Lebih dari Kuartal Pertama: Strategi untuk Dampak Kepatuhan yang Berkelanjutan

Jamie Hoyle adalah VP, Product di MirrorWeb.

Temukan berita dan acara fintech teratas!

Berlangganan buletin FinTech Weekly

Dibaca oleh para eksekutif di JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna, dan lainnya

90 hari pertama Anda sebagai Chief Compliance Officer sudah di belakang Anda. Penilaian awal telah selesai, sistem sudah berjalan, dan Anda telah melewati jebakan-jebakan awal yang sering mengejutkan begitu banyak CCO baru. Tantangan sesungguhnya sekarang hadir: mengembangkan fungsi kepatuhan Anda dari sekadar kewajiban yang diperlukan menjadi sumber efisiensi operasional dan kejelasan strategis.

Kepemimpinan kepatuhan yang berkelanjutan menuntut Anda melampaui pola pikir reaktif pada bulan-bulan awal tersebut. Keberhasilan tidak diukur dari berapa banyak kotak yang sudah Anda centang atau berapa banyak kebakaran yang Anda padamkan - melainkan tentang membangun budaya di mana kepatuhan memungkinkan kinerja bisnis, bukan membatasinya.

Bangun Budaya Kepercayaan, Bukan Pengawasan

CCO yang paling sukses memahami bahwa dampak jangka panjang dimulai dari mengubah narasi seputar kepatuhan itu sendiri. Seperti yang dikatakan oleh Derek, seorang pemimpin kepatuhan berpengalaman: “Semua orang menertawakan bahwa kepatuhan menghampiri dari luar pintu, tapi penting bagi setiap orang di tim untuk memahami bahwa kami ada di sini karena suatu alasan… semuanya kembali pada satu hal - menjaga klien kami.”

Perspektif ini sangat penting dalam kepatuhan komunikasi, di mana para penasihat sering memandang pemantauan sebagai sesuatu yang menyerbu, bukan melindungi. Perusahaan yang unggul bukanlah yang memiliki kebijakan komunikasi paling ketat – melainkan yang memungkinkan para penasihat untuk berkomunikasi secara efisien melalui kanal yang tepat sambil tetap menjaga pengawasan yang menyeluruh.

Ini bukan sekadar soal penyampaian pesan; ini tentang mengubah secara mendasar cara kerja kepatuhan di dalam organisasi Anda. Alih-alih menjadi “departemen no,” fungsi kepatuhan yang efektif menjadi pengungkit strategis yang melindungi klien sekaligus reputasi perusahaan.

Peralihan ini memerlukan percakapan yang konsisten dan sehari-hari yang memperkuat sudut pandang yang berpusat pada klien. “Saat Anda bisa menyampaikan itu dan mengadakan percakapan dengan individu, bukan sekadar mempolisi mereka, biasanya itu sangat membantu,” kata Derek. Alih-alih interaksi yang berfokus pada penegakan, CCO yang berhasil membangun hubungan lewat penjelasan dan kemitraan.

Ketika perusahaan bertumbuh dan mengontrak penasihat serta staf baru yang mengharapkan untuk menggunakan Teams, pesan seluler, dan platform kolaborasi, pola pikir pemberdayaan ini menjadi semakin penting. Pemimpin kepatuhan yang akan mencapai dampak jangka panjang adalah mereka yang  menyeimbangkan aksesibilitas dengan auditabilitas - membuktikan kepada para penasihat dan regulator bahwa pengawasan komunikasi yang komprehensif mendukung, bukan menghambat, hubungan bisnis.

Integrasikan Pengujian ke Dalam Rutinitas

Kebijakan retensi komunikasi saja tidak cukup. Keberhasilan kepatuhan jangka panjang bergantung pada memasukkan pengujian rutin ke dalam operasi sehari-hari, mengubahnya dari kegiatan tahunan menjadi proses berkelanjutan.

“Dampak jangka panjang kembali ke pengujian,,” jelas Elton, CCO di sebuah perusahaan kecil yang sedang bertransisi ke regulasi federal. “Memastikan bahwa kami bisa menunjukkan kepada regulator, jika mereka masuk melalui pintu kami, bahwa kami tidak hanya memiliki kebijakan, tetapi kami benar-benar melakukan langkah yang tepat untuk memastikan kebijakan itu dipatuhi.”

Dalam kepatuhan komunikasi, ini berarti lebih dari sekadar meninjau contoh percakapan secara kuartalan. Ini berarti:

*   **Validasi kanal secara berkelanjutan**: Secara otomatis mendeteksi kapan kanal komunikasi baru muncul di organisasi Anda
*   **Pemantauan kesenjangan cakupan**: Mengidentifikasi pengguna atau perangkat yang tidak memberi data ke sistem pengawasan Anda
*   **Pengenalan pola**: Menggunakan AI untuk menandai perilaku komunikasi yang tidak biasa sebelum berubah menjadi pelanggaran
*   **Kelengkapan jejak audit**: Membuktikan bahwa Anda bisa merekonstruksi seluruh rangkaian percakapan lintas beberapa platform 

Pada tim yang lebih ramping, di mana pemimpin kepatuhan sering merangkap banyak peran, membangun sistem yang bekerja secara mandiri menjadi hal yang krusial. Pertimbangkan untuk menerapkan pemantauan berkelanjutan, bukan peninjauan berkala. Buat jejak audit yang menunjukkan pengawasan yang berkelanjutan. Yang paling penting, gunakan hasil pengujian untuk menyempurnakan kebijakan dan prosedur Anda - program kepatuhan yang efektif berkembang berdasarkan bukti dunia nyata, bukan asumsi teoretis.

Tujuannya bukan hanya untuk memenuhi persyaratan regulasi; ini untuk menciptakan sistem yang mencegah masalah dengan mendeteksi risiko komunikasi secara real-time dan menunjukkan bahwa pengawasan Anda benar-benar menyeluruh, bukan sekadar formalitas.

Buat Budaya Kepatuhan Terlihat - Dari Dalam ke Luar

Regulator dapat membedakan antara kepatuhan yang bersifat formalitas dan komitmen budaya yang benar-benar nyata. Yang mereka cari adalah bukti bahwa pertimbangan kepatuhan terjalin ke dalam keputusan bisnis di setiap level organisasi Anda.

“Mendemonstrasikan kepada regulator atau otoritas regulasi bahwa Anda memiliki budaya kepatuhan yang kuat selalu akan membawa manfaat,,” kata Cleo, Deputy CCO di sebuah perusahaan ekuitas swasta besar. “Hal itu bisa ditunjukkan dengan berbagai cara.”

Untuk kepatuhan komunikasi khususnya, ini berarti bisa menunjukkan:

*   **Cakupan kanal yang lengkap**: Bukan hanya bahwa Anda memantau email, tetapi bahwa Anda menangkap Teams, pesan teks, WhatsApp, platform kolaborasi - setiap kanal yang digunakan perusahaan Anda
*   **Verifikasi kontak tepercaya**: Untuk perusahaan yang menggunakan komunikasi di luar kanal (off-channel) bagi layanan klien yang sah, membuktikan bahwa Anda memiliki kontrol mengenai siapa yang boleh berkomunikasi melalui kanal yang mana
*   **Catatan disposisi peringatan**: Menunjukkan bagaimana setiap komunikasi yang ditandai ditinjau, diselidiki, dan diselesaikan
*   **Validasi teknologi**: Membuktikan bahwa alat pengawasan AI Anda bekerja sebagaimana mestinya dan bahwa Anda memahami mengapa pesan ditandai

Budaya kepatuhan yang kuat berarti bisa “bekerja sama untuk menyusun kebijakan kepatuhan yang dirancang untuk risiko yang melekat dalam bisnis,” bukan sekadar menerapkan pendekatan generik model satu-ukuran-untuk-semua yang mengabaikan realitas operasional spesifik perusahaan Anda.

Keterlihatan ini bekerja dua arah. Secara internal, ini memperkuat pentingnya pertimbangan kepatuhan dalam operasi harian. Secara eksternal, ini menunjukkan kepada regulator dan pemangku kepentingan lainnya bahwa komitmen kepatuhan Anda melampaui kebutuhan minimum.

Permainan Panjang dalam Kepatuhan Komunikasi

Kepemimpinan kepatuhan tidak menjadi lebih mudah setelah kuartal pertama, tetapi bisa menjadi jauh lebih berdampak jika Anda fokus pada hal-hal yang benar-benar penting. Membangun kepercayaan, mengintegrasikan pengujian yang sistematis, dan menunjukkan perubahan budaya yang nyata membutuhkan waktu dan upaya yang berkelanjutan. Inilah fondasi yang memisahkan program kepatuhan yang hanya bertahan dari pemeriksaan regulasi semata, dari program yang mendorong keberhasilan bisnis.

Pekerjaan ini menuntut evolusi yang terus-menerus - mematangkan teknologi Anda, menyempurnakan kontrol, dan memposisikan diri Anda sebagai pengungkit bagi bisnis, bukan penjaga gerbang. 90 hari pertama Anda telah membangun fondasinya. Sekarang saatnya menciptakan program kepatuhan komunikasi  yang bisa berkembang seiring bisnis Anda, beradaptasi dengan kanal-kanal baru, dan memberi keyakinan kepada regulator bahwa pengawasan Anda menyeluruh dan efektif.