Lebih dari Kuartal Pertama: Strategi untuk Dampak Kepatuhan yang Berkelanjutan

Jamie Hoyle adalah VP, Produk di MirrorWeb.

Temukan berita dan acara fintech teratas!

Berlangganan newsletter FinTech Weekly

Dibaca oleh eksekutif di JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna, dan lainnya

90 hari pertama Anda sebagai Chief Compliance Officer telah berlalu. Penilaian awal telah selesai, sistem sudah berjalan, dan Anda telah melewati jebakan-jebakan awal yang sering membuat banyak CCO baru terkejut. Sekarang saatnya menghadapi tantangan sesungguhnya: mengembangkan fungsi kepatuhan Anda dari sekadar kewajiban menjadi sumber efisiensi operasional dan kejelasan strategis.

Kepemimpinan kepatuhan yang berkelanjutan membutuhkan langkah melampaui pola pikir reaktif di bulan-bulan awal. Keberhasilan tidak diukur dari berapa banyak kotak yang sudah Anda centang atau berapa banyak masalah yang sudah Anda atasi—melainkan dari membangun budaya di mana kepatuhan mendukung kinerja bisnis, bukan membatasi.

Bangun Budaya Kepercayaan, Bukan Pengawasan

CCO yang paling sukses memahami bahwa dampak yang tahan lama dimulai dengan mengubah narasi tentang kepatuhan itu sendiri. Seperti yang dikatakan oleh salah satu pemimpin kepatuhan berpengalaman, Derek: “Semua orang menertawakan bahwa kepatuhan hanya sekadar formalitas, tetapi penting bagi semua orang di tim memahami bahwa kita di sini karena suatu alasan… dan semuanya kembali ke satu hal—menjaga klien kita.”

Perspektif ini sangat penting dalam kepatuhan komunikasi, di mana penasihat sering melihat pemantauan sebagai sesuatu yang invasif, bukan pelindung. Perusahaan yang unggul bukanlah yang memiliki kebijakan komunikasi paling ketat—melainkan yang memungkinkan penasihat berkomunikasi secara efisien melalui kanal yang tepat sambil tetap menjaga pengawasan yang menyeluruh.

Ini bukan sekadar soal pesan; ini tentang secara mendasar mengubah cara kepatuhan beroperasi di dalam organisasi Anda. Alih-alih menjadi “departemen larangan,” fungsi kepatuhan yang efektif menjadi pengungkit strategis yang melindungi klien dan reputasi perusahaan.

Perpindahan ini membutuhkan percakapan yang konsisten dan berkelanjutan yang memperkuat perspektif berpusat pada klien. “Ketika Anda mampu menyampaikan hal itu dan melakukan percakapan dengan individu lebih dari sekadar memeriksa mereka, itu biasanya sangat membantu,” kata Derek. Alih-alih interaksi yang berfokus pada penegakan, CCO yang sukses membangun hubungan melalui penjelasan dan kemitraan.

Seiring pertumbuhan perusahaan dan onboarding penasihat serta staf baru yang mengharapkan penggunaan Teams, pesan seluler, dan platform kolaborasi, pola pikir pemberdayaan ini menjadi semakin penting. Para pemimpin kepatuhan yang akan mencapai dampak jangka panjang adalah mereka yang menyeimbangkan aksesibilitas dengan kemampuan diaudit—membuktikan kepada penasihat dan regulator bahwa pengawasan komunikasi yang komprehensif mendukung hubungan bisnis, bukan menghambatnya.

Integrasikan Pengujian ke Dalam Rutinitas Sehari-hari

Kebijakan retensi komunikasi saja tidak cukup. Keberhasilan kepatuhan jangka panjang bergantung pada penerapan pengujian rutin ke dalam operasi harian, mengubahnya dari kegiatan tahunan menjadi proses berkelanjutan.

“Dampak jangka panjang kembali ke pengujian,” jelas Elton, CCO di sebuah perusahaan kecil yang sedang bertransisi ke regulasi federal. “Memastikan bahwa kami mampu menunjukkan kepada regulator, jika mereka datang ke kantor kami, bahwa kami tidak hanya memiliki kebijakan, tetapi juga benar-benar melakukan langkah-langkah yang tepat untuk memastikan kebijakan tersebut diikuti.”

Dalam kepatuhan komunikasi, ini berarti lebih dari sekadar meninjau contoh percakapan secara kuartalan. Ini meliputi:

• Validasi kanal secara berkelanjutan: Secara otomatis mendeteksi munculnya kanal komunikasi baru di organisasi Anda
• Pemantauan celah cakupan: Mengidentifikasi pengguna atau perangkat yang tidak mengirimkan data ke sistem pengawasan Anda
• Pengenalan pola: Menggunakan AI untuk menandai perilaku komunikasi yang tidak biasa sebelum menjadi pelanggaran
• Kelengkapan jejak audit: Membuktikan bahwa Anda dapat merekonstruksi seluruh rangkaian percakapan di berbagai platform

Dalam tim yang lebih ramping, di mana para pemimpin kepatuhan sering merangkap berbagai peran, membangun sistem yang berjalan secara otomatis menjadi sangat penting. Pertimbangkan untuk menerapkan pemantauan berkelanjutan daripada review berkala. Buat jejak audit yang menunjukkan pengawasan yang terus berlangsung. Yang terpenting, gunakan hasil pengujian untuk menyempurnakan kebijakan dan prosedur Anda—program kepatuhan yang efektif berkembang berdasarkan bukti nyata, bukan asumsi teoretis.

Tujuannya bukan hanya memenuhi persyaratan regulasi; tetapi menciptakan sistem yang mencegah masalah dengan mendeteksi risiko komunikasi secara real-time dan menunjukkan bahwa pengawasan Anda benar-benar komprehensif, bukan sekadar formalitas.

Buat Budaya Kepatuhan Terlihat—Dari Dalam dan Luar

Regulator dapat membedakan antara kepatuhan yang bersifat performatif dan komitmen budaya yang nyata. Apa yang mereka cari adalah bukti bahwa pertimbangan kepatuhan telah tertanam dalam pengambilan keputusan bisnis di setiap level organisasi Anda.

“Membuktikan kepada regulator atau otoritas bahwa Anda memiliki budaya kepatuhan yang kuat selalu akan bermanfaat,” kata Cleo, Deputy CCO di sebuah perusahaan ekuitas swasta besar. “Dan itu bisa ditunjukkan dalam berbagai cara.”

Secara khusus untuk kepatuhan komunikasi, ini berarti mampu menunjukkan:

• Cakupan kanal lengkap: Bukan hanya memantau email, tetapi juga Teams, pesan teks, WhatsApp, platform kolaborasi—setiap kanal yang digunakan perusahaan Anda
• Verifikasi kontak tepercaya: Untuk perusahaan yang menggunakan komunikasi di luar kanal resmi demi layanan klien yang sah, membuktikan bahwa Anda memiliki kontrol atas siapa yang dapat berkomunikasi melalui kanal tertentu
• Catatan disposisi peringatan: Menunjukkan bagaimana setiap komunikasi yang ditandai telah ditinjau, diselidiki, dan diselesaikan
• Validasi teknologi: Membuktikan bahwa alat pengawasan berbasis AI Anda bekerja sesuai maksud dan bahwa Anda memahami mengapa pesan tertentu ditandai

Budaya kepatuhan yang kuat berarti mampu “bekerja sama untuk menyusun kebijakan kepatuhan yang dirancang sesuai risiko yang melekat dalam bisnis,” bukan menerapkan pendekatan generik yang satu ukuran cocok untuk semua dan mengabaikan realitas operasional spesifik perusahaan Anda.

Visibilitas ini berlaku dua arah. Secara internal, memperkuat pentingnya pertimbangan kepatuhan dalam operasi harian. Secara eksternal, menunjukkan kepada regulator dan pemangku kepentingan lain bahwa komitmen Anda terhadap kepatuhan melampaui persyaratan minimum.

Peran Jangka Panjang dalam Kepatuhan Komunikasi

Kepemimpinan kepatuhan tidak menjadi lebih mudah setelah kuartal pertama, tetapi bisa menjadi jauh lebih berdampak jika Anda fokus pada hal yang benar-benar penting. Membangun kepercayaan, menanamkan pengujian sistematis, dan menunjukkan perubahan budaya yang nyata membutuhkan waktu dan usaha berkelanjutan. Inilah fondasi yang membedakan program kepatuhan yang sekadar bertahan dari yang mendorong keberhasilan bisnis.

Pekerjaan ini menuntut evolusi yang terus-menerus—mematangkan teknologi, menyempurnakan kontrol, dan memposisikan diri sebagai pengungkit bisnis, bukan penjaga gerbang. 90 hari pertama Anda membangun fondasi tersebut. Sekarang saatnya menciptakan program kepatuhan komunikasi yang dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda, beradaptasi dengan kanal baru, dan memberi regulator kepercayaan bahwa pengawasan Anda lengkap dan efektif.