AI Chỉ Mới Đánh Thăm Bề Mặt Cách Chúng Ta Làm Việc

Christoph Fleischmann là một nhà sáng lập liên tục, tập trung vào các công nghệ mới nổi và tương lai của công việc. Anh là Nhà sáng lập và Giám đốc điều hành của Arthur Technologies, nơi anh làm việc trên các mô hình cộng tác được hỗ trợ bởi AI, kết hợp giữa trí tuệ nhân tạo và công nghệ tương tác nhập vai để hình dung lại cách các nhóm đồng bộ, ra quyết định và cộng tác.

Khám phá tin tức và sự kiện fintech hàng đầu!

Đăng ký nhận bản tin của FinTech Weekly

Được đọc bởi các nhà điều hành tại JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna và hơn thế nữa

Việc trí tuệ nhân tạo được sử dụng tại nơi làm việc đang bùng nổ. Theo Exploding Topics, phần lớn áp đảo, 77%, hoặc đang sử dụng AI hoặc đang tìm hiểu cách sử dụng nó.

Trong lĩnh vực fintech, theo NVIDIA, con số đó đạt 91%. 
Tuy nhiên, việc AI được sử dụng vẫn mới chỉ chạm tới bề mặt tiềm năng tác động của nó lên lực lượng lao động.
Hầu hết các cuộc thảo luận về AI tại nơi làm việc tập trung vào công nghệ như một công cụ năng suất. Vì vậy, chúng ta sẽ nói về việc tự động hóa giúp soạn email nhanh hơn, tóm tắt tài liệu, trả lời câu hỏi thông qua chatbot hoặc tăng tốc các tác vụ cá nhân.

Những thay đổi này có quan trọng không? Chắc chắn là có. Chúng giúp tiết kiệm thời gian, giảm ma sát và giúp cá nhân tiến nhanh hơn.

Nhưng việc chúng ta hoàn thành nhiệm vụ nhanh đến mức nào không thay đổi về căn bản cách chúng ta làm việc. 
Đặt AI ở trung tâm của cộng tác và quy trình mang lại cơ hội cho một sự chuyển đổi lớn hơn tại nơi làm việc. Chúng ta có thể phát triển AI từ một công cụ con người thỉnh thoảng mới dùng thành một “cộng sự số” tham gia liên tục vào cách các nhóm đồng bộ, ra quyết định và thực thi.

Từ Hỗ trợ Cá nhân đến Trí tuệ Tập thể

Hầu hết các công cụ AI ngày nay được xây dựng cho tương tác một-một. Bạn đặt một câu hỏi, hệ thống sẽ trả lời. Dù hữu ích, mô hình này củng cố một cách làm việc bị phân mảnh: mỗi người tối ưu đầu ra của mình, mà không có hiểu biết đầy đủ về bối cảnh rộng hơn.

Tuy nhiên, công việc phức tạp và có giá trị nhất không diễn ra trong sự cô lập. Nó diễn ra trong các cuộc họp, hội thảo và các nhóm liên chức năng. Đó là lý do vì sao chúng ta động não và tìm cách “hứng” ý tưởng từ nhau. Nhưng cộng tác cũng có thể khó khăn, liên quan đến thương lượng, ưu tiên, đánh đổi và sự hiểu biết chung.

AI có thể vượt qua những thách thức đó. Nhưng chỉ khi chúng ta ngừng coi nó như một trợ lý cá nhân và bắt đầu coi nó như một thành viên tham gia vào cộng tác.

Khái niệm Cộng sự số

Một cộng sự số không chỉ là một giao diện hay một chatbot mà bạn thỉnh thoảng tra cứu. Đó là một sự hiện diện liên tục được nhúng trong các quy trình làm việc, hiểu mục tiêu, bối cảnh và con người. Nó không thay thế phán đoán, sự sáng tạo hay vai trò lãnh đạo của con người. Thay vào đó, đó là một thành viên trong đội ngũ của bạn, giúp giảm gánh nặng nhận thức mà các nhóm phải vật lộn để quản lý ở quy mô lớn.

Điều này đòi hỏi một sự thay đổi về tư duy.

Thay vì hỏi, “AI có thể làm nhiệm vụ gì cho tôi?” thì câu hỏi tốt hơn trở thành: “AI có thể giúp chúng ta làm việc cùng nhau hiệu quả hơn như thế nào?”

Một cách tiếp cận là tạo cho AI một sự hiện diện rõ ràng và dễ nhận biết trong các không gian cộng tác. Không phải để “nhân hóa” AI vì sự mới lạ, mà để vai trò của nó trở nên có thể dự đoán và đáng tin cậy. Khi AI hiện diện và nhất quán, các nhóm có thể tương tác với nó tự nhiên hơn, giống như làm việc với một đồng nghiệp đóng vai trò tạo điều kiện hơn là áp đảo.

Tái Nghĩ Sự Đồng Bộ và Các Hội Thảo

Các cuộc họp để đồng bộ và các hội thảo lớn là điều cần thiết. Chúng thường nổi tiếng là kém hiệu quả.

Trong các định dạng truyền thống, quan điểm nổi lên chậm và không đồng đều. Một số người tham gia nói nhiều hơn những người khác, trong khi những người khác lại ngần ngại chia sẻ ý kiến bất đồng trước một nhóm. Để lắng nghe mọi góc nhìn, các điều phối viên thường phải đi vòng quanh khán phòng, tốn thời gian quý giá trước khi cuộc thảo luận thực sự thậm chí còn bắt đầu.

AI mang lại một cách tiếp cận hoàn toàn khác.

Một cộng sự số có thể nhân rộng hiệu quả của chính nó, tương tác với từng người tham gia một cách riêng lẻ, song song. Điều này tạo không gian để mọi người chia sẻ suy nghĩ một cách cởi mở, không chịu áp lực xã hội, và theo tốc độ của riêng họ. Sau đó, AI có thể tổng hợp ngay lập tức phần đầu vào này, với khả năng ghi nhớ hoàn hảo.

Thay vì bắt đầu một buổi bằng việc thu thập ý kiến, các nhóm có thể bắt đầu bằng sự rõ ràng: nơi nào có sự đồng thuận, nơi nào các quan điểm khác biệt, và chủ đề nào thực sự xứng đáng được tập trung. Trong các bối cảnh động não, AI có thể gom nhóm các ý tưởng, làm nổi bật các chủ đề chung, chỉ ra các điểm ngoại lệ và thậm chí đưa ra các gợi ý để thúc đẩy tư duy tiến lên.

Mục tiêu không phải là giảm bớt thảo luận, mà là làm cho nó có ý nghĩa hơn.

Thực Thi Công Việc, Không Chỉ Phản Hồi

Nơi các cộng sự số bắt đầu thực sự thay đổi cách công việc được thực hiện chính là ở khâu thực thi.

Hầu hết các hệ thống AI ngày nay đều chờ các yêu cầu nhắc. Các cộng sự số hành động trong các quy trình làm việc. Chúng không chỉ tạo ra văn bản; chúng tạo ra các “tài sản dùng chung” mà các nhóm có thể làm việc cùng nhau.

Trong môi trường cộng tác, điều này có thể bao gồm việc tự động tạo các bảng pin trong một phòng ảo để sắp xếp ý tưởng, hình dung một cuộc thảo luận như một biểu đồ trực tiếp hoặc lập bản đồ các phụ thuộc khi các quyết định được hình thành. Ghi chú được lưu lại, nhưng cấu trúc cũng vậy. Những hiểu biết được làm cho có thể nhìn thấy.

Bằng cách đảm nhiệm tài liệu hóa, trực quan hóa, điều phối và theo dõi, AI loại bỏ phần lớn “ma sát vận hành” làm chậm các nhóm. Điều này giải phóng con người tập trung vào những gì chỉ con người làm tốt: ủy quyền, ra quyết định, xử lý sự mơ hồ và thực thi phán đoán.

Đây không phải là “tự động hóa” vì chính bản thân nó. Đây là việc giúp lãnh đạo tốt hơn và cộng tác có chủ đích hơn.

Cấu Trúc Hóa Cộng Tác trong Thời Gian Thực

Công việc ngày nay là năng động. Ưu tiên thay đổi, thị trường biến động và các nhóm được cơ cấu lại. Các quy trình tĩnh khó theo kịp.

Các cộng sự số có thể hỗ trợ bằng cách liên tục cấu trúc hóa việc cộng tác khi nó diễn ra. Bằng cách phân tích các cuộc trò chuyện, quy trình làm việc và kết quả theo thời gian thực, AI có thể làm lộ ra những mẫu hình mà con người bỏ sót: các điểm nghẽn lặp lại, các lộ trình ra quyết định chưa rõ ràng, các nhóm bị quá tải hoặc các mục tiêu không đồng bộ.

Điều này cho phép các nhóm điều chỉnh hướng đi khi công việc vẫn đang diễn ra, thay vì chỉ dựa vào các buổi tổng kết sau đó vài tuần. Theo thời gian, chính hoạt động cộng tác cũng được cải thiện, không chỉ là hiệu suất cá nhân.

Niềm Tin, Quyền Chủ động và Lãnh đạo Con Người

Việc nhúng AI sâu vào cộng tác đặt ra những câu hỏi quan trọng về niềm tin và quyền chủ động.

Các cộng sự số phải hỗ trợ ý định của con người, không được thay thế nó. Tính minh bạch là điều quan trọng. Các nhóm cần hiểu vì sao AI gợi ý điều gì đó, chứ không chỉ gợi ý gì. Quyền kiểm soát phải vẫn nằm chắc chắn ở con người.

Khi được thiết kế tốt, AI trở thành một lực lượng ổn định hơn là một lực lượng gây xáo trộn, bổ sung cho phán đoán của con người thay vì thay thế nó.

Hướng Tới Phía Trước

Tương lai của công việc sẽ không được quyết định bởi có bao nhiêu tác vụ AI có thể tự động hóa, mà bởi nó giúp con người làm việc cùng nhau hiệu quả đến mức nào.

AI hiện chỉ mới chạm tới bề mặt vì chúng ta vẫn đang nghĩ quá nhỏ: tối ưu hóa cá nhân thay vì tổ chức, các tác vụ thay vì quy trình làm việc, tốc độ thay vì sự rõ ràng.

Khi AI trở thành một cộng sự số thực sự, khi nó thực thi công việc, cấu trúc hóa cộng tác và học hỏi cùng với các nhóm, thì nó sẽ mở khóa một cách làm việc bền vững hơn, nhân văn hơn và hiệu quả hơn.

Đó chính là nơi nằm ở cơ hội thực sự.