Vượt qua Quý đầu tiên: Chiến lược để duy trì tác động tuân thủ lâu dài

Jamie Hoyle là Phó Giám đốc phụ trách Sản phẩm tại MirrorWeb.

Khám phá tin tức và sự kiện fintech hàng đầu!

Đăng ký nhận bản tin từ FinTech Weekly

Được đọc bởi các lãnh đạo tại JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna và hơn thế nữa

90 ngày đầu tiên của bạn với vai trò Giám đốc Tuân thủ (Chief Compliance Officer) đã qua. Các đánh giá ban đầu đã hoàn tất, hệ thống đã vận hành, và bạn đã vượt qua những “bẫy” giai đoạn đầu khiến rất nhiều CCO mới bị bất ngờ. Giờ đây, thách thức thực sự đến: chuyển đổi chức năng tuân thủ của bạn từ một nghĩa vụ cần thiết thành nguồn hiệu quả vận hành và sự rõ ràng chiến lược.

Lãnh đạo tuân thủ bền vững đòi hỏi phải vượt ra ngoài tư duy phản ứng của những tháng đầu. Thành công không được đo bằng việc bạn đã tick bao nhiêu ô hay dập tắt được bao nhiêu đám cháy - mà là xây dựng một văn hóa nơi tuân thủ giúp thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh thay vì kìm hãm nó.

Xây dựng Văn hóa Tin cậy, Không phải Kiểm soát

Những CCO thành công nhất hiểu rằng tác động bền vững bắt đầu từ việc thay đổi câu chuyện xung quanh chính hoạt động tuân thủ. Như một nhà lãnh đạo tuân thủ giàu kinh nghiệm, Derek, nói: “Ai cũng cười nhạo rằng tuân thủ chỉ “đến tận cửa”, nhưng điều quan trọng là ai trong đội cũng hiểu rằng chúng tôi có mặt vì một lý do… và cuối cùng nó luôn quay về một điều - chăm sóc khách hàng của chúng ta.”

Quan điểm này đặc biệt quan trọng trong tuân thủ truyền thông, nơi các cố vấn thường xem việc giám sát là xâm phạm hơn là bảo vệ. Những công ty nổi bật không phải là những nơi có các chính sách truyền thông hạn chế nhất – mà là những nơi cho phép các cố vấn giao tiếp hiệu quả qua các kênh phù hợp, đồng thời vẫn duy trì giám sát toàn diện.

Điều này không chỉ đơn thuần là về thông điệp; đó là việc định hình lại căn bản cách tuân thủ vận hành trong tổ chức của bạn. Thay vì trở thành “phòng ban của không,” các chức năng tuân thủ hiệu quả trở thành những tác nhân thúc đẩy chiến lược, bảo vệ cả khách hàng và danh tiếng của công ty.

Việc chuyển đổi cần những cuộc trò chuyện nhất quán, diễn ra mỗi ngày, củng cố góc nhìn đặt khách hàng làm trung tâm này. “Khi bạn có thể truyền đạt điều đó và có một cuộc trao đổi với các cá nhân nhiều hơn là việc chỉ đi kiểm soát họ, thì điều đó thường giúp rất nhiều,” Derek nhận xét. Thay vì những tương tác thiên về cưỡng chế, các CCO thành công xây dựng mối quan hệ thông qua việc giải thích và hợp tác.

Khi các công ty mở rộng và tuyển dụng thêm các cố vấn cùng nhân sự mới, những người mong đợi có thể dùng Teams, nhắn tin di động và các nền tảng cộng tác, tư duy “tạo điều kiện” này càng trở nên quan trọng hơn. Các lãnh đạo tuân thủ đạt được tác động bền vững là những người  biết cân bằng giữa khả năng tiếp cận và khả năng kiểm toán - chứng minh với cả các cố vấn lẫn cơ quan quản lý rằng giám sát truyền thông toàn diện hỗ trợ, chứ không làm nghẹt thở, các mối quan hệ kinh doanh.

Tích hợp Kiểm thử vào Mọi Hoạt động Hằng ngày

Một chính sách lưu giữ truyền thông không đủ. Thành công tuân thủ dài hạn phụ thuộc vào việc nhúng kiểm thử định kỳ vào hoạt động hằng ngày, chuyển đổi nó từ một hoạt động hằng năm thành một quy trình liên tục.

“Tác động dài hạn quay trở lại từ việc kiểm thử,,” Elton, CCO tại một công ty nhỏ đang chuyển sang quy định liên bang, giải thích. “Đảm bảo rằng khi chúng tôi được một cơ quan quản lý bước qua cửa, chúng tôi có thể chứng minh không chỉ là chúng tôi có một chính sách, mà là chúng tôi thực sự thực hiện đúng các bước để đảm bảo chính sách đó được tuân thủ.”

Trong tuân thủ truyền thông, điều này có nghĩa là hơn cả việc rà soát các cuộc trò chuyện mẫu theo quý. Nó nghĩa là:

*   **Xác thực kênh liên tục**: Tự động phát hiện khi các kênh giao tiếp mới xuất hiện trong tổ chức của bạn
*   **Giám sát khoảng trống phạm vi**: Xác định người dùng hoặc thiết bị không cung cấp dữ liệu vào hệ thống giám sát của bạn
*   **Nhận diện mẫu hành vi**: Dùng AI để gắn cờ các hành vi giao tiếp bất thường trước khi chúng trở thành vi phạm
*   **Tính đầy đủ của nhật ký kiểm toán**: Chứng minh rằng bạn có thể tái dựng toàn bộ các chuỗi hội thoại trên nhiều nền tảng 

Trong các đội ngũ tinh gọn, nơi các lãnh đạo tuân thủ thường phải đảm nhiệm nhiều vai trò, việc xây dựng các hệ thống có thể vận hành tự động là đặc biệt quan trọng. Hãy cân nhắc triển khai giám sát liên tục thay vì các cuộc rà soát định kỳ. Tạo các nhật ký kiểm toán chứng minh sự giám sát liên tục. Quan trọng nhất, hãy sử dụng kết quả kiểm thử để tinh chỉnh các chính sách và quy trình của bạn - các chương trình tuân thủ hiệu quả phát triển dựa trên bằng chứng thực tế, không phải các giả định lý thuyết.

Mục tiêu không chỉ là đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý; mà là tạo ra một hệ thống ngăn ngừa vấn đề bằng cách phát hiện rủi ro truyền thông theo thời gian thực và chứng minh rằng sự giám sát của bạn thực sự toàn diện, không mang tính hình thức.

Làm cho Văn hóa Tuân thủ trở nên Nhìn thấy - Bên trong và Bên ngoài

Các cơ quan quản lý có thể phân biệt giữa tuân thủ mang tính hình thức và cam kết văn hóa thực sự. Điều họ tìm kiếm là bằng chứng rằng các cân nhắc tuân thủ được lồng ghép vào các quyết định kinh doanh ở mọi cấp độ trong tổ chức của bạn.

“Chứng minh với một cơ quan quản lý hay tổ chức quản lý rằng bạn có một văn hóa tuân thủ vững mạnh luôn luôn là điều có lợi,,” Cleo, Phó CCO tại một công ty cổ phần tư nhân lớn, nhận xét. “Điều đó có thể được thể hiện theo nhiều cách khác nhau.”

Cụ thể đối với tuân thủ truyền thông, điều này có nghĩa là có thể chứng minh:

*   **Bao phủ kênh đầy đủ**: Không chỉ rằng bạn giám sát email, mà bạn đang ghi nhận Teams, tin nhắn văn bản, WhatsApp, các nền tảng cộng tác - mọi kênh mà công ty bạn sử dụng
*   **Xác minh danh tính người liên hệ đáng tin cậy**: Với các công ty sử dụng giao tiếp ngoài kênh cho dịch vụ khách hàng hợp pháp, chứng minh rằng bạn có các biện pháp kiểm soát xung quanh việc ai có thể giao tiếp thông qua kênh nào
*   **Hồ sơ xử lý cảnh báo**: Cho thấy mọi giao tiếp bị gắn cờ đã được rà soát, điều tra và xử lý như thế nào
*   **Xác thực công nghệ**: Chứng minh các công cụ giám sát AI của bạn hoạt động đúng như dự định và bạn hiểu vì sao các tin nhắn bị gắn cờ

Một văn hóa tuân thủ vững mạnh đồng nghĩa với việc có thể “làm việc cùng nhau để xây dựng các chính sách tuân thủ được thiết kế cho các rủi ro vốn có trong hoạt động kinh doanh,” thay vì triển khai các cách tiếp cận chung chung, một kích cỡ phù hợp cho tất cả, bỏ qua các thực tế vận hành cụ thể của công ty bạn.

Sự minh bạch này hoạt động hai chiều. Bên trong, nó củng cố tầm quan trọng của các cân nhắc tuân thủ trong hoạt động hằng ngày. Bên ngoài, nó cho thấy với các cơ quan quản lý và các bên liên quan khác rằng cam kết của bạn đối với tuân thủ vượt xa xa yêu cầu tối thiểu.

Cuộc chơi dài trong Tuân thủ Truyền thông

Vai trò lãnh đạo tuân thủ không hề trở nên dễ dàng hơn sau quý đầu tiên, nhưng nó có thể trở nên tạo tác động lớn hơn nhiều nếu bạn tập trung vào điều thực sự quan trọng. Xây dựng niềm tin, nhúng kiểm thử một cách có hệ thống và chứng minh sự thay đổi văn hóa thực sự cần thời gian và nỗ lực bền bỉ. Đây là nền tảng giúp tách biệt các chương trình tuân thủ chỉ “sống sót” qua sự giám sát của cơ quan quản lý với những chương trình tạo ra thành công cho hoạt động kinh doanh.

Công việc đòi hỏi sự phát triển liên tục - trưởng thành hóa công nghệ của bạn, tinh chỉnh các biện pháp kiểm soát, và định vị bản thân như một tác nhân thúc đẩy kinh doanh thay vì một “cổng chặn”. 90 ngày đầu tiên của bạn đã tạo nền móng. Giờ là lúc xây dựng một chương trình tuân thủ truyền thông  có thể mở rộng theo hoạt động kinh doanh của bạn, thích ứng với các kênh mới và mang lại cho cơ quan quản lý sự tin tưởng rằng sự giám sát của bạn là toàn diện và hiệu quả.