Positif Palsu: $232K Pajak Tersembunyi pada Kepatuhan Mobile di Keuangan

Temukan berita dan acara fintech teratas!

Berlangganan buletin FinTech Weekly

Dibaca oleh para eksekutif di JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna, dan lainnya

Perusahaan keuangan sedang membuang uang pada kepatuhan seluler, tetapi bukan dengan cara yang dipikirkan kebanyakan pemimpin. Sementara para eksekutif fokus pada investasi teknologi dan denda peraturan, krisis yang lebih senyap sedang menguras anggaran: investigasi false positive, jalan pintas karyawan, dan sistem pengawasan yang justru menimbulkan lebih banyak masalah daripada yang bisa diselesaikan.

Spiral Jalan Pintas yang Mahal

Perusahaan Anda mewajibkan ponsel bisnis terpisah untuk semua staf yang berhadapan langsung dengan klien. Biayanya menumpuk: perangkat, paket data, dukungan TI, dan keluhan pengguna yang tak ada habisnya. Karyawan tidak suka membawa dua ponsel, jadi tingkat adopsinya hanya sekitar 60%. Sementara itu, banyak percakapan bisnis masih berlangsung di perangkat pribadi, menggunakan aplikasi yang tidak bisa dipantau pengawasan Anda.

Berikutnya, Anda menerapkan platform perpesanan perusahaan dengan fitur kepatuhan bawaan. Ini adalah investasi besar lainnya, ditambah biaya pelatihan dan masalah integrasi. Namun, klien tetap lebih menyukai WhatsApp dan iMessage untuk respons cepat, sehingga percakapan keluar dari kanal yang dipantau. Tim kepatuhan Anda kini mengelola beberapa sistem sambil kehilangan komunikasi yang paling penting.

Akhirnya, Anda menerapkan pengawasan seluler yang luas yang menangkap semuanya di seluruh perangkat BYOD. Reaksi balik soal privasi langsung terjadi. Para performer terbaik mulai menggunakan perangkat terpisah, dan investasi pengawasan Anda ternyata justru mengurangi visibilitas kepatuhan.

Paradoks mahal ini menunjukkan bagaimana “perbaikan cepat” kepatuhan seluler menciptakan masalah baru yang biayanya lebih mahal untuk diperbaiki. Jalan pintas ini sekaligus menguras anggaran dan meningkatkan risiko peraturan, sambil menghasilkan peringatan false positive yang menelan biaya rata-rata firma $232,000 setiap tahun dalam waktu investigasi yang terbuang.

Bahkan perusahaan yang lebih kecil (yang memiliki lebih sedikit dari 250 karyawan) menghadapi pemborosan yang signifikan, dengan estimasi biaya tahunan melebihi $68,000. Ini bukan solusi kepatuhan—ini pertunjukan kepatuhan, membakar sumber daya sementara risiko nyata berkembang di balik layar.

Masalah akarnya bukan resistensi karyawan atau kompleksitas regulasi. Masalahnya adalah perusahaan sedang memasang ulang alat pengawasan era email ke pola komunikasi yang mengutamakan perangkat seluler (mobile-first). Ketika alat-alat tersebut menghasilkan kebisingan yang komprehensif alih-alih wawasan yang komprehensif, Anda mendapatkan kekacauan operasional, yang menghasilkan tindakan setengah-setengah yang mahal dan membuat semua orang terekspos pada denda merugikan yang seharusnya dicegah oleh kepatuhan seluler.

Ruang Lingkup Masalah

Riset baru dari survei komprehensif MirrorWeb terhadap 200 pemimpin kepatuhan di layanan keuangan AS—yang dirinci dalam Laporan Benchmark Kepatuhan Seluler mereka—mengungkap bahwa industri ini secara diam-diam kesulitan dengan efektivitas pengawasan seluler. Temuan-temuan tersebut menggambarkan disfungsi operasional yang luas, yang ditutupi oleh keyakinan pimpinan yang nyaris berubah menjadi delusi yang membahayakan.

Pertimbangkan tantangan penangkapan (capture): Tiga perempat (75%) perusahaan keuangan gagal menangkap semua komunikasi seluler, padahal perpesanan seluler telah menjadi kanal utama untuk interaksi klien dan koordinasi internal. Ini bukan celah kecil—ini adalah kegagalan mendasar untuk memantau kanal komunikasi tempat bisnis sebenarnya terjadi.

Dampak operasional mengalir dari kegagalan awal ini. Ketika sistem pengawasan tidak bisa mem-parsing dengan benar thread WhatsApp, membedakan konten bisnis dan pribadi, atau menjaga konteks percakapan, sistem akan default menandai semuanya sebagai sesuatu yang berpotensi bermasalah. Tim kepatuhan kemudian menghabiskan rata-rata 308 jam setiap tahun—sekitar enam jam per minggu—untuk menyelidiki peringatan yang seharusnya bisa dihilangkan sepenuhnya oleh penangkapan yang lebih canggih.

Biaya manusia meluas melampaui waktu analis yang terbuang. Ketika karyawan tahu percakapan pribadi mereka mungkin memicu investigasi kepatuhan, mereka kehilangan kepercayaan pada teknologi dan prosesnya. Erosi kepercayaan ini menciptakan perilaku persis yang ingin dicegah oleh program kepatuhan: komunikasi di luar kanal, jalan pintas, dan resistensi terhadap pengawasan yang sah.

Ilusi Progres yang Mahal

Yang paling mengkhawatirkan mungkin adalah kesenjangan persepsi pimpinan yang terungkap dalam riset. Meski menghadapi banjir false positive setiap minggu, meski menghabiskan ratusan jam analis untuk investigasi yang tidak berarti, meski ada penolakan karyawan dan inefisiensi operasional yang jelas, 59% pemimpin senior percaya pendekatan kepatuhan seluler mereka benar-benar meningkatkan produktivitas.

Kesenjangan antara persepsi eksekutif dan realitas operasional inilah yang menjelaskan mengapa perusahaan terus berinvestasi pada pendekatan yang memperbesar daripada menyelesaikan masalah inti mereka. Ketika pemimpin melihat biaya kepatuhan sebagai sesuatu yang tak terhindarkan, bukan sesuatu yang bisa ditangani, mereka melewatkan peluang untuk mengubah pengawasan dari beban operasional menjadi keunggulan kompetitif.

Dampak finansialnya besar, tetapi sering tersembunyi dalam anggaran operasional yang lebih luas. Di luar pemborosan rata-rata tahunan langsung sebesar $232,000, perusahaan menghadapi biaya peluang dari analis yang fokus pada false positive alih-alih risiko yang nyata, hilangnya produktivitas karyawan akibat pengawasan yang invasif, dan eksposur peraturan akibat penangkapan yang tidak memadai yang seharusnya dihilangkan oleh belanja kepatuhan.

Masalah Fondasi Teknis

Di jantung tantangan operasional ini terdapat masalah arsitektur teknis yang sebagian besar perusahaan belum akui, apalagi ditangani. Sistem pengawasan tradisional memperlakukan komunikasi seluler sebagai padanan email, sehingga menghilangkan informasi kontekstual yang memungkinkan analisis akurat.

Ketika sebuah thread percakapan WhatsApp diratakan menjadi format bergaya email, sistem kehilangan konteks penting: siapa yang membalas pesan siapa, kapan reaksi ditambahkan, bagaimana percakapan berkembang dari waktu ke waktu, serta perbedaan antara diskusi bisnis dan interaksi personal. Tanpa konteks ini, setiap serpihan percakapan berubah menjadi teka-teki yang harus disusun kembali secara manual oleh para analis.

Jalan Ke Depan

Meskipun sebagian besar perusahaan bergulat dengan beban false positive ini, sebagian kecil telah menemukan cara untuk secara dramatis mengurangi waktu investigasi tanpa mengorbankan pengawasan. Organisasi yang berhasil ini berfokus pada tiga area kunci yang menangani akar masalah, bukan sekadar mengobati gejalanya.

Pertama, mereka melampaui penangkapan gaya email yang diratakan menjadi sistem yang menjaga alur alami percakapan seluler. Ketika para analis bisa melihat balasan bertingkat, waktu munculnya reaksi, dan evolusi percakapan, mereka dapat dengan cepat membedakan diskusi bisnis dan pertukaran santai.

Kedua, mereka menggunakan AI yang transparan yang dapat menjelaskan keputusannya alih-alih menghasilkan peringatan black-box. Ketika sistem bisa mengartikan mengapa pesan tertentu memicu peninjauan, analis menghabiskan lebih sedikit waktu untuk menebak dan lebih banyak waktu untuk penilaian risiko yang nyata.
Ketiga, mereka telah menyelesaikan dilema privasi.

Alih-alih mengharuskan ponsel bisnis terpisah atau menangkap semua konten pribadi, sistem canggih dapat membedakan komunikasi bisnis dari pesan pribadi pada perangkat yang sama. Karyawan benar-benar mempercayai prosesnya karena mereka tahu foto keluarga mereka tidak akan berakhir dalam investigasi peraturan.

Tentang penulis

Jamie Hoyle adalah VP, Produk di MirrorWeb, tempat ia memimpin strategi produk untuk perusahaan. Ia bergabung dengan MirrorWeb sebagai Lead Software Engineer pada 2017, kemudian beralih ke Produk dan memimpin pengembangan platform pengawasan komunikasi unggulan mereka, MirrorWeb Insight.

Pada tahun 2024, Jamie pindah ke Austin, Texas untuk menanamkan dirinya di jantung lanskap kepatuhan AS dan tetap dekat dengan para pelanggan yang membentuk masa depan pengawasan komunikasi digital.