Lebih dari Kuartal Pertama: Strategi untuk Dampak Kepatuhan yang Berkelanjutan

Jamie Hoyle adalah VP, Produk di MirrorWeb.

Temukan berita dan acara fintech teratas!

Berlangganan newsletter FinTech Weekly

Dibaca oleh eksekutif di JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna, dan lainnya

Masa 90 hari pertama Anda sebagai Chief Compliance Officer sudah berlalu. Penilaian awal telah selesai, sistem sudah berjalan, dan Anda telah melewati jebakan-jebakan awal yang sering membuat banyak CCO baru lengah. Tantangan sebenarnya sekarang muncul: mengembangkan fungsi kepatuhan Anda dari sekadar kewajiban yang harus dipenuhi menjadi sumber efisiensi operasional dan kejelasan strategis.

Kepemimpinan kepatuhan yang berkelanjutan menuntut Anda melampaui pola pikir reaktif di bulan-bulan awal. Keberhasilan tidak diukur dari berapa banyak kotak yang sudah Anda centang atau dari berapa banyak kebakaran yang sudah Anda padamkan - melainkan dari membangun budaya di mana kepatuhan memungkinkan kinerja bisnis, bukan menghambatnya.

Bangun Budaya Kepercayaan, Bukan Pengawasan

CCO yang paling sukses memahami bahwa dampak yang bertahan lama dimulai dengan mengubah narasi seputar kepatuhan itu sendiri. Seperti yang dikatakan Derek, salah satu pemimpin kepatuhan yang berpengalaman: “Semua orang mengejek bahwa kepatuhan menyentuh pintu, tetapi penting bagi semua orang di tim memahami bahwa kami ada di sini karena alasan… itu selalu kembali pada satu hal - menjaga klien kami.”

Perspektif ini sangat penting dalam kepatuhan komunikasi, di mana para penasihat sering memandang pemantauan sebagai sesuatu yang mengganggu, bukan sebagai perlindungan. Perusahaan yang unggul bukanlah yang memiliki kebijakan komunikasi paling restriktif – melainkan yang memungkinkan para penasihat berkomunikasi secara efisien di kanal yang sesuai sambil tetap menjaga pengawasan yang menyeluruh.

Ini bukan hanya soal penyampaian pesan; ini tentang mengubah secara mendasar cara kepatuhan bekerja di organisasi Anda. Alih-alih menjadi “departemen yang mengatakan tidak,” fungsi kepatuhan yang efektif berubah menjadi pendorong strategis yang melindungi klien sekaligus reputasi firma.

Transisi ini membutuhkan percakapan yang konsisten, setiap hari, yang memperkuat perspektif yang berpusat pada klien. “Ketika Anda bisa menyampaikannya dan melakukan percakapan dengan individu lebih dari sekadar mempolisi mereka, itu cenderung sangat membantu,” kata Derek. Alih-alih interaksi yang berfokus pada penegakan, CCO yang berhasil membangun hubungan melalui penjelasan dan kemitraan.

Seiring firma berkembang dan menampung penasihat serta staf baru yang mengharapkan penggunaan Teams, pesan seluler, dan platform kolaborasi, pola pikir pemberdayaan ini menjadi semakin penting. Pemimpin kepatuhan yang akan mencapai dampak jangka panjang adalah mereka yang  yang menyeimbangkan aksesibilitas dengan kemampelacakan untuk audit - membuktikan kepada para penasihat dan regulator bahwa pengawasan komunikasi yang komprehensif mendukung, bukan menghambat, hubungan bisnis.

Masukkan Pengujian ke Dalam Rutinitas

Kebijakan retensi komunikasi saja tidak cukup. Keberhasilan kepatuhan jangka panjang bergantung pada pengintegrasian pengujian rutin ke dalam operasi sehari-hari, mengubahnya dari kegiatan tahunan menjadi proses yang berkelanjutan.

“Dampak jangka panjang kembali ke pengujian,,” jelaskan Elton, CCO di sebuah firma kecil yang sedang beralih ke regulasi federal. “Memastikan bahwa kami mampu menunjukkan kepada regulator, bila mereka berjalan masuk ke kantor kami, bahwa tidak hanya kami punya kebijakan, tetapi kami benar-benar melakukan langkah yang tepat untuk memastikan kebijakan itu diikuti.”

Dalam kepatuhan komunikasi, ini berarti lebih dari sekadar meninjau percakapan contoh setiap kuartal. Ini berarti:

*   **Validasi kanal yang berkelanjutan**: Secara otomatis mendeteksi kapan kanal komunikasi baru muncul di organisasi Anda
*   **Pemantauan celah cakupan**: Mengidentifikasi pengguna atau perangkat yang tidak memberi data ke sistem pengawasan Anda
*   **Pengenalan pola**: Menggunakan AI untuk menandai perilaku komunikasi yang tidak biasa sebelum menjadi pelanggaran
*   **Kelengkapan jejak audit**: Membuktikan bahwa Anda dapat merekonstruksi seluruh rangkaian percakapan di berbagai platform 

Pada tim yang lebih ramping, di mana para pemimpin kepatuhan sering merangkap banyak peran, membangun sistem yang dapat berjalan secara otonom menjadi hal yang kritis. Pertimbangkan untuk menerapkan pemantauan berkelanjutan ketimbang tinjauan periodik. Buat jejak audit yang menunjukkan pengawasan yang berlangsung terus-menerus. Yang paling penting, gunakan hasil pengujian untuk menyempurnakan kebijakan dan prosedur Anda - program kepatuhan yang efektif berkembang berdasarkan bukti dunia nyata, bukan asumsi teoretis.

Tujuannya bukan sekadar memenuhi persyaratan regulasi; ini untuk menciptakan sistem yang mencegah masalah dengan mendeteksi risiko komunikasi secara real-time dan menunjukkan bahwa pengawasan Anda benar-benar menyeluruh, bukan sekadar formalitas.

Buat Budaya Kepatuhan Terlihat - Dari Dalam maupun Dari Luar

Regulator dapat membedakan antara kepatuhan yang bersifat formalitas dan komitmen budaya yang benar-benar nyata. Yang mereka cari adalah bukti bahwa pertimbangan kepatuhan tertanam dalam keputusan bisnis di setiap level organisasi Anda.

“Mendemonstrasikan kepada regulator atau otoritas regulasi bahwa Anda memiliki budaya kepatuhan yang kuat selalu akan memberikan manfaat,,” kata Cleo, Deputy CCO di sebuah firma private equity besar. “Hal itu bisa ditunjukkan dengan berbagai cara.”

Khusus untuk kepatuhan komunikasi, ini berarti Anda mampu menunjukkan:

*   **Cakupan kanal yang lengkap**: Bukan hanya Anda memantau email, tetapi Anda juga menangkap Teams, pesan teks, WhatsApp, platform kolaborasi - setiap kanal yang digunakan firma Anda
*   **Verifikasi kontak tepercaya**: Untuk firma yang menggunakan komunikasi di luar kanal (off-channel) bagi layanan klien yang sah, membuktikan bahwa Anda memiliki kontrol seputar siapa yang boleh berkomunikasi melalui kanal mana
*   **Catatan disposisi peringatan**: Menunjukkan bagaimana setiap komunikasi yang ditandai telah ditinjau, diselidiki, dan diselesaikan
*   **Validasi teknologi**: Membuktikan bahwa alat pengawasan AI Anda bekerja sesuai maksud dan bahwa Anda memahami mengapa pesan ditandai

Budaya kepatuhan yang kuat berarti Anda bisa “bekerja sama untuk menyusun kebijakan kepatuhan yang dirancang untuk risiko yang melekat dalam bisnis,” bukan sekadar menerapkan pendekatan generik, satu ukuran untuk semua, yang mengabaikan realitas operasional spesifik firma Anda.

Keterlihatan ini bekerja dua arah. Secara internal, ini memperkuat pentingnya pertimbangan kepatuhan dalam operasi harian. Secara eksternal, ini menunjukkan kepada regulator dan pemangku kepentingan lainnya bahwa komitmen Anda terhadap kepatuhan melampaui jauh batas persyaratan minimum.

Permainan Jangka Panjang dalam Kepatuhan Komunikasi

Kepemimpinan kepatuhan tidak menjadi lebih mudah setelah kuartal pertama, tetapi bisa menjadi jauh lebih berdampak jika Anda berfokus pada hal-hal yang benar-benar penting. Membangun kepercayaan, menanamkan pengujian yang sistematis, dan menunjukkan perubahan budaya yang nyata membutuhkan waktu dan upaya yang berkelanjutan. Fondasi inilah yang memisahkan program kepatuhan yang sekadar bertahan dari sorotan regulasi, dari program yang mendorong keberhasilan bisnis.

Pekerjaan ini menuntut evolusi yang berkelanjutan - mematangkan teknologi Anda, menyempurnakan kontrol, dan memposisikan diri Anda sebagai pendorong bisnis ketimbang penjaga gerbang. 90 hari pertama Anda telah membangun fondasinya. Sekarang saatnya menciptakan program kepatuhan komunikasi  yang dapat berkembang seiring bisnis Anda, beradaptasi dengan kanal-kanal baru, dan memberi keyakinan kepada regulator bahwa pengawasan Anda menyeluruh dan efektif.