Відкриття рахунку для депозиту за оренду: основні кроки для орендодавців

Керуючи орендною нерухомістю, одним із найважливіших обов’язків є правильне управління заставними внесками. Спеціальний рахунок для заставних — це не лише найкраща практика, а й часто юридична вимога. Чи керуєте ви однією власністю, чи портфоліо — розуміння, як створити та підтримувати рахунок для заставних, захистить вас з юридичної точки зору, спростить податкову звітність і допоможе виконати зобов’язання перед орендарями.

Чому важливий спеціальний рахунок для заставних

Основою хорошого управління нерухомістю є розуміння важливості тримати кошти орендарів окремо від особистих або інших бізнес-рахунків. Рахунок для заставних — це безпечне, спеціальне місце, де зберігаються ці кошти, доки їх не потрібно повернути орендарю або застосувати на покриття пошкоджень.

Багато орендодавців цікавляться, чи можна просто покласти заставні кошти на існуючий бізнес-рахунок. Відповідь залежить від місця розташування вашої нерухомості — але навіть якщо це не обов’язково за законом, спеціальний рахунок — це розумна фінансова практика. Змішування заставних із іншими коштами ризикує випадково витратити гроші, які юридично належать орендарю. Спеціальний рахунок для заставних усуває цей ризик.

Крім запобігання помилкам, окремий рахунок полегшує дотримання законодавства. Після виселення орендаря ви точно знаєте, скільки потрібно повернути. Маються чіткі документи для податкової звітності, правильний облік нарахованих відсотків і організовані записи для можливих спорів. Якщо у вашій юрисдикції потрібно платити відсотки за заставні — а це роблять кілька штатів — спеціальний рахунок значно спрощує їх обчислення та звітування.

Юридичні вимоги у різних штатах щодо зберігання заставних

Регулювання заставних значно різняться залежно від місця. Це особливо важливо для орендодавців. Деякі штати вимагають конкретних типів рахунків, інші — просто зберігання заставних у регульованих фінансових установах. Деякі муніципалітети додають свої вимоги до законів штату.

Штати з формальними вимогами до заставних включають Аляску, Коннектикут, Делавер, округ Колумбія, Флориду, Джорджію, Іллінойс, Айову, Канзас, Кентуккі, Мейн, Меріленд, Массачусетс, Мічиган, Міннесоту, Нью-Гемпшир, Нью-Джерсі, Нью-Мексико, Нью-Йорк, Північну Кароліну, Північний Дакоту, Огайо, Оклахому, Пенсильванію, Теннессі, Вірджинію та Вашингтон. В кожному штаті свої правила щодо того, чи потрібно тримати заставні у ескроу-рахунках, трастових рахунках або інших окремих рахунках.

Крім типу рахунку, у деяких юрисдикціях потрібно відкривати рахунки з відсотками та повідомляти орендарям про їх місцезнаходження і деталі. Інші встановлюють строки повернення заставних після виселення. Більшість вимагає зберігати заставні у банках або кредитних спілках, застрахованих FDIC або NCUA.

Головне: досліджуйте закони вашого штату та місцевості перед відкриттям рахунку для заставних. Звертайтеся до асоціацій управління нерухомістю, вивчайте закони про оренду у вашому штаті або консультуйтеся з ресурсами HUD для отримання детальної інформації.

Вибір правильних функцій рахунку для заставних

Не всі рахунки однакові, особливо для заставних. При виборі враховуйте установи, що пропонують більше, ніж просто зберігання.

Відсотки — це важливо, особливо якщо ваш штат вимагає їх або дозволяє зберігати зароблені відсотки. Середній APY для ощадних рахунків коливається, але вищі ставки дають кращу цінність з часом. Деякі банки для управління нерухомістю пропонують значно вищі доходи, ніж традиційні ощадні.

Інтеграція з онлайн-оплатою оренди спрощує операції для вас і орендарів. Якщо ваш рахунок для заставних також обробляє орендні платежі, автоматичні регулярні платежі стають можливими, що зменшує прострочення. Можливість приймати ACH, кредитні та дебетові картки дає гнучкість орендарям.

Повний фінансовий облік — це важливо. Обирайте платформу, яка надає реальний час аналіз грошового потоку, категоризацію витрат і звіти. Це особливо корисно під час податкового сезону.

Податкові функції допомагають дотримуватися правил. Шукайте платформи, що відстежують зароблені відсотки, автоматично категоризують транзакції, обчислюють знижки та генерують звіти Schedule E. Чим більше об’єктів у вас, тим цінніше.

Підтримка кількох рахунків дозволяє організовувати кошти за призначенням. Окрім рахунку для заставних, можна мати окремі для орендної плати, резервів на обслуговування або капітальні ремонти. Хороша платформа інтегрує їх без проблем.

Приклади таких платформ — Baselane. Вони пропонують не лише створення рахунку для заставних, а й відсоткові рахунки з конкурентними ставками, дебетову картку з до 5% кешбеку за витрати на нерухомість, автоматичну категоризацію витрат і безкоштовне відкриття без щомісячних платежів або мінімальних балансів.

Покроковий процес: відкриття рахунку для заставних

Знайдіть і оберіть фінансову установу

Почніть з пошуку банків або платформ, що спеціалізуються на рахунках для орендодавців. Відвідайте їх сайти, порівнюйте функції та перевіряйте відповідність вимогам вашого штату щодо заставних. Визначте, чи потрібен ескроу-рахунок, трастовий або звичайний банківський рахунок — і переконайтеся, що обрали правильний.

Заповніть заявку

Для відкриття рахунку зазвичай потрібно надати дані: ім’я, номер водійського посвідчення, номер соцстрахування. Банки проводять перевірки. Якщо відкриваєте бізнес-рахунок, готуйте EIN і основну інформацію про бізнес.

Поповніть рахунок заставних

Після затвердження переказуйте заставні орендарів на новий рахунок. Більшість установ дозволяють ACH, чек або переказ, іноді з комісіями (наприклад, Baselane не стягує плату). При переказі чітко позначайте ім’я орендаря і адресу об’єкта для точності обліку.

Організуйте структуру рахунків

Розгляньте можливість відкриття кількох окремих рахунків у одній установі: один для заставних, інший — для орендної плати, можливо, ще для резервів або цільових фондів. Це полегшить податкову звітність і фінансовий контроль, а також забезпечить чіткий розподіл коштів.

Управління рахунком для заставних: податки та дотримання законів

Правильне ведення записів перетворює ваш рахунок для заставних із сховища у інструмент дотримання законодавства. IRS вимагає особливого підходу до обліку заставних.

При отриманні заставної її потрібно враховувати як зобов’язання, а не дохід. Якщо частина заставної стає доходом (наприклад, при порушенні орендарем умов), це потрібно враховувати відповідно. Якщо заставна використовується для покриття пошкоджень, витрати на ремонт можна списати окремо, і лише сума, що перевищує ремонтні витрати, стає доходом. Це залежить від вашої облікової політики.

Якщо заставна — це передоплата за останній місяць оренди, її потрібно враховувати як авансовий дохід при отриманні, а не при застосуванні.

Ваш банк має надавати інструменти для відстеження зібраних заставних, нарахованих відсотків і повернення. Це важливо для податкової звітності та у разі спорів.

Для кількох об’єктів використовуйте бухгалтерське програмне забезпечення для управління орендою — воно автоматично відстежує рух заставних, обчислює відсотки, генерує податкові звіти і зберігає записи за об’єктами і орендарями.

Часті запитання про рахунки для заставних

Чи можу я тримати заставні у своєму особистому банку?

Це залежить від закону вашого штату і муніципалітету. Деякі вимагають окремих рахунків; інші — просто зберігання у застрахованих FDIC установах. Навіть якщо не обов’язково, спеціальний рахунок має переваги: запобігає випадковому змішуванню коштів, забезпечує їхню доступність для повернення, точний облік відсотків і спрощує податкову звітність. Багато штатів передбачають штрафи за неправильне зберігання заставних або їх невчасне повернення, тому цей рахунок — важливий захід безпеки.

Як правильно враховувати заставні у бухгалтерії?

Спочатку — як зобов’язання. Після — залежно від ситуації: якщо повертаєте весь заставний, це зменшує зобов’язання; якщо частково — враховуйте як дохід. За рекомендаціями IRS, заставні, що залишаються після розірвання договору, стають доходом у поточному році; пошкодження — враховуються при витратах на ремонт. Використання окремого рахунку полегшує цей процес.

Хто має право отримувати відсотки за заставними?

Це дуже залежить від штату. У Коннектикуті, окрузі Колумбія, Флориді, Іллінойсі, Айові, Канзасі, Меріленді, Массачусетсі, Міннесоті, Нью-Джерсі, Нью-Мексико, Нью-Йорку, Північній Дакоті та Огайо — є конкретні вимоги щодо виплати відсотків орендарям. У штатах, що вимагають їх, невиплата може коштувати подвоєння відсотків. Завжди перевіряйте місцеві закони і ведіть детальний облік.

Що робити, якщо пропущено терміни повернення заставних?

Залежно від штату, це може призвести до штрафів, судових позовів або автоматичних штрафних санкцій. Спеціальний рахунок допомагає точно знати, скільки і коли потрібно повернути, зменшуючи ризик пропуску.

Створення і підтримка правильного рахунку для заставних — одна з найважливіших інвестицій у професійне управління нерухомістю. Обирайте відповідний банк, тримайте заставні окремо і ведіть точний облік — це захистить вас юридично, спростить податкову звітність і продемонструє вашу професійність, що приваблює якісних орендарів і сприяє довгостроковому успіху.