Чому ви отримуєте форму W-2 від вашого колишнього роботодавця — і що вам потрібно знати

Якщо нещодавно ви залишили роботу й отримали форму W-2 від свого попереднього роботодавця, можливо, вам цікаво, що це таке та чому ви її отримуєте. Коротка відповідь: ваш старий роботодавець за законом зобов’язаний надіслати її вам, незалежно від того, як завершилися ваші трудові відносини. Цей документ є критично важливим для подання податкової декларації точно, а розуміння його може заощадити вам час і потенційні проблеми під час податкового сезону.

Розуміння вашої форми W-2 від попереднього роботодавця

Отримання W-2 від колишнього роботодавця не є опцією — це юридична вимога. Неважливо, чи ви звільнилися, вас було скорочено, чи завершився ваш контракт, ваш старий роботодавець має надати вам цю форму та повідомити про ту саму інформацію до IRS. Уявіть це як офіційний запис ваших заробітків і податків за час роботи в того роботодавця.

Ця вимога існує, щоб забезпечити прозорість податкової системи. Коли ви залишаєте роботу в середині року або в будь-який момент протягом податкового року, роботодавець має все одно відобразити вашу зарплату та утримання. Не має значення, чи пропрацювали ви там лише кілька тижнів, чи кілька років — W-2 усе одно має бути видана.

Що саме міститься у вашій формі W-2

Форма W-2, офіційно названа «Wage and Tax Statement» (Звіт про заробітну плату та податки), — це документ, який роботодавець використовує для звітування про вашу інформацію щодо зарплати та заробітків. Ось що ви на ній побачите:

Розділ про заробітки — він показує ваші загальні виплати, чайові та іншу компенсацію за весь податковий рік. Це основа для оформлення вашої інформації про дохід.

Утриманий федеральний прибутковий податок — у цьому рядку відображається, скільки саме федерального прибуткового податку ваш роботодавець утримав із ваших зарплат протягом року на основі ваших виборів у формі W-4. Ця сума є критично важливою, адже вона визначає, чи отримаєте ви відшкодування, чи доведеться сплатити гроші.

Внески до системи Social Security та Medicare — ці розділи описують ваші внески до Social Security і Medicare, щоб ви отримали належний залік для майбутніх виплат за програмами Social Security та Medicare. Це обов’язкові відрахування.

Податки штату та місцеві податки — якщо ви працювали в штаті або місцевості з прибутковими податками, ваша W-2 покаже, що було утримано для цих податків.

Інші відрахування та внески — це може включати внески до пенсійного плану, страхові внески на медичне страхування, сплачені через зменшення зарплати «до податків», і інші пільги, які фінансує роботодавець.

Інформація у вашій W-2 має відповідати тому, що ви вказуєте у своїй податковій декларації. Якщо є розбіжності, IRS їх відмітить і потенційно може звернутися до вас.

Коли ваш колишній роботодавець має надіслати вашу W-2

IRS має жорсткий дедлайн для роботодавців: усі форми W-2 мають бути надіслані працівникам до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний або свято, дедлайн переноситься на наступний робочий день. Це означає, що для податкового року 2025 роботодавці мали поставити поштовий штемпель або електронно передати всі W-2 до 31 січня 2026 року.

Цей дедлайн 31 січня дає працівникам майже 2,5 місяці до дедлайну подання податкової декларації 15 квітня, щоб зібрати документи та підготувати свої декларації. Він призначений для того, щоб надати достатньо часу для планування податків.

Однак важливо знати: отримання W-2 до 31 січня не гарантує, що вона прибуде до вашого дому саме в цей день. Надіслані поштою документи можуть вимагати додаткового часу. Закон вимагає, щоб роботодавці поставили штемпель до 31 січня, тож W-2, яка надійде на початку лютого, може бути все одно відповідною — вашому колишньому роботодавцю просто потрібно показати, що її відправили до дедлайну.

Ваш колишній роботодавець пропустив дедлайн — що робити?

Якщо ми вже пройшли 31 січня і ви досі не отримали свою W-2 від старого роботодавця, не панікуйте. Є кілька кроків, які ви можете зробити, щоб відстежити її або обійти відсутність документа.

Почніть із звернення до вашого колишнього роботодавця

Ваш перший крок — напряму зв’язатися з відділом кадрів або відділом нарахування зарплати вашого попереднього роботодавця — саме ці команди відповідають за розсилку W-2. Чемно попросіть вашу форму та підтвердьте вашу поточну поштову адресу або email. Якщо ви переїхали після звільнення, ваша W-2 могла бути надіслана на застарілу адресу.

Запитайте, коли ви маєте очікувати її отримання. Іноді W-2 затримуються через адміністративні черги або проблеми з обробкою в компанії.

Перевірте доступ онлайн

Багато сучасних роботодавців надають W-2 електронно через захищені онлайн-портали. Якщо ваш колишній роботодавець використовує цю систему, ви можете увійти в обліковий запис і завантажити свою W-2 негайно. Шукайте будь-які повідомлення від компанії про онлайн-доступ або знову зверніться до відділу нарахування зарплати, щоб запитати про цю опцію.

Зверніться до IRS напряму

Якщо ваш колишній роботодавець відмовляється надіслати вашу W-2 або не реагує після кількох запитів, ви можете звернутися до Служби внутрішніх доходів (Internal Revenue Service) по допомогу. Зателефонуйте за номером 1-800-829-1040 і будьте готові надати:

• ваше повне ім’я, поточну адресу, номер Social Security та номер телефону
• ім’я, адресу та номер телефону вашого колишнього роботодавця
• дати, коли ви працювали в компанії
• оцінку ваших заробітків і федерального прибуткового податку, утриманого з них (використайте як орієнтир вашу останню розрахункову відомість/pay stub)

Після цього IRS зв’яжеться з вашим старим роботодавцем від вашого імені, щоб вимагати відсутню W-2.

Подайте декларацію без W-2 (за потреби)

Якщо наближається дедлайн подання податкової декларації 15 квітня і ви досі не маєте W-2, у вас є два варіанти:

Запит на продовження подання — подайте форму 4868 (Application for Automatic Extension of Time to File U.S. Individual Income Tax Return), щоб отримати додаткові шість місяців для подання. Важливе уточнення: продовження дає вам більше часу на подання, але не більше часу на сплату. Вам слід оцінити суму податкового зобов’язання, використовуючи ваші pay stubs, і сплатити будь-яку суму, яку ви маєте сплатити, до 15 квітня, щоб уникнути штрафів і нарахування відсотків.

Отримавши продовження, ви можете звернутися до IRS, щоб замовити «Wage and Income Transcript» (транскрипт заробітків і доходів), який показує всю інформацію W-2, подану до IRS від вашого імені. Цей транскрипт зазвичай надходить у червні або липні.

Подайте з формою 4852 — альтернативно, ви можете подати декларацію, використовуючи форму 4852 (Substitute for Form W-2), яка дозволяє оцінити ваш дохід і утримання максимально точно на основі ваших pay stubs. Пам’ятайте, що якщо ваша фактична W-2 суттєво відрізняється від ваших оцінок, вам може знадобитися подати виправлену декларацію пізніше.

Якщо ви не впевнені щодо будь-якого з цих підходів, варто працювати з податковим фахівцем.

Що станеться, якщо роботодавець не надішле W-2

Роботодавці, які ігнорують вимоги IRS, не надсилаючи форми W-2 або надсилаючи їх із запізненням, стикаються зі суттєвими фінансовими штрафами. Штрафи нараховуються за кожну форму, і немає обмеження на загальну суму штрафів.

Для форм, які мають бути подані в 2024 році, структура штрафів IRS така:

• Форми надіслані до 30 днів із запізненням: $60 за кожну форму
• Форми надіслані із запізненням від 31 дня через 1 серпня: $120 за кожну форму
• Форми надіслані після 1 серпня або не подані взагалі: $310 за кожну форму
• Умисне нехтування вимогою: $630 за кожну форму

Щоб показати реальний вплив: уявіть компанію з 10 працівниками, яка не надсилає W-2 до вересня. Оскільки кожна форма, надіслана до IRS, зараховується як один штраф, а кожна форма, надіслана кожному працівнику, — як ще один штраф, розрахунок виглядає так: $310 × 2 форми на одного працівника × 10 працівників = $6,200 штрафів. І це ще до нарахування відсотків, які IRS також застосовує.

Ці штрафи, що зростають, спонукають роботодавців дотримуватися дедлайну 31 січня та гарантують, що працівники, як ви, отримують W-2, які потрібні для коректного подання податків. Якщо ваш старий роботодавець систематично не надає W-2, це серйозна проблема з дотриманням вимог, яку ви можете повідомити до IRS.

Розуміння того, чому ви отримуєте W-2 від вашого старого роботодавця, і знання, як діяти, якщо вона приходить із запізненням або загублена, дає вам змогу взяти під контроль вашу податкову ситуацію. Незалежно від того, чи ваш колишній роботодавець надіслав її вчасно, чи вам довелося наполягати, наявність цього документа є необхідною для правильного подання вашої податкової декларації та захисту себе від запитів IRS.