Cách Công Cụ Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Đang Chuyển Đổi Ngành Tài Chính

Nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ nhanh hơn, an ninh chặt chẽ hơn và trải nghiệm khách hàng liền mạch đã để lại ít không gian cho các quy trình không hiệu quả. Đó là lúc các công cụ quản lý quy trình kinh doanh xuất hiện. Là một phần của nỗ lực chuyển đổi số do các công ty tập trung vào đổi mới như Dassault Systèmes dẫn dắt, các công cụ quản lý quy trình kinh doanh đang định hình lại cách các ngân hàng, fintech và công ty bảo hiểm tiếp cận sự xuất sắc trong hoạt động.

Nhu Cầu Về Quy Trình Thông Minh Hơn Trong Ngành Tài Chính

Ngành dịch vụ tài chính không phải là một ngành đơn giản. Tuân thủ, xử lý tín dụng, phát hiện gian lận và quản lý vòng đời khách hàng là những hoạt động phức tạp, đa diện. Chúng yêu cầu sự đồng thuận từ nhiều bên liên quan, cả bên trong và bên ngoài công ty. Không công ty nào muốn chạy các quy trình này bằng cách sử dụng các công cụ lỗi thời hoặc quy trình làm việc không hiệu quả, nhưng nhiều công ty vẫn đang làm như vậy.

Đó là một vấn đề, nhưng không phải là vấn đề chỉ riêng của CNTT hay chuyển đổi. Đó là một vấn đề kinh doanh. Sự không hiệu quả có nghĩa là rủi ro tăng thêm, chu kỳ quyết định dài hơn, và quan trọng nhất, tính linh hoạt giảm đi. Việc chờ đợi thậm chí chỉ vài phút quá lâu để phát hiện một giao dịch gian lận, xử lý một khoản vay hoặc đưa ra một quyết định chiến lược có thể tốn hàng triệu.

Giải pháp phần mềm quản lý quy trình kinh doanh ra đời để giải quyết vấn đề đó và một số vấn đề khác.

Công Cụ Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Là Gì?

Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) cho phép các tổ chức lập bản đồ, thực hiện, theo dõi và cải tiến các quy trình kinh doanh trong một môi trường định nghĩa và có thể mở rộng. Khác với các dự án tự động hóa riêng lẻ, các nền tảng BPM quan tâm đến vòng đời quy trình, xem xét công việc từ đầu đến cuối và theo dõi tiến độ trước khi quay lại và thêm các cải tiến.

Đối với dịch vụ tài chính, các dự án này có thể bao gồm tự động hóa quy trình tiếp nhận khách hàng với các bước KYC (Biết Khách Hàng), chẳng hạn, theo dõi quy trình phê duyệt khoản vay và tự động hóa các cuộc kiểm toán nội bộ. Mỗi hành động đều có thể theo dõi, giúp cải thiện khả năng giám sát các bước riêng lẻ, giảm rủi ro lỗi của người dùng và đảm bảo các hoạt động tuân thủ các quy định về an ninh.

Tự Động Hóa Gặp Trách Nhiệm

Lợi ích lớn nhất của tài chính từ các bộ công cụ quản lý quy trình kinh doanh đến từ việc kết hợp tự động hóa với trách nhiệm. Với tất cả sự tôn trọng dành cho tự động hóa quy trình robot (RPA), tự động hóa dựa trên quy tắc như được cung cấp bởi BPM không chỉ đơn thuần là hoàn thành các nhiệm vụ lặp đi lặp lại - mà là hoàn thành nó trong bối cảnh đúng.

Để minh họa, một BPM có thể tự động hóa quy trình thu thập tất cả các tài liệu cần thiết cho một đơn xin vay thế chấp. Nhưng nó cũng chú ý ghi nhận tất cả các phê duyệt cần thiết, đánh dấu các sự không đồng nhất, và đảm bảo từng bước đều tuân thủ các quy định tài chính hiện hành. Điều này đặc biệt quan trọng trong một ngành mà tính minh bạch và khả năng truy xuất là thiết yếu.

Theo một báo cáo của McKinsey & Company, các tổ chức tài chính áp dụng tự động hóa và quản lý quy trình ở quy mô lớn có thể giảm chi phí lên đến 30% trong khi cải thiện điểm số hài lòng của khách hàng.

Phân Tích Thời Gian Thực và Quyết Định Dựa Trên Dữ Liệu

Bằng cách số hóa mọi quy trình và quản lý tập trung, công nghệ BPM tạo ra một kho dữ liệu quý giá có thể phục vụ như nền tảng cho việc ra quyết định. Một CFO có thể kéo lên một bảng điều khiển về thời gian quay vòng của khoản vay, hoặc xem các điều kiện tạo ra dấu hiệu cảnh báo về gian lận, hoặc thời gian trung bình để tiếp nhận một khách hàng mới, tất cả đều trong thời gian thực.

Dữ liệu này không chỉ giúp nội bộ trong quản lý hiệu suất. Nó cũng được truyền vào các cuộc kiểm toán tuân thủ, quan hệ nhà đầu tư, và những thông tin chiến lược. Trong một thế giới mà dữ liệu là đồng tiền mới, BPM mang lại cho các công ty một tài sản hoàn toàn mới để kiếm lợi từ từng chỉ số hoạt động kinh doanh của họ.

Tuân Thủ và Quản Lý Rủi Ro, Được Tích Hợp

Bất kể bạn ở đâu, dịch vụ tài chính vẫn luôn nặng về các vấn đề tuân thủ. Từ GDPR đến Dodd-Frank, bối cảnh quy định vừa phức tạp hơn vừa kém khoan dung hơn.

BPM cho phép các công ty tích hợp tuân thủ vào các hoạt động hàng ngày của họ, với các cấu trúc quản trị và kiểm soát sống bên trong các hệ thống của họ. Các quy tắc có thể yêu cầu và từ chối quyền truy cập tùy thuộc vào vai trò, theo dõi dòng tài liệu và lịch sử giao dịch, và tự động gọi hỗ trợ nếu một quy trình vi phạm một ngưỡng nhất định hoặc vượt qua một giới hạn nhất định. Cách tiếp cận này không chỉ giúp các công ty tuân thủ pháp luật mà còn tạo thuận lợi cho sự tin tưởng trong mối quan hệ của họ với khách hàng, nhà cung cấp và các cơ quan.

Tại Sao Công Cụ BPM Phù Hợp Với DNA Của Fintech

Các công ty fintech tự nhiên di chuyển nhanh chóng. Chúng được xây dựng để phát triển nhanh, làm gián đoạn các di sản truyền thống trong khi phục vụ khách hàng trên toàn cầu. Nhưng khi các fintech mở rộng, các hoạt động của họ trở nên phức tạp hơn, và đó là lúc các công cụ BPM nổi lên để đáp ứng thách thức.

Các bộ công cụ này được thiết kế để cho phép các công ty khởi nghiệp fintech phát triển mà không làm mất đi sự linh hoạt của thương hiệu. Dù một công ty đang tích hợp các quy trình tuân thủ giữa các khu vực pháp lý hay định hướng các yêu cầu dịch vụ khách hàng một cách liền mạch, một giải pháp BPM có thể giúp ổn định quy trình mà không bị cứng nhắc.

Bởi vì những công cụ này kết nối với rất nhiều công cụ và dịch vụ khác mà các công ty fintech hiện đại sử dụng - APIs, dịch vụ trò chuyện, dịch vụ đám mây, động cơ dự đoán sử dụng AI - chúng là bộ công cụ phù hợp cho DNA đã được số hóa.

BPM Như Một Lợi Thế Cạnh Tranh

Ngày nay, các tổ chức tài chính đổi mới không còn coi BPM là một triển khai CNTT và văn phòng hậu cần. Họ xem nó như một lợi thế cạnh tranh. Với hệ thống BPM phù hợp, bạn có thể:

*   Đưa các sản phẩm tài chính mới ra thị trường nhanh hơn
*   Tăng cường giữ chân khách hàng với quy trình tiếp nhận và phục vụ nhanh chóng, suôn sẻ
*   Giảm khối lượng công việc và rủi ro hoạt động và tuân thủ
*   Mở rộng hoặc phát triển khi bạn mở rộng đến các hoạt động và dòng kinh doanh địa phương

Dù bạn là một ngân hàng toàn cầu bắt đầu hành trình chuyển đổi cốt lõi hay một công ty fintech 100 năm tuổi muốn tinh giản quy trình nội bộ, một công cụ BPM là chìa khóa cho các quy trình tốt hơn, nhanh hơn và kiên cường hơn.

Nhìn Về Phía Trước

Khi các hệ sinh thái tài chính trở nên phức tạp hơn và kỳ vọng của khách hàng tiếp tục gia tăng, trí tuệ quy trình sẽ phân tách các nhà lãnh đạo khỏi các kẻ tụt lại phía sau. Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết để thích ứng với sự thay đổi liên tục, cải thiện hiệu quả và tích hợp tuân thủ vào mọi lớp hoạt động.

Đối với các tổ chức muốn dẫn đầu trong bối cảnh đang thay đổi này, các công cụ BPM không còn là tùy chọn. Chúng là nền tảng.