Чи отримуєте ви все ще свою форму W-2, якщо звільнилися? Повний посібник для колишніх працівників

Вихід із роботи може бути й без того складним, а вже тим більше — турбуватися про отримання необхідних податкових документів. Хороша новина: так, ви абсолютно маєте право отримати свою форму W-2 навіть після звільнення. Насправді, ваш попередній роботодавець зобов’язаний надіслати вам цей важливий податковий документ незалежно від причин вашого звільнення. Знання своїх прав і розуміння, чого очікувати, допоможе вам легко пройти податковий сезон, навіть змінюючи роботодавця.

Що таке форма W-2: що має знати кожен звільнений працівник

Форма W-2, офіційно — Звіт про заробітки та податки, — це документ, який роботодавці використовують для звіту про виплачені вам гроші та утримані з них податки. Ця форма не є опцією — федеральне законодавство зобов’язує роботодавців надавати копії як своїм нинішнім, так і колишнім працівникам, а також подавати копію до IRS.

У вашій W-2 міститься кілька важливих відомостей:

Заробітки та компенсація. Тут вказано загальні заробітки, чайові та інші виплати, які ви отримали за цей податковий рік, незалежно від того, коли ви звільнилися.

Утриманий федеральний податок. Тут показано суму федерального податку, яку роботодавець утримав із вашої зарплати відповідно до ваших виборів у формі W-4.

Внески до соціального страхування та Medicare. Ці дані відображають внески до податків із зарплати, що важливо для формування вашого страхового стажу для майбутніх прав на соціальне забезпечення та Medicare.

Податки штату та місцеві податки. Якщо ви працювали у регіоні з податками на доходи, у формі буде вказано суми утриманих податків.

Додаткові пільги та утримання. Можливо, у формі буде інформація про внески до пенсійних планів, передоплату за медичне страхування та інші пільги на роботі.

Ця інформація важлива для правильності вашої податкової декларації. Під час подання IRS автоматично порівнює вашу звітність із даними у W-2. Будь-які розбіжності можуть спричинити запити з боку податкової служби.

Коли ваш колишній роботодавець зобов’язаний надіслати вам W-2

Федеральне законодавство встановлює чіткий термін: роботодавці мають видавати форми W-2 до 31 січня наступного за податковим роком. Якщо ця дата припадає на вихідний або святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Це стосується всіх працівників, що звільнилися, так само як і тих, хто досі працює.

Цей термін — 31 січня — універсальний: незалежно від того, звільнилися ви у січні, середині року чи у грудні, ви маєте право отримати свою W-2 саме до цієї дати. Це потрібно для того, щоб мати достатньо часу зібрати документи і подати федеральну та регіональну податкову декларацію до 15 квітня.

Якщо роботодавець пропустить цей термін, він ризикує штрафами. IRS не робить винятків залежно від розміру компанії, галузі чи обставин. Від малого підприємства до великої корпорації — усі мають дотримуватися цього правила.

Що робити, якщо після звільнення ви досі не отримали W-2? Ось ваш план дій

На 2025 рік і далі, якщо ви не отримали свою W-2 до 1 лютого (з урахуванням коригувань на вихідні та святкові дні), потрібно діяти. Хоча поштові затримки іноді можуть додати тиждень, тривалі затримки вимагають уваги.

Крок 1: Зв’яжіться безпосередньо з попереднім роботодавцем

Зверніться до відділу кадрів або бухгалтерії з ввічливим запитом про вашу W-2. Перевірте, чи правильна у них ваша поштова або електронна адреса. Якщо ви переїхали після звільнення, можливо, документ надійшов за старою адресою. Запитайте приблизний термін доставки. Багато роботодавців мають протоколи пересилання пошти, тому дружня нагадка часто швидко вирішує проблему.

Крок 2: Перевірте можливість електронного доступу

Багато сучасних роботодавців надають W-2 через захищені онлайн-портали. Якщо у вашого попереднього роботодавця є така опція, увійдіть і подивіться, чи вже доступна ваша форма для завантаження. Це найшвидший спосіб отримати документ. Переконайтеся, що у вас є логін і пароль, і перевіряйте заздалегідь, щоб не пропустити дедлайн 15 квітня.

Крок 3: Зверніться до IRS

Якщо багаторазові спроби отримати W-2 не дали результату, зателефонуйте до IRS за номером 1-800-829-1040. Підготуйте таку інформацію:

• Повне ім’я, адресу, номер соціального страхування та телефон
• Повну назву, адресу і контактний номер вашого колишнього роботодавця
• Дати роботи у компанії
• Оцінку загального заробітку і утриманого федерального податку (застосуйте останній платіжний чек як орієнтир)

IRS зв’яжеться з вашим роботодавцем від вашого імені, і питання зазвичай вирішується протягом кількох тижнів.

Крок 4: Подайте декларацію без W-2 (якщо потрібно)

Якщо дедлайн 15 квітня наближається, а ви все ще не маєте W-2, у вас є два легальні варіанти:

Подати заявку на продовження. Надішліть форму 4868 (Заява про автоматичне продовження строку подання) — це дасть вам ще шість місяців для подання. Але пам’ятайте, що це не відстрочує платіж — вам потрібно приблизно оцінити, скільки ви винні, і сплатити цю суму до 15 квітня. Після отримання додаткового часу для подання ви можете замовити Витяг про заробітки та доходи (Wage and Income Transcript) через онлайн-акаунт на сайті IRS. Там буде вся інформація, яку IRS має про ваші доходи.

Подати з формою 4852. Це замінювальна форма, яка дозволяє вам приблизно оцінити свої доходи і утримані податки, базуючись на платіжних відомостях або записах. Зауважте, що якщо фактична W-2 суттєво відрізнятиметься від ваших оцінок, можливо, доведеться подати уточнену декларацію (форма 1040-X).

Штрафи для роботодавця: чому він зобов’язаний дотримуватися правил

IRS суворо контролює подання W-2. Роботодавці, які не видають їх учасно або зовсім не подають, ризикують штрафами, що зростають:

• До 30 днів після терміну: $60 за форму
• Від 31 до 60 днів: $120 за форму
• Після 60 днів або не подані взагалі: $310 за форму
• Навмисне ігнорування: $630 за форму

Штрафи нараховуються за кожну форму окремо, тобто кожен працівник, чиї W-2 не надійшла або подана з порушеннями, враховується окремо. Наприклад, компанія з 50 працівниками, яка не надішле W-2 до жовтня, заплатить $310 × 2 (за працівника і IRS) × 50 = $31 000 штрафу, не рахуючи штрафних відсотків. IRS також нараховує відсотки на штрафи, що робить ігнорування обов’язків дуже дорогим.

Ця сувора система штрафів створена саме для того, щоб працівники, як ви, отримували свої W-2 вчасно, незалежно від змін у працевлаштуванні. Ваш колишній роботодавець знає: ігнорування цього обов’язку коштує набагато дорожче, ніж виготовлення і доставка документів.

Знання цих правил захищає вас і допомагає відстоювати свої права. Чи змінюєте кар’єру, переїжджаєте або починаєте новий бізнес — обов’язок вашого колишнього роботодавця надати правильний W-2 залишається незмінним, і тепер ви точно знаєте, що робити, якщо вони зволікають.