Написання чеків у сучасну епоху банкінгу: всебічний посібник

У епоху, коли домінують цифрові транзакції, смартфони та додатки для переказів між однолітками, можна припустити, що скромний чек зник із повсякденних фінансів. Однак чеки залишаються дивовижно стійким і необхідним інструментом у особистому банкінгу. Чи ви оплачуєте щорічний комунальний рахунок, отримуєте зарплату від роботодавця або ведете бізнесові транзакції, розуміння правильного заповнення чека залишається важливим навиком. Цей посібник проведе вас через усе, що потрібно знати про чеки — від механіки їх заповнення до забезпечення безпеки та організованості ваших фінансів.

Розуміння анатомії чека: три важливі числа

Перед тим, як взятися за ручку, корисно зрозуміти, що робить чек робочим. Кожен друкований чек містить стандартизовану інформацію, яка виконує конкретні функції у банківській системі. Серед цієї інформації є три особливо важливі числа, що з’являються на кожному чеку:

Банківський маршрутний номер: цей дев’ятизначний код унікально ідентифікує ваш фінансовий заклад. Можна уявити його як адресу вашого банку у фінансовій системі. Ви зустрінете цей номер щоразу, коли налаштовуєте прямі депозити, робите онлайн-перекази або виконуєте інші електронні банківські операції. Знайти цей номер на вашому чекові просто — він зазвичай з’являється в нижньому лівому куті.

Номер рахунку: це ваш особистий ідентифікатор у банку. У той час як маршрутний номер визначає ваш банк, ваш номер рахунку відрізняє саме ваш поточний чековий рахунок. Він з’являється внизу чекової форми, зазвичай після маршрутного номера.

Номер чека: кожен паперовий чек у вашій книжці має порядковий номер. Цей номер служить орієнтиром для відстеження та ведення обліку. Ви помітите його двічі — один у верхньому правому куті та ще один біля номера рахунку внизу. Ці номери допомагають вам контролювати кожен виписаний чек і зберігати точний фінансовий запис.

Мистецтво і наука правильного заповнення чека

Тепер, коли ви розумієте основну структуру, давайте розглянемо процес заповнення чека. Є кілька полів, які потрібно правильно заповнити, щоб ваш чек був дійсним і виконував свою функцію.

Дата: у верхньому правому куті ви вводите дату. Це повідомляє отримувачу, коли ви затвердили платіж. Запис поточної дати — стандартна практика, хоча ви можете поставити майбутню дату (постдатувати чек), якщо обставини цього вимагають — більшість штатів це дозволяє, але варто перевірити місцеві правила.

Лінія отримувача: рядок “Pay to the Order of” — тут ви пишете ім’я отримувача. Обережно з орфографією, незалежно від того, чи це фізична особа, компанія чи організація. Якщо не впевнені у точності написання, перевірте перед заповненням. Це важливо, оскільки ім’я отримувача має точно збігатися з даними у банку.

Чисельна сума: у полі праворуч від чекової форми ви напишете суму у доларах у числовому вигляді. Тут важливо запобігти шахрайству — напишіть суму якомога ближче до лівого краю поля. Це запобігає можливості додавання цифр зліва (наприклад, перетворення $100.00 у $2,100.00).

Письмова сума: під рядком отримувача напишіть ту саму суму словами. Наприклад, чек на $243.26 стане “Two hundred forty-three dollars and 26/100.” Це дублювання має свою мету: якщо виникне розбіжність між числовою та письмовою сумою, закон визначає, що перевагу має письмова версія. Це захищає і вас, і отримувача.

Меморіальний рядок: хоча він необов’язковий, використання цього поля — розумна практика. Це коротке позначення допомагає вам пізніше відстежувати причину платежу. Якщо ви платите податки, комунальні послуги або постачальникам, тут можна записати номер рахунку, референс або номер рахунка-фактури. Цей простий крок дуже цінний при звірянні вашого рахунку.

Підпис: у нижньому правому куті — підпис, що робить чек юридично обов’язковим. Без підпису чек недійсний. Це ваше підтвердження, що ви доручаєте банку перерахувати вказану суму на ім’я отримувача. Підписуйте так само, як і в банку для послідовності.

Практичний приклад: реальний сценарій

Розглянемо, як ці принципи працюють на практиці. Уявімо, вам потрібно оплатити щомісячний рахунок за електроенергію. Ваш рахунок показує, що ви винні ABC Electric — $113.97. Ось як заповнити чек:

Спочатку введіть сьогоднішню дату у верхньому правому куті — для прикладу, 1 липня 2022 року. Потім напишіть “ABC Electric” у рядок “Pay to the Order of”. У чековому полі напишіть “$113.97”, намагаючись, щоб цифри були ближче до лівого краю. Нижче напишіть словами “One hundred thirteen dollars and 97/100.”

У меморіальному рядку можна записати номер вашого рахунка — багато комунальних служб вимагають його для обробки. Нарешті, перевірте всю інформацію на правильність і підпишіть чек. Після підтвердження все готово до відправки поштою разом із необхідною документацією.

Необхідні звички: ведення записів і управління чеками

Заповнення чека — це лише половина справи. Інша — підтримка організованих записів про ваші фінансові операції. Ось як сформувати звички, що допоможуть вам залишатися контролюючим:

Ведіть журнал транзакцій: незалежно від того, чи використовуєте ви традиційний чековий реєстр (книжечку, що йде з чеками), таблицю або спеціальний додаток, запис чеків — основа. Для кожного чека зазначайте:

• номер чека
• дату виписки
• ім’я отримувача
• короткий опис платежу
• суму

Ця практика дуже корисна при перегляді фінансів або вирішенні питань із платежами.

Здійснюйте місячне звіряння: банківське звіряння — процес порівняння ваших записів із випискою банку — допомагає переконатися, що всі транзакції співпадають. Відводьте час щомісяця для балансування чекової книжки з випискою. Це виявляє помилки, шахрайство або несанкціоновані списання до того, як вони стануть проблемою.

Відстежуйте статус чеків: сучасні банки дозволяють контролювати, чи були ваші чеки оплачені. Ведіть облік невиплачених чеків, доки вони не з’являться у виписці. Це запобігає ситуаціям, коли ви випадково двічі враховуєте один чек або губите його.

Безпека понад усе: захист ваших чеків від шахрайства

Чеки можуть бути вразливими до шахрайства, якщо ними неправильно користуватися. Впровадьте ці заходи захисту:

Використовуйте постійний чорнило: завжди пишіть ручкою, а не олівцем. Олівець можна стерти, змінити або використати для шахрайських цілей. Постійний чорнило робить ваш чек важким для підробки.

Не залишайте порожні чеки: ніколи не залишайте суму порожньою і не підписуйте чек, поки не заповнили ім’я отримувача та суму. Також не виписуйте чеки “на готівку”, якщо це не потрібно — це робить їх більш вразливими до крадіжки та зловживання.

Мінімізуйте порожній простір: як вже згадувалося, пишіть числову суму близько до лівого краю поля. На письмовій лінії можна додати додатковий рядок наприкінці, щоб запобігти додаванню цифр або слів.

Зберігайте чеки у безпечному місці: тримайте чекову книжку в надійному місці, недоступному для інших. Обробляйте невикористані чеки так само обережно, як і готівку.

Підписання чеків: як отримати платежі

Коли ви отримуєте чек від іншої особи, наступний крок — підписання. Підписання чека означає підтвердження, що ви є легітимним отримувачем. Більшість чеків мають спеціальну зону для підпису на звороті з інструкціями, де і як підписати. Ім’я, яке ви підписуєте, має збігатися з ім’ям у полі “Pay to the Order of”; якщо ваше ім’я неправильно написане, підпишіть його обидва рази — спершу з помилкою, потім правильно.

Порожній підпис — найпростіший спосіб: просто підпишіть своє ім’я на звороті. Це дає вам гнучкість для депозиту або зняття готівки, але менш безпечно, оскільки будь-хто, хто тримає чек, може його обналичити.

Обмежений підпис: напишіть “For Deposit Only to Account Number XXXXXXXXX” і підпишіться. Це обмежує можливість використання чека лише для депозиту на ваш рахунок. Для максимальної безпеки почекайте, поки не будете готові внести гроші, і тоді додайте підпис.

Підпис третьої особи: дозволяє передати чек іншій особі, написавши “Pay to the order of [Ім’я]” і підписавшись. Однак не всі банки приймають такі — уточнюйте у вашому банку.

Підпис компанії: має зробити уповноважена особа компанії. Підпис має містити назву компанії, підпис уповноваженої особи, її посаду та будь-які обмеження, наприклад “For Deposit Only.”

Мульти-платежі: якщо чек виписаний на “Jane and John Doe”, обидва мають підписати його. Якщо ж написано “Jane or John Doe”, підписати може будь-хто з них.

Депозит чеків: кілька способів для сучасного банкінгу

Ви маєте кілька варіантів перетворити чек у доступні кошти:

Особистий депозит: відвідайте відділення банку під час робочих годин. Підпишіть чек, пред’явіть його касиру і заповніть депозитний бланк. Візьміть із собою посвідчення особи, наприклад, водійське посвідчення. Цей спосіб дає миттєве підтвердження і можливість поставити запитання.

Депозит через банкомат: багато банкоматів підтримують внесення чеків. Підпишіть чек, вставте дебетову картку, введіть PIN і слідуйте інструкціям на екрані. Деякі банкомати вимагають використання спеціального конверта. Перед спробою переконайтеся, що ваш банк підтримує цю послугу.

Мобільний депозит: сучасні мобільні додатки дозволяють дуже зручно вносити чеки. Зазвичай потрібно обрати рахунок, ввести суму, сфотографувати передню і задню сторону чека і підтвердити. Дочекайтеся підтвердження банку, що чек зараховано, і потім знищіть чек. Цей спосіб революціонізував чековий банкінг для зайнятих людей.

Замовлення нових чеків: поповнення запасів

З часом у вас закінчаться поточні чеки, і потрібно буде зробити нове замовлення. Багато банків надають перший комплект безкоштовно при відкритті рахунку, але подальші замовлення зазвичай коштують грошей.

Онлайн-замовлення: більшість банків дозволяє замовити чеки через сайт або мобільний додаток. Увійдіть у свій акаунт, перейдіть до сервісів або обслуговування клієнтів і слідуйте інструкціям. Також можна замовити у сторонніх друкарів чеків, але для цього потрібні маршрутний номер, номер рахунку, назва банку і початковий номер чеків.

Відвідування відділення: завітайте до місцевого відділення і попросіть оформити замовлення чеків особисто. Співробітники допоможуть з оформленням і дадуть відповіді на питання щодо вартості та варіантів.

Телефонне замовлення: зателефонуйте у службу підтримки вашого банку і поговоріть із представником, який допоможе оформити замовлення.

Перед замовленням тримайте під рукою поточний чек — він містить усю необхідну інформацію. Зазначте номер останнього чекового номера, щоб новий починався з правильного числа. Вартість залежить від дизайну і постачальника; базові особисті чеки зазвичай найдешевші.

Безпека, ефективність і тривалість чеків

У світі Venmo, PayPal і цифрових гаманців чеки заслужили право залишатися. Це безпечний, відстежуваний і юридично обов’язковий спосіб оплати, на який досі покладаються бізнеси, урядові структури та приватні особи. Оволодіння основами заповнення чека, поєднане з обізнаністю щодо безпеки та організованим веденням записів, дозволить вам впевнено орієнтуватися у фінансових операціях. Чи ви оплачуєте комунальні, отримуєте зарплату або ведете бізнес — ці навички залишаються актуальними як ніколи.

Часті запитання про заповнення чеків

Чи легально писати чек із майбутньою датою?
У більшості штатів так. Постдатований чек — це чек, на якому ви вказуєте дату у майбутньому. Це роблять, щоб оплатити заздалегідь або якщо наразі недостатньо коштів. Однак закони різняться, тому перевіряйте місцеві правила.

Як виписати чек для IRS?
Для IRS чеків потрібно стандартна інформація і додаткові дані. Вкажіть своє ім’я, адресу, номер телефону вдень, номер соціального страхування або EIN, податковий рік і номер відповідної податкової форми або повідомлення. Зробіть чек на “U.S. Treasury”, а не “IRS”. Перевірте адресу у податковій формі або проконсультуйтеся з податковим фахівцем.

Чи можу я внести чек у банкоматі?
Багато банків і кредитних спілок підтримують внесення чеків через банкомат. Якщо ваш банк це підтримує, вставте дебетову картку, введіть PIN і слідуйте інструкціям. Не всі банкомати мають цю функцію, тому уточнюйте у вашому банку. Деякі вимагають використання конверта або дотримання особливих процедур.

Чому я маю користуватися чеками, якщо цифрові платежі швидші?
Хоча цифрові платежі швидші, чеки мають свої переваги. Вони забезпечують паперовий слід і письмове підтвердження платежу. Деякі організації — особливо урядові, комунальні та старі бізнеси — все ще вимагають або віддають перевагу чекам. Чеки дозволяють планувати платежі заздалегідь і приймаються скрізь без необхідності мати цифровий додаток або рахунок. Для великих платежів або офіційних операцій чеки залишаються стандартом.

Що робити, якщо я зробив помилку при заповненні чека?
Якщо сталася помилка, найкраще — анулювати чек. Напишіть “VOID” великими літерами по всьому переду і збережіть його у своїх записах. Потім випишіть новий чек. Не заштрихуйте і не переписуйте інформацію — це може викликати підозру у шахрайстві. Анульовані чеки зберігайте для обліку та перевірки.