Cách Công Cụ Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Đang Chuyển Đổi Ngành Tài Chính

Nhu cầu ngày càng tăng đối với các dịch vụ nhanh hơn, bảo mật chặt chẽ hơn và trải nghiệm khách hàng liền mạch đã để lại rất ít chỗ cho các quy trình kém hiệu quả. Chính là ở đây các công cụ quản lý quy trình kinh doanh phát huy vai trò. Là một phần trong các nỗ lực chuyển đổi số do những công ty định hướng đổi mới như Dassault Systèmes dẫn dắt, các công cụ quản lý quy trình kinh doanh đang định hình lại cách các ngân hàng, công ty fintech và các doanh nghiệp bảo hiểm hướng tới sự xuất sắc trong vận hành.

Nhu cầu về các quy trình thông minh hơn của Ngành Tài chính

Dịch vụ tài chính không phải là một ngành đơn giản. Tuân thủ, xử lý tín dụng, phát hiện gian lận và quản lý vòng đời khách hàng là những hoạt động phức tạp, nhiều mặt. Chúng đòi hỏi sự đồng thuận từ nhiều bên liên quan, cả trong và ngoài công ty. Không công ty nào muốn vận hành các quy trình này bằng các công cụ lỗi thời hoặc luồng công việc kém hiệu quả, nhưng nhiều công ty vẫn đang làm như vậy.

Đó là một vấn đề, nhưng đó không phải là vấn đề chỉ riêng của IT hay của quá trình chuyển đổi. Đó là vấn đề kinh doanh. Sự kém hiệu quả đồng nghĩa với rủi ro tăng thêm, chu kỳ ra quyết định dài hơn và, quan trọng nhất, giảm mức độ linh hoạt. Việc chậm thêm chỉ vài phút để phát hiện một giao dịch gian lận, xử lý một khoản vay hay đưa ra một cuộc gọi chiến lược có thể tốn hàng triệu.

Hãy đến với các giải pháp phần mềm quản lý quy trình kinh doanh, được thiết kế để giải quyết vấn đề đó và nhiều vấn đề khác.

Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh là gì?

Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) cho phép các tổ chức lập bản đồ, thực thi, giám sát và cải tiến các quy trình kinh doanh trong một môi trường xác định, có thể mở rộng. Khác với các dự án tự động hóa riêng lẻ, các nền tảng BPM tập trung vào vòng đời của quy trình, xem công việc từ đầu đến cuối và theo dõi tiến độ trước khi quay lại để bổ sung các tinh chỉnh.

Với dịch vụ tài chính, những dự án này có thể bao gồm tự động hóa việc tiếp nhận khách hàng với các kiểm tra KYC (Know Your Customer - Hiểu rõ khách hàng), chẳng hạn như theo dõi quy trình phê duyệt khoản vay và tự động hóa các cuộc kiểm toán nội bộ. Mỗi hành động đều có thể theo dõi, giúp cải thiện việc giám sát các bước riêng lẻ, giảm rủi ro lỗi của người dùng và đảm bảo hoạt động tuân thủ các quy định bảo mật hiện hành.

Tự động hóa đi đôi với trách nhiệm giải trình

Khoản thu lớn nhất của ngành tài chính từ các bộ quản lý quy trình kinh doanh là việc kết hợp tự động hóa với trách nhiệm giải trình. Với tất cả sự tôn trọng dành cho tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), tự động hóa dựa trên quy tắc như BPM mang lại không chỉ đơn thuần là hoàn thành các tác vụ lặp lại — mà là hoàn thành chúng đúng trong ngữ cảnh phù hợp.

Để minh họa, BPM có thể tự động hóa quy trình thu thập toàn bộ các tài liệu cần thiết cho một hồ sơ vay thế chấp. Nhưng nó cũng ghi nhận tất cả các phê duyệt cần thiết, gắn cờ các điểm không nhất quán và đảm bảo mọi bước, từng bước một đều tuân thủ các quy định tài chính hiện hành. Điều này đặc biệt quan trọng trong một ngành mà tính minh bạch và khả năng truy vết là thiết yếu.

Theo một báo cáo của McKinsey & Company, các tổ chức tài chính chấp nhận tự động hóa và quản lý quy trình ở quy mô lớn có thể giảm chi phí lên tới 30% trong khi đồng thời nâng cao điểm hài lòng của khách hàng.

Phân tích theo thời gian thực và các quyết định dựa trên dữ liệu

Bằng cách số hóa mọi quy trình và quản trị tập trung, công nghệ BPM tạo ra một kho dữ liệu phong phú có thể phục vụ làm cơ sở cho việc ra quyết định. Một CFO có thể mở bảng điều khiển về thời gian quay vòng của các khoản vay, hoặc xem các điều kiện tạo ra dấu hiệu cảnh báo gian lận, hoặc thời gian trung bình để đưa thêm một khách hàng mới vào hệ thống — tất cả đều theo thời gian thực.

Dữ liệu này không chỉ giúp nội bộ trong quản lý hiệu suất. Nó còn được cung cấp cho các cuộc kiểm toán tuân thủ, quan hệ với nhà đầu tư và các thông tin chi tiết mang tính chiến lược. Trong một thế giới mà dữ liệu là “đơn vị tiền tệ” mới, BPM mang đến cho các công ty một tài sản hoàn toàn mới để khai thác giá trị cho từng chỉ số vận hành kinh doanh của họ.

Tuân thủ và Quản lý rủi ro, được tích hợp sẵn

Dù bạn đặt ở đâu, dịch vụ tài chính vẫn chịu trọng lượng lớn nhất về các mối quan ngại liên quan đến tuân thủ. Từ GDPR đến Dodd-Frank, bức tranh pháp lý vừa tinh vi hơn vừa ít khoan nhượng hơn.

Các BPM cho phép công ty lồng ghép tuân thủ vào các hoạt động hằng ngày, với cơ chế quản trị và kiểm soát nằm ngay trong “hộp” của họ. Các quy tắc có thể yêu cầu hoặc từ chối truy cập tùy theo vai trò, theo dõi dòng chảy tài liệu và lịch sử giao dịch, và tự động triệu hồi hỗ trợ nếu một quy trình vượt qua một ngưỡng nhất định hoặc đi qua một ranh giới nhất định. Cách tiếp cận này không chỉ chủ động giữ cho doanh nghiệp ở đúng phía của pháp luật, mà còn giúp tăng niềm tin trong các mối quan hệ của họ với khách hàng, nhà cung cấp và các cơ quan.

Vì sao các công cụ BPM phù hợp với “DNA” của fintech

Các công ty fintech tự nhiên di chuyển nhanh. Họ được xây dựng cho sự tăng trưởng nhanh chóng, phá vỡ những “di sản” kiểu truyền thống kém linh hoạt (brick-and-mortar) trong khi phục vụ các đối tượng trên khắp thế giới. Nhưng khi fintech mở rộng quy mô, các hoạt động của họ trở nên phức tạp hơn, và đó là lúc các công cụ BPM vươn lên để đáp ứng thách thức.

Những bộ giải pháp này được thiết kế để giúp các startup fintech “trưởng thành và mở rộng ra” mà không đánh mất độ bóng “đa dụng” của thương hiệu. Cho dù một công ty đang tích hợp các quy trình tuân thủ trên nhiều khu vực pháp lý hay chuyển tiếp liền mạch các yêu cầu dịch vụ khách hàng, một giải pháp BPM có thể giúp ổn định quy trình mà không trở nên cứng nhắc.

Vì các công cụ này kết nối với rất nhiều công cụ và dịch vụ khác mà các công ty fintech hiện đại sử dụng — API, dịch vụ chat, dịch vụ đám mây, các động cơ dự đoán dựa trên AI — nên chúng là “ngăn xếp” phù hợp cho DNA của những tổ chức đã được số hóa ngay từ gốc.

BPM như một lợi thế cạnh tranh

Ngày nay, các tổ chức tài chính đổi mới không còn xem BPM như một hạng mục triển khai thuộc IT và văn phòng hậu trường (back-office). Họ coi đó là một lợi thế cạnh tranh. Với hệ thống BPM phù hợp, bạn có thể:

*   Đưa các sản phẩm tài chính mới ra thị trường nhanh hơn
*   Nâng cao khả năng giữ chân với việc tiếp nhận và cung cấp dịch vụ nhanh hơn, mượt mà hơn
*   Giảm khối lượng công việc của bạn và mức độ phơi nhiễm trước rủi ro vận hành cũng như tuân thủ
*   Mở rộng quy mô hoặc vươn ra khi bạn mở các hoạt động địa phương và các mảng kinh doanh

Dù bạn là một ngân hàng toàn cầu đang bắt đầu hành trình chuyển đổi nền tảng cốt lõi (core transformation) hay là một startup fintech thành lập 100 năm tuổi đang tìm cách tinh gọn các quy trình nội bộ, một công cụ BPM là chìa khóa để có các quy trình tốt hơn, nhanh hơn và bền bỉ hơn.

Nhìn về phía trước

Khi các hệ sinh thái tài chính trở nên phức tạp hơn và kỳ vọng của khách hàng tiếp tục tăng, trí tuệ quy trình (process intelligence) sẽ tách bạch những đơn vị dẫn đầu khỏi nhóm theo sau. Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh cung cấp hạ tầng cần thiết để thích ứng với những thay đổi liên tục, cải thiện hiệu quả và lồng ghép tuân thủ vào mọi lớp của hoạt động.

Với các tổ chức hướng tới việc dẫn dắt trong bối cảnh đang phát triển này, các công cụ BPM không còn là lựa chọn. Chúng là nền tảng.