهازك أيضًا.

الآن، إذا كنت تقدم ضرائب، هنا يصبح الأمر مهمًا. يمكن لمصلحة الضرائب تدقيقك خلال ثلاث إلى سبع سنوات إذا ظنوا أن هناك شيئًا غير صحيح، لذا احتفظ بإقراراتك الضريبية لمدة سبع سنوات على الأقل. وهذا يعني أيضًا الاحتفاظ بجميع المستندات الداعمة لنفس الفترة. نحن نتحدث عن نماذج W-2، 1099، كشوف الحسابات البنكية، كشوفات الوساطة—بشكل أساسي أي شيء يدعم ما أبلغت عنه. نفس الشيء إذا كنت تطالب بخصومات. لنفترض أن لديك مكتبًا منزليًا وتخصم فواتير المرافق—يجب أن تحتفظ بهذه الفواتير لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات لإثبات ذلك إذا تم تدقيقك.

الشيكات الملغاة؟ احتفظ بها لمدة سنة إلا إذا كانت مرتبطة بالضرائب. الفواتير نفسها، يمكنك عادةً التخلص منها بعد شهر أو نحو ذلك، لكن مرة أخرى، إذا كانت تدعم خصمًا—خصوصًا فواتير المرافق للأغراض التجارية—احتفظ بها لفترة أطول.

إليك ما تعلمت أنه الأفضل لتخزين هذه الأشياء. يمكنك الاعتماد على الرقمية بالكامل وتخزين كل شيء في السحابة، وهو أمر مريح لأنك تستطيع الوصول إليه من أي مكان. معظم خدمات السحابة آمنة جدًا مع التشفير وجدران الحماية. أو يمكنك مسح المستندات المهمة واحتفاظ بها على قرص صلب خارجي بكلمة مرور. إذا كنت من الأشخاص التقليديين، مثل بعض الأشخاص الذين أعرفهم، النسخ الورقية جيدة أيضًا—فقط خزّنها في خزانة ملفات مقفلة أو صندوق مقاوم للحريق حتى لا تتعرض للتلف أو السرقة.

بالنسبة للمستندات المهمة جدًا مثل وثائق التأمين، اتفاقيات الرهن العقاري، والإقرارات الضريبية، فكر في الاحتفاظ بها في صندوق ودائع آمن. الأمر يستحق الحماية الإضافية لأن استبدال هذه الأشياء هو كابوس.

عندما تتخلص أخيرًا من المستندات، لا ترمها في القمامة فقط. استخدم آلة التمزيق. يحب اللصوص العثور على معلومات شخصية في القمامة، لذا دمر أي شيء يحمل تفاصيلك—فواتير قديمة، كشوف حسابات، بطاقات ائتمان، كل ذلك.

بالنسبة لي، المفتاح هو إيجاد نظام يناسبك والالتزام به فعلاً. اعرف ما تحتاج إلى الاحتفاظ به ومدة ذلك، ثم خزنه في مكان آمن وسهل الوصول إليه. بهذه الطريقة، لن تغرق في فوضى الورق، ولكنك لا تزال تمتلك كل ما تحتاجه عندما يحين موسم الضرائب أو عندما تحتاج إلى التحقق من شيء.