Cách Công Cụ Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Đang Chuyển Đổi Ngành Tài Chính

Nhu cầu ngày càng tăng về các dịch vụ nhanh hơn, bảo mật chặt chẽ hơn và trải nghiệm khách hàng liền mạch đã khiến gần như không còn chỗ cho những quy trình kém hiệu quả. Đó là lúc các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ phát huy vai trò. Là một phần trong các nỗ lực chuyển đổi số do những công ty đi đầu về đổi mới như Dassault Systèmes dẫn dắt, các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ đang định hình lại cách các ngân hàng, công ty fintech và các công ty bảo hiểm tiếp cận sự xuất sắc trong vận hành.

Nhu cầu về các quy trình thông minh hơn của ngành Tài chính

Dịch vụ tài chính không phải là một ngành đơn giản. Tuân thủ, xử lý tín dụng, phát hiện gian lận và quản lý vòng đời khách hàng là những hoạt động phức tạp, đa chiều. Chúng đòi hỏi sự đồng thuận từ nhiều bên liên quan, cả bên trong lẫn bên ngoài công ty. Không công ty nào muốn vận hành các quy trình này bằng các công cụ lỗi thời hoặc luồng công việc kém hiệu quả, nhưng có rất nhiều công ty vẫn làm như vậy.

Đó là một vấn đề, nhưng không phải là vấn đề chỉ riêng của CNTT hay của quá trình chuyển đổi. Đây là vấn đề của doanh nghiệp. Kém hiệu quả đồng nghĩa với rủi ro tăng thêm, chu kỳ ra quyết định dài hơn và, quan trọng nhất, giảm tính linh hoạt. Chỉ cần chậm vài phút trong việc phát hiện một giao dịch gian lận, xử lý một khoản vay hoặc đưa ra một quyết định chiến lược cũng có thể tốn hàng triệu.

Hãy đến với các giải pháp phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ, được thiết kế để giải quyết vấn đề đó và một số vấn đề khác nữa.

Các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ là gì?

Phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM) cho phép các tổ chức lập bản đồ, thực thi, giám sát và cải tiến các quy trình nghiệp vụ trong một môi trường xác định, có khả năng mở rộng. Khác với các dự án tự động hóa riêng lẻ, các nền tảng BPM tập trung vào vòng đời của quy trình, nhìn nhận công việc từ đầu đến cuối, và theo dõi tiến độ trước khi quay lại để bổ sung các tinh chỉnh.

Đối với dịch vụ tài chính, các dự án này có thể bao gồm tự động hóa việc tiếp nhận khách hàng mới với các kiểm tra KYC (Know Your Customer), chẳng hạn, theo dõi quy trình phê duyệt khoản vay, và tự động hóa các cuộc kiểm toán nội bộ. Mỗi hành động đều có thể theo dõi, giúp cải thiện khả năng giám sát các bước riêng lẻ, giảm rủi ro sai sót của người dùng và đảm bảo hoạt động tuân thủ các quy định về bảo mật hiện hành.

Tự động hóa đi đôi với trách nhiệm giải trình

Khoản lợi ích lớn nhất mà các bộ giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ mang lại cho khối tài chính đến từ việc kết hợp tự động hóa với trách nhiệm giải trình. Với sự tôn trọng dành cho tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), tự động hóa dựa trên quy tắc do BPM cung cấp không chỉ đơn thuần là hoàn thành các tác vụ lặp đi lặp lại — mà là hoàn thành chúng trong đúng bối cảnh.

Để minh họa, BPM có thể tự động hóa quy trình thu thập tất cả các tài liệu cần thiết cho hồ sơ đăng ký thế chấp. Nhưng nó cũng đảm bảo ghi nhận tất cả các phê duyệt cần thiết, gắn cờ các điểm không khớp và đảm bảo mọi bước đều tuân thủ các quy định tài chính hiện hành. Điều này đặc biệt quan trọng trong một ngành mà tính minh bạch và khả năng truy vết là thiết yếu.

Theo một báo cáo của McKinsey & Company, các tổ chức tài chính áp dụng tự động hóa và quản lý quy trình ở quy mô lớn có thể giảm chi phí lên tới 30% đồng thời cải thiện điểm hài lòng của khách hàng.

Phân tích thời gian thực và các quyết định dựa trên dữ liệu

Bằng cách biến mọi quy trình thành dạng số và được quản trị tập trung, công nghệ BPM tạo ra một kho dữ liệu quý giá có thể làm cơ sở cho việc ra quyết định. Một CFO có thể mở bảng điều khiển về thời gian xử lý khoản vay, hoặc thấy các điều kiện tạo ra “cờ đỏ” cho gian lận, hoặc xem thời gian trung bình để đưa một khách hàng mới vào hệ thống—tất cả đều theo thời gian thực.

Dữ liệu này không chỉ giúp ích nội bộ cho quản lý hiệu suất. Nó còn được đưa vào các cuộc kiểm toán tuân thủ, quan hệ nhà đầu tư và các hiểu biết chiến lược. Trong một thế giới mà dữ liệu là “đơn vị tiền tệ” mới, BPM mang lại cho các công ty một tài sản hoàn toàn mới để thương mại hóa mọi chỉ số vận hành nghiệp vụ của họ.

Tuân thủ và quản lý rủi ro, được tích hợp sẵn

Dù bạn đặt ở đâu, dịch vụ tài chính vẫn nặng nhất về các mối quan ngại tuân thủ. Từ GDPR đến Dodd-Frank, bức tranh pháp lý vừa tinh tế hơn vừa ít khoan dung hơn.

BPM cho phép các công ty “nhúng” việc tuân thủ vào hoạt động hằng ngày, với các cấu trúc quản trị và kiểm soát nằm ngay trong “hộp” của họ. Các quy tắc có thể yêu cầu và từ chối truy cập tùy theo vai trò, theo dõi luồng tài liệu và lịch sử giao dịch, và tự động gọi hỗ trợ nếu một quy trình vượt qua một ngưỡng nhất định hoặc đi qua một “đường” nào đó. Cách tiếp cận này không chỉ chủ động giữ cho các công ty nằm đúng phía của pháp luật, mà còn giúp củng cố niềm tin trong các mối quan hệ của họ với khách hàng, nhà cung cấp và các cơ quan.

Tại sao các công cụ BPM phù hợp với “DNA” của fintech

Các công ty fintech tự nhiên di chuyển rất nhanh. Họ được xây dựng cho tăng trưởng nhanh, phá vỡ các “di sản” truyền thống, đồng thời phục vụ các đối tượng trên toàn thế giới. Nhưng khi fintech mở rộng quy mô, hoạt động của họ trở nên phức tạp hơn, và đó là lúc các công cụ BPM vươn lên để đáp ứng thách thức.

Những bộ giải pháp này được thiết kế để giúp các startup fintech “lớn lên và phát triển ra ngoài” mà không đánh mất độ bóng thương hiệu đa dụng của mình. Cho dù một công ty đang tích hợp các quy trình tuân thủ trên nhiều khu vực pháp lý hay chuyển tiếp mượt mà các yêu cầu dịch vụ khách hàng, một giải pháp BPM có thể giúp ổn định quy trình mà không trở nên cứng nhắc.

Vì các công cụ này kết nối với rất nhiều công cụ và dịch vụ khác mà các công ty fintech hiện đại sử dụng — APIs, dịch vụ chat, dịch vụ đám mây, các động cơ dự đoán dựa trên AI — nên chúng là “ngăn xếp” phù hợp cho “DNA” đã được số hóa từ bẩm sinh.

BPM như một lợi thế cạnh tranh

Ngày nay, các tổ chức tài chính đổi mới không còn xem BPM như một hoạt động triển khai CNTT và hậu trường. Họ coi đó là một lợi thế cạnh tranh. Với hệ thống BPM phù hợp, bạn có thể:

*   Đưa các sản phẩm tài chính mới ra thị trường nhanh hơn
*   Nâng cao tỷ lệ giữ chân nhờ quy trình tiếp nhận và chăm sóc khách hàng nhanh hơn, mượt mà hơn
*   Giảm khối lượng công việc và mức độ phơi nhiễm với rủi ro vận hành và tuân thủ
*   Mở rộng khi bạn phát triển lên các hoạt động địa phương và các mảng kinh doanh

Dù bạn là một ngân hàng toàn cầu đang bắt đầu hành trình chuyển đổi cốt lõi hay là một startup fintech 100 năm tuổi đang tìm cách tinh gọn quy trình nội bộ, một công cụ BPM là chìa khóa để có các quy trình tốt hơn, nhanh hơn và bền bỉ hơn.

Hướng tới tương lai

Khi các hệ sinh thái tài chính trở nên phức tạp hơn và kỳ vọng của khách hàng tiếp tục tăng lên, trí tuệ quy trình sẽ tách bạch những người dẫn đầu khỏi nhóm theo sau. Các công cụ quản lý quy trình nghiệp vụ cung cấp hạ tầng cần thiết để thích ứng với những thay đổi liên tục, cải thiện hiệu quả và tích hợp tuân thủ vào mọi lớp của hoạt động.

Đối với các tổ chức muốn dẫn đầu trong bối cảnh đang phát triển này, các công cụ BPM không còn là tùy chọn nữa. Chúng là nền tảng.