Positif Palsu: $232K Pajak Tersembunyi pada Kepatuhan Mobile di Keuangan

Temukan berita dan acara fintech teratas!

Berlangganan buletin FinTech Weekly

Dibaca oleh eksekutif di JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna, dan lainnya

Perusahaan keuangan sedang kehabisan uang untuk kepatuhan seluler, tetapi bukan dengan cara yang dipikirkan kebanyakan pemimpin. Ketika para eksekutif berfokus pada investasi teknologi dan denda regulasi, krisis yang lebih senyap sedang menguras anggaran: penyelidikan false positive, jalan pintas karyawan, dan sistem pengawasan yang justru menimbulkan lebih banyak masalah daripada yang mereka selesaikan.

Muntahan Spiral Jalan Pintas yang Mahal

Perusahaan Anda mewajibkan ponsel bisnis terpisah untuk semua staf yang berinteraksi dengan klien. Biayanya menumpuk: perangkat, paket data, dukungan TI, dan keluhan pengguna yang tak ada habisnya. Karyawan membenci membawa dua ponsel, sehingga adopsinya hanya berkisar sekitar 60%. Sementara itu, banyak percakapan bisnis masih berlangsung di perangkat pribadi, menggunakan aplikasi yang tidak bisa diawasi oleh pengawasan Anda.

Berikutnya, Anda menerapkan platform pesan perusahaan dengan fitur kepatuhan bawaan. Investasi besar lainnya, ditambah biaya pelatihan dan sakit kepala integrasi. Tetapi klien tetap lebih menyukai WhatsApp dan iMessage untuk respons cepat, sehingga percakapan bergeser dari kanal yang Anda pantau. Tim kepatuhan Anda sekarang mengelola beberapa sistem sambil kehilangan komunikasi yang paling penting.

Terakhir, Anda menerapkan pengawasan mobile yang luas yang menangkap semuanya di seluruh perangkat BYOD. Respons penolakan privasi langsung terjadi. Para pemain terbaik mulai menggunakan perangkat terpisah, dan investasi pengawasan Anda justru telah mengurangi visibilitas kepatuhan Anda.

Keajaiban paradoks yang mahal ini menunjukkan bagaimana “quick fix” kepatuhan seluler menciptakan masalah baru yang lebih mahal untuk diperbaiki. Jalan pintas ini secara bersamaan menguras anggaran dan meningkatkan risiko regulasi, sambil menghasilkan peringatan false positive yang menelan biaya rata-rata perusahaan sebesar $232.000 per tahun dalam waktu penyelidikan yang terbuang.

Bahkan perusahaan yang lebih kecil (mereka yang memiliki kurang dari 250 karyawan) menghadapi pemborosan yang substansial, dengan estimasi biaya tahunan melebihi $68.000. Ini bukan solusi kepatuhan—ini pertunjukan kepatuhan, membakar sumber daya sementara risiko nyata berkembang di balik layar.

Masalah inti bukanlah penolakan karyawan atau kompleksitas regulasi. Masalahnya adalah perusahaan sedang memasang alat pengawasan era email ke pola komunikasi yang mengutamakan perangkat mobile. Ketika alat tersebut menghasilkan kebisingan yang komprehensif, bukan wawasan yang komprehensif, Anda mendapatkan kekacauan operasional, yang menghasilkan langkah setengah yang mahal dan membuat semua orang terkena denda merugikan yang seharusnya dicegah oleh kepatuhan seluler.

Cakupan Masalah

Riset baru dari survei komprehensif MirrorWeb terhadap 200 pemimpin kepatuhan di layanan keuangan AS—dijelaskan dalam Laporan Benchmark Kepatuhan Seluler mereka—mengungkap bahwa industri ini secara diam-diam kesulitan dengan efektivitas pengawasan seluler. Temuan-temuan tersebut melukiskan gambaran disfungsi operasional yang meluas, yang ditutupi oleh keyakinan kepemimpinan yang nyaris berubah menjadi delusi yang merusak.

Pertimbangkan tantangan penangkapan: Tiga perempat (75%) perusahaan keuangan gagal menangkap semua komunikasi seluler, meskipun pesan seluler telah menjadi kanal utama untuk interaksi klien dan koordinasi internal. Ini bukan celah kecil—ini adalah kegagalan mendasar untuk memantau kanal komunikasi tempat bisnis sebenarnya terjadi.

Konsekuensi operasional mengalir dari kegagalan awal ini. Ketika sistem pengawasan tidak bisa menganalisis thread WhatsApp dengan benar, membedakan antara konten bisnis dan pribadi, atau menjaga konteks percakapan, sistem lalu cenderung menandai semuanya sebagai berpotensi bermasalah. Tim kepatuhan kemudian menghabiskan rata-rata 308 jam per tahun—kira-kira enam jam per minggu—untuk menyelidiki peringatan yang seharusnya bisa dieliminasi sepenuhnya oleh penangkapan yang lebih canggih.

Biaya bagi manusia melampaui waktu analis yang terbuang. Ketika karyawan tahu percakapan pribadi mereka mungkin memicu penyelidikan kepatuhan, mereka kehilangan kepercayaan pada teknologi dan prosesnya. Erosi kepercayaan ini menciptakan perilaku persis yang ingin dicegah oleh program kepatuhan: komunikasi di luar kanal, jalan pintas, dan penolakan terhadap pengawasan yang sah.

Ilusi Kemajuan yang Mahal

Yang paling mengkhawatirkan adalah kesenjangan persepsi pimpinan yang diungkap dalam riset. Meski menghadapi banjir false positive setiap minggu, meski menghabiskan ratusan jam kerja analis untuk penyelidikan yang tidak berarti, meski ada penolakan dari karyawan dan inefisiensi operasional yang jelas, 59% pemimpin senior meyakini bahwa pendekatan kepatuhan seluler mereka sebenarnya meningkatkan produktivitas.

Kesenjangan antara persepsi eksekutif dan realitas operasional inilah yang menjelaskan mengapa perusahaan terus berinvestasi pada pendekatan yang memperbesar, bukan menyelesaikan, masalah inti mereka. Ketika para pemimpin melihat biaya kepatuhan sebagai sesuatu yang tak terhindarkan, bukan sesuatu yang bisa ditangani, mereka melewatkan peluang untuk mengubah pengawasan dari beban operasional menjadi keunggulan kompetitif.

Dampak finansialnya substansial, tetapi sering tersembunyi dalam anggaran operasional yang lebih luas. Di luar pemborosan rata-rata tahunan $232.000 secara langsung, perusahaan menghadapi biaya peluang dari analis yang berfokus pada false positive alih-alih risiko yang nyata, kerugian produktivitas karyawan akibat pengawasan yang mengganggu, serta paparan regulasi dari penangkapan yang tidak memadai—yang seharusnya dihilangkan oleh belanja kepatuhan.

Masalah Fondasi Teknis

Di balik tantangan operasional ini, terdapat masalah arsitektur teknis yang belum diakui oleh kebanyakan perusahaan, apalagi ditangani. Sistem pengawasan tradisional memperlakukan komunikasi seluler sebagai padanan email, menghilangkan informasi kontekstual yang memungkinkan analisis yang akurat.

Ketika sebuah thread percakapan WhatsApp diratakan menjadi format bergaya email, sistem kehilangan konteks penting: siapa yang membalas pesan mana, kapan reaksi ditambahkan, bagaimana percakapan berkembang dari waktu ke waktu, dan perbedaan antara diskusi bisnis dan interaksi pribadi. Tanpa konteks ini, setiap potongan percakapan menjadi teka-teki yang harus disusun manual oleh analis.

Jalan ke Depan

Meskipun sebagian besar perusahaan bergulat dengan beban false positive ini, sebagian kecil telah menemukan cara untuk secara dramatis mengurangi waktu penyelidikan tanpa mengorbankan pengawasan. Organisasi yang berhasil ini berfokus pada tiga area kunci yang mengatasi akar masalah, bukan hanya menangani gejalanya.

Pertama, mereka melampaui penangkapan bergaya email yang diratakan menuju sistem yang menjaga alur alami percakapan seluler. Ketika analis bisa melihat balasan berantai, waktu reaksi, dan evolusi percakapan, mereka dapat dengan cepat membedakan diskusi bisnis dan pertukaran santai.

Kedua, mereka menggunakan AI yang transparan yang dapat menjelaskan keputusannya, bukan menghasilkan peringatan kotak hitam. Ketika sistem bisa mengartikulasikan mengapa pesan tertentu memicu peninjauan, analis menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menebak dan lebih banyak waktu untuk menilai risiko yang benar-benar nyata.
Ketiga, mereka telah menyelesaikan dilema privasi.

Alih-alih mewajibkan ponsel bisnis terpisah atau menangkap semua konten pribadi, sistem tingkat lanjut dapat membedakan komunikasi bisnis dari pesan pribadi di perangkat yang sama. Karyawan benar-benar mempercayai prosesnya karena mereka tahu foto keluarga mereka tidak akan berakhir dalam penyelidikan regulasi.

Tentang penulis

Jamie Hoyle adalah VP, Product di MirrorWeb, tempat ia memimpin strategi produk untuk perusahaan. Ia bergabung dengan MirrorWeb sebagai Lead Software Engineer pada 2017, dan akhirnya beralih ke Product serta memimpin pengembangan platform pengawasan komunikasi andalan mereka, MirrorWeb Insight.

Pada 2024, Jamie pindah ke Austin, Texas untuk menanam dirinya di jantung lanskap kepatuhan AS dan tetap dekat dengan para pelanggan yang membentuk masa depan pengawasan komunikasi digital.