Lebih dari Kuartal Pertama: Strategi untuk Dampak Kepatuhan yang Berkelanjutan

Jamie Hoyle adalah VP, Produk di MirrorWeb.

Temukan berita dan acara fintech teratas!

Berlangganan buletin FinTech Weekly

Dibaca oleh eksekutif di JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna, dan lainnya

90 hari pertama Anda sebagai Chief Compliance Officer telah berlalu. Penilaian awal telah selesai, sistem beroperasi, dan Anda telah menavigasi jebakan awal yang sering mengejutkan banyak CCO baru. Sekarang datang tantangan sebenarnya: mengembangkan fungsi kepatuhan Anda dari kewajiban yang diperlukan menjadi sumber efisiensi operasional dan kejelasan strategis.

Kepemimpinan kepatuhan yang berkelanjutan memerlukan pergeseran dari pola pikir reaktif bulan-bulan awal tersebut. Keberhasilan tidak diukur dari berapa banyak kotak yang telah Anda centang atau api yang telah Anda padamkan - ini tentang membangun budaya di mana kepatuhan memungkinkan kinerja bisnis daripada membatasinya.

Bangun Budaya Kepercayaan, Bukan Pengawasan

CCO yang paling sukses memahami bahwa dampak yang langgeng dimulai dengan mengubah narasi sekitar kepatuhan itu sendiri. Seperti yang dikatakan oleh seorang pemimpin kepatuhan berpengalaman, Derek, “Semua orang menganggap remeh bahwa kepatuhan menjangkau pintu, tetapi penting bagi setiap orang di tim memahami bahwa kami di sini untuk suatu alasan… itu selalu kembali ke satu hal - merawat klien kami.”

Pandangan ini sangat penting dalam kepatuhan komunikasi, di mana penasihat sering kali menganggap pemantauan sebagai invasif daripada protektif. Perusahaan yang unggul bukanlah yang memiliki kebijakan komunikasi paling ketat - tetapi yang memungkinkan penasihat untuk berkomunikasi secara efisien di saluran yang sesuai sambil mempertahankan pengawasan yang komprehensif.

Ini bukan sekadar tentang pesan; ini tentang secara fundamental mengubah cara kepatuhan beroperasi dalam organisasi Anda. Alih-alih menjadi “departemen tidak”, fungsi kepatuhan yang efektif menjadi enabler strategis yang melindungi baik klien maupun reputasi perusahaan.

Transisi ini memerlukan percakapan yang konsisten, setiap hari, yang memperkuat perspektif berorientasi klien ini. “Ketika Anda dapat menyampaikan itu dan memiliki percakapan dengan individu daripada hanya mengawasi mereka, itu cenderung membantu banyak,” catat Derek. Alih-alih interaksi yang fokus pada penegakan, CCO yang sukses membangun hubungan melalui penjelasan dan kemitraan.

Seiring pertumbuhan perusahaan dan onboarding penasihat baru serta staf yang mengharapkan untuk menggunakan Teams, pesan mobile, dan platform kolaborasi, pola pikir pemberdayaan ini menjadi semakin penting. Para pemimpin kepatuhan yang akan mencapai dampak yang langgeng adalah mereka yang menyeimbangkan aksesibilitas dengan auditabilitas—membuktikan kepada penasihat dan regulator bahwa pengawasan komunikasi yang komprehensif mendukung daripada membatasi hubungan bisnis.

Tanamkan Pengujian ke dalam Kehidupan Sehari-Hari

Kebijakan retensi komunikasi tidak cukup. Keberhasilan kepatuhan jangka panjang bergantung pada penanaman pengujian reguler ke dalam operasi sehari-hari, mengubahnya dari latihan tahunan menjadi proses yang berkelanjutan.

“Dampak jangka panjang kembali ke pengujian,” jelas Elton, CCO di sebuah perusahaan kecil yang bertransisi ke regulasi federal. “Memastikan bahwa kami dapat menunjukkan kepada regulator, seandainya mereka datang ke pintu kami, bahwa tidak hanya kami memiliki kebijakan, tetapi kami sebenarnya melakukan langkah-langkah yang benar untuk memastikan bahwa itu diikuti.”

Dalam kepatuhan komunikasi, ini berarti lebih dari sekadar meninjau percakapan sampel setiap kuartal. Ini berarti:

*   **Validasi saluran yang berkelanjutan**: Secara otomatis mendeteksi ketika saluran komunikasi baru muncul di organisasi Anda
*   **Pemantauan celah cakupan**: Mengidentifikasi pengguna atau perangkat yang tidak mengirimkan data ke sistem pengawasan Anda
*   **Pengenalan pola**: Menggunakan AI untuk menandai perilaku komunikasi yang tidak biasa sebelum menjadi pelanggaran
*   **Kelengkapan jejak audit**: Membuktikan bahwa Anda dapat merekonstruksi seluruh utas percakapan di berbagai platform 

Dalam tim yang lebih ramping di mana pemimpin kepatuhan sering kali menjabat beberapa peran, membangun sistem yang berfungsi secara otonom menjadi sangat penting. Pertimbangkan untuk menerapkan pemantauan berkelanjutan daripada tinjauan berkala. Buat jejak audit yang menunjukkan pengawasan yang berkelanjutan. Yang paling penting, gunakan hasil pengujian untuk menyempurnakan kebijakan dan prosedur Anda—program kepatuhan yang efektif berkembang berdasarkan bukti dunia nyata, bukan asumsi teoritis.

Tujuannya bukan hanya untuk memenuhi persyaratan regulasi; ini untuk menciptakan sistem yang mencegah masalah dengan mendeteksi risiko komunikasi secara real-time dan menunjukkan bahwa pengawasan Anda benar-benar komprehensif, bukan sekadar penampilan.

Jadikan Budaya Kepatuhan Terlihat - Di Dalam dan Luar

Regulator dapat membedakan antara kepatuhan yang bersifat performatif dan komitmen budaya yang tulus. Apa yang mereka cari adalah bukti bahwa pertimbangan kepatuhan terjalin dalam keputusan bisnis di setiap tingkat organisasi Anda.

"Menunjukkan kepada regulator atau otoritas regulasi bahwa Anda memiliki budaya kepatuhan yang kuat selalu akan menguntungkan,” catat Cleo, Wakil CCO di sebuah perusahaan ekuitas swasta besar. “Itu dapat ditunjukkan dalam berbagai cara.”

Untuk kepatuhan komunikasi secara khusus, ini berarti mampu menunjukkan:

*   **Cakupan saluran yang lengkap**: Bukan hanya bahwa Anda memantau email, tetapi bahwa Anda menangkap Teams, pesan teks, WhatsApp, platform kolaborasi—setiap saluran yang digunakan perusahaan Anda
*   **Verifikasi kontak tepercaya**: Untuk perusahaan yang menggunakan komunikasi di luar saluran untuk layanan klien yang sah, membuktikan bahwa Anda memiliki kontrol tentang siapa yang dapat berkomunikasi melalui saluran mana
*   **Catatan disposisi peringatan**: Menunjukkan bagaimana setiap komunikasi yang ditandai ditinjau, diselidiki, dan diselesaikan
*   **Validasi teknologi**: Membuktikan bahwa alat pengawasan AI Anda berfungsi sebagaimana mestinya dan bahwa Anda memahami mengapa pesan ditandai

Budaya kepatuhan yang kuat berarti mampu “bekerja sama untuk merumuskan kebijakan kepatuhan yang dirancang untuk risiko yang melekat dalam bisnis,” daripada menerapkan pendekatan generik yang tidak sesuai dengan realitas operasional spesifik perusahaan Anda.

Visibilitas ini bekerja dalam kedua arah. Secara internal, ini memperkuat pentingnya pertimbangan kepatuhan dalam operasi sehari-hari. Secara eksternal, ini menunjukkan kepada regulator dan pemangku kepentingan lainnya bahwa komitmen Anda terhadap kepatuhan melampaui persyaratan minimum.

Permainan Jangka Panjang dalam Kepatuhan Komunikasi

Kepemimpinan kepatuhan tidak menjadi lebih mudah setelah kuartal pertama, tetapi dapat menjadi jauh lebih berdampak jika Anda fokus pada apa yang benar-benar penting. Membangun kepercayaan, menanamkan pengujian sistematis, dan menunjukkan perubahan budaya yang tulus memerlukan waktu dan upaya yang berkelanjutan. Ini adalah fondasi yang memisahkan program kepatuhan yang hanya bertahan dalam pengawasan regulasi dari yang mendorong kesuksesan bisnis.

Pekerjaan ini memerlukan evolusi yang berkelanjutan—mematangkan teknologi Anda, menyempurnakan kontrol, dan memposisikan diri Anda sebagai enabler bisnis daripada penjaga gerbang. 90 hari pertama Anda membangun fondasi. Sekarang saatnya menciptakan program kepatuhan komunikasi yang berkembang seiring dengan bisnis Anda, beradaptasi dengan saluran baru, dan memberikan keyakinan kepada regulator bahwa pengawasan Anda komprehensif dan efektif.