Поза першим кварталом: стратегії для тривалого впливу на відповідність

Джеймі Хойл — віце-президент з продуктів компанії MirrorWeb.

Відкрийте для себе найактуальніші новини та події у фінансових технологіях!

Підпишіться на розсилку FinTech Weekly

Читають керівники з JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna та інших

Ваші перші 90 днів на посаді Chief Compliance Officer вже позаду. Первинні оцінки завершені, системи працюють, і ви подолали ті ранні пастки, які так часто ловлять нових CCO зненацька. Тепер настає справжній виклик: перетворити функцію комплаєнсу з необхідного обов’язку у джерело операційної ефективності та стратегічної ясності.

Сталий лідер у сфері комплаєнсу вимагає виходу за межі реактивного мислення перших місяців. Успіх не вимірюється кількістю виконаних завдань або погашених проблем — йдеться про створення культури, де комплаєнс сприяє бізнес-показникам, а не обмежує їх.

Створіть культуру довіри, а не контролю

Найуспішніші Chief Compliance Officer розуміють, що тривалий вплив починається з зміни наративу навколо самого комплаєнсу. Як говорить один досвідчений лідер у сфері комплаєнсу, Дерек: “Усі сміються, що комплаєнс виходить за двері, але важливо, щоб усі в команді розуміли, що ми тут не просто так… все завжди повертається до однієї речі — піклування про наших клієнтів.”

Ця перспектива особливо важлива у сфері комплаєнсу комунікацій, де консультанти часто сприймають моніторинг як нав’язливий, а не захисний. Фірми, що досягають успіху, — це не ті, у кого найбільш обмежувальні політики комунікацій, а ті, що дозволяють консультантам ефективно спілкуватися через відповідні канали, зберігаючи всебічний контроль.

Це не лише про повідомлення; йдеться про фундаментальну зміну у тому, як функціонує комплаєнс у вашій організації. Замість бути «відділом ні», ефективний комплаєнс стає стратегічним каталізатором, що захищає і клієнтів, і репутацію фірми.

Перехід вимагає щоденних послідовних розмов, що підкріплюють цю орієнтацію на клієнта. «Коли ви можете донести це і вести діалог з людьми, а не просто контролювати їх, це дуже допомагає», — зазначає Дерек. Замість взаємодій, орієнтованих на примус, успішні CCO будують стосунки через пояснення і партнерство.

Зі зростанням фірм і залученням нових консультантів та співробітників, які використовують Teams, мобільні повідомлення та платформи для співпраці, цей підхід до надання можливостей стає ще більш важливим. Лідери у сфері комплаєнсу, що досягнуть довгострокового впливу, — це ті, хто балансуватиме доступність із можливістю аудиту — доводячи і консультантам, і регуляторам, що всебічний моніторинг комунікацій підтримує, а не стримує бізнес-відносини.

Впроваджуйте тестування у щоденну практику

Політика збереження комунікацій сама по собі недостатня. Успіх у довгостроковій перспективі залежить від регулярного впровадження тестування у щоденну діяльність, перетворюючи його з річної перевірки у постійний процес.

«Довгостроковий вплив повертається до тестування», — пояснює Елтон, Chief Compliance Officer у невеликій фірмі, що переходить на федеральне регулювання. «Переконатися, що ми можемо показати регулятору, якщо він завітає до нас, що у нас не лише є політика, а й ми реально виконуємо правильні кроки, щоб її дотримуватися.»

У сфері комплаєнсу комунікацій це означає більше, ніж просто перегляд вибіркових розмов щоквартально. Це означає:

• Безперервна перевірка каналів: автоматичне виявлення нових комунікаційних каналів у вашій організації
• Моніторинг прогалин у покритті: виявлення користувачів або пристроїв, що не передають дані у систему моніторингу
• Розпізнавання шаблонів: використання штучного інтелекту для виявлення незвичних поведінкових моделей у комунікаціях до того, як вони стануть порушеннями
• Повнота аудиторських слідів: доведення можливості відновлення цілісних потоків розмов через різні платформи

У командах з меншим обсягом ресурсів, де лідери комплаєнсу часто поєднують кілька ролей, важливо створювати системи, що працюють автономно. Впроваджуйте безперервний моніторинг замість періодичних перевірок. Створюйте аудиторські сліди, що демонструють постійний нагляд. І найголовніше — використовуйте результати тестування для вдосконалення політик і процедур. Ефективні програми комплаєнсу еволюціонують на основі реальних даних, а не теоретичних припущень.

Мета — не лише відповідати регуляторним вимогам, а й створити систему, що запобігає проблемам, виявляючи ризики комунікацій у реальному часі і доводячи, що ваш нагляд є всебічним і справжнім, а не формальним.

Зробіть культуру комплаєнсу видимою — всередині і зовні

Регулятори здатні відрізнити формальний комплаєнс від справжнього культурного зобов’язання. Вони шукають докази того, що питання комплаєнсу інтегровані у бізнес-рішення на кожному рівні вашої організації.

«Демонструвати регулятору або регуляторному органу, що у вас сильна культура комплаєнсу, завжди буде корисно», — зазначає Клео, заступник Chief Compliance Officer у великій компанії приватного капіталу. «Це можна показати кількома способами.»

Щодо комплаєнсу у сфері комунікацій, це означає бути здатним продемонструвати:

• Повне покриття каналів: не лише моніторинг електронної пошти, а й Teams, SMS, WhatsApp, платформи для співпраці — усі канали, що використовуються у фірмі
• Перевірка довіри до контактів: для фірм, що використовують позаканальні комунікації для легітимного обслуговування клієнтів, — доведення контролю над тим, хто і через які канали може спілкуватися
• Записи про обробку сповіщень: показати, як кожне позначене повідомлення розглядалося, досліджувалося і вирішувалося
• Валідація технологій: доведення, що ваші інструменти штучного інтелекту для моніторингу працюють належним чином і що ви розумієте, чому повідомлення позначаються

Міцна культура комплаєнсу означає здатність «спільно розробляти політики, орієнтовані на ризики, що властиві бізнесу», а не впроваджувати універсальні підходи, що ігнорують специфіку операційної діяльності вашої фірми.

Ця видимість працює і всередині, і зовні. Внутрішньо вона підсилює важливість питань комплаєнсу у щоденних операціях. Зовні — демонструє регуляторам і зацікавленим сторонам, що ваша прихильність до комплаєнсу виходить за межі мінімальних вимог.

Довгострокова стратегія у сфері комплаєнсу комунікацій

Лідерство у сфері комплаєнсу не стає легшим після першого кварталу, але воно може стати значно більш впливовим, якщо зосередитися на тому, що дійсно важливо. Створення довіри, систематичне тестування і демонстрація справжніх культурних змін вимагають часу і постійних зусиль. Це — основи, що відрізняють програми комплаєнсу, які просто проходять регуляторний контроль, від тих, що сприяють бізнес-успіху.

Ця робота вимагає безперервної еволюції — вдосконалення технологій, уточнення контролів і позиціонування себе як бізнес-інструменту, а не як охоронця. Перші 90 днів заклали основу. Тепер час створити програму комплаєнсу у сфері комунікацій, що масштабуватиметься разом із вашим бізнесом, адаптуватиметься до нових каналів і даватиме регуляторам впевненість у тому, що ваш нагляд є всебічним і ефективним.