Vượt qua Quý đầu tiên: Chiến lược để duy trì tác động tuân thủ lâu dài

Jamie Hoyle là Phó Chủ tịch, Sản phẩm tại MirrorWeb.

Khám phá tin tức và sự kiện fintech hàng đầu!

Đăng ký bản tin của FinTech Weekly

Được đọc bởi các giám đốc điều hành tại JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna và nhiều hơn nữa

90 ngày đầu tiên của bạn với tư cách là Giám đốc Tuân thủ đã qua. Các đánh giá ban đầu đã hoàn tất, các hệ thống đã hoạt động, và bạn đã vượt qua những cạm bẫy đầu tiên mà nhiều Giám đốc Tuân thủ mới gặp phải. Bây giờ đến thách thức thực sự: phát triển chức năng tuân thủ của bạn từ một nghĩa vụ cần thiết thành một nguồn hiệu quả hoạt động và sự rõ ràng chiến lược.

Lãnh đạo tuân thủ bền vững đòi hỏi phải vượt ra ngoài tư duy phản ứng của những tháng đầu. Thành công không được đo bằng số lượng ô mà bạn đã đánh dấu hoặc các vụ cháy mà bạn đã dập tắt – mà là về việc xây dựng một văn hóa nơi tuân thủ thúc đẩy hiệu suất kinh doanh thay vì hạn chế nó.

Xây dựng Văn hóa Tin tưởng, Không phải Kiểm soát

Các Giám đốc Tuân thủ thành công nhất hiểu rằng tác động lâu dài bắt đầu bằng việc thay đổi câu chuyện xung quanh chính tuân thủ. Như một nhà lãnh đạo tuân thủ có kinh nghiệm, Derek, nói: “Mọi người đều chế nhạo rằng tuân thủ ra ngoài cửa, nhưng điều quan trọng là mọi người trong đội hiểu rằng chúng tôi ở đây vì một lý do… nó luôn quay về một vấn đề - chăm sóc khách hàng của chúng tôi.”

Quan điểm này đặc biệt quan trọng trong tuân thủ thông tin liên lạc, nơi các tư vấn viên thường cảm nhận việc giám sát là xâm phạm hơn là bảo vệ. Các công ty xuất sắc không phải là những công ty có chính sách giao tiếp hạn chế nhất – mà là những công ty cho phép các tư vấn viên giao tiếp hiệu quả qua các kênh phù hợp trong khi vẫn duy trì sự giám sát toàn diện.

Điều này không chỉ đơn thuần là về thông điệp; mà là về việc định hình lại cách thức tuân thủ hoạt động trong tổ chức của bạn. Thay vì trở thành “phòng ban không,” các chức năng tuân thủ hiệu quả trở thành những người thúc đẩy chiến lược bảo vệ cả khách hàng và danh tiếng của công ty.

Quá trình chuyển đổi đòi hỏi những cuộc trò chuyện nhất quán, hàng ngày củng cố quan điểm tập trung vào khách hàng này. “Khi bạn có thể truyền đạt điều đó và có một cuộc trò chuyện với các cá nhân hơn là kiểm soát họ, điều đó thường giúp rất nhiều,” Derek nói. Thay vì những tương tác tập trung vào việc thực thi, các Giám đốc Tuân thủ thành công xây dựng mối quan hệ thông qua giải thích và hợp tác.

Khi các công ty lớn lên và tiếp nhận các tư vấn viên và nhân viên mới, những người mong muốn sử dụng Teams, nhắn tin di động và các nền tảng hợp tác, tư duy cho phép này trở nên quan trọng hơn. Các nhà lãnh đạo tuân thủ sẽ tạo ra tác động lâu dài là những người cân bằng khả năng tiếp cận với khả năng kiểm tra - chứng minh cho cả tư vấn viên và các nhà quản lý rằng việc giám sát thông tin liên lạc toàn diện hỗ trợ chứ không kìm hãm mối quan hệ kinh doanh.

Nhúng Kiểm tra Vào Cuộc Sống Hàng Ngày

Một chính sách lưu giữ thông tin liên lạc không đủ. Thành công tuân thủ lâu dài phụ thuộc vào việc nhúng kiểm tra định kỳ vào hoạt động hàng ngày, biến nó từ một bài tập hàng năm thành một quy trình liên tục.

"Tác động lâu dài trở lại với việc kiểm tra, " giải thích Elton, Giám đốc Tuân thủ tại một công ty nhỏ chuyển sang quy định liên bang. “Đảm bảo rằng chúng tôi có thể chứng minh với một nhà quản lý, nếu họ bước vào cửa của chúng tôi, rằng không chỉ chúng tôi có một chính sách, mà chúng tôi thực sự đang thực hiện các bước đúng để đảm bảo rằng nó được thực hiện.”

Trong tuân thủ thông tin liên lạc, điều này có nghĩa là nhiều hơn là xem xét các cuộc trò chuyện mẫu hàng quý. Nó có nghĩa là:

*   **Xác thực kênh liên tục**: Tự động phát hiện khi các kênh liên lạc mới xuất hiện trong tổ chức của bạn
*   **Giám sát khoảng trống**: Xác định người dùng hoặc thiết bị không cung cấp dữ liệu vào hệ thống giám sát của bạn
*   **Nhận diện mẫu**: Sử dụng AI để đánh dấu những hành vi liên lạc bất thường trước khi chúng trở thành vi phạm
*   **Đầy đủ dấu vết kiểm toán**: Chứng minh bạn có thể phục hồi toàn bộ chuỗi cuộc trò chuyện qua nhiều nền tảng

Trong các đội ngũ nhỏ hơn, nơi các lãnh đạo tuân thủ thường phải đảm nhận nhiều vai trò, việc xây dựng các hệ thống hoạt động tự động trở nên rất quan trọng. Hãy xem xét việc triển khai giám sát liên tục thay vì các đánh giá định kỳ. Tạo ra các dấu vết kiểm toán chứng minh sự giám sát liên tục. Quan trọng nhất, sử dụng kết quả kiểm tra để tinh chỉnh chính sách và quy trình của bạn - các chương trình tuân thủ hiệu quả phát triển dựa trên bằng chứng thực tế, không phải giả định lý thuyết.

Mục tiêu không chỉ là đáp ứng các yêu cầu quy định; mà là tạo ra một hệ thống ngăn chặn vấn đề bằng cách phát hiện rủi ro giao tiếp theo thời gian thực và chứng minh rằng sự giám sát của bạn là thực sự toàn diện, không chỉ mang tính chất hình thức.

Làm Cho Văn Hóa Tuân Thủ Trở Nên Rõ Ràng - Ở Bên Trong và Bên Ngoài

Các nhà quản lý có thể phân biệt giữa tuân thủ mang tính hình thức và cam kết văn hóa chân thành. Những gì họ đang tìm kiếm là bằng chứng cho thấy các yếu tố tuân thủ được kết hợp vào các quyết định kinh doanh ở mọi cấp độ của tổ chức bạn.

"Chứng minh với một nhà quản lý hoặc một cơ quan quy định rằng bạn có một văn hóa tuân thủ mạnh mẽ luôn luôn có lợi, " lưu ý Cleo, Phó Giám đốc Tuân thủ tại một công ty vốn tư nhân lớn. “Điều đó có thể được thể hiện theo nhiều cách.”

Đối với tuân thủ thông tin liên lạc cụ thể, điều này có nghĩa là có thể chứng minh:

*   **Đầy đủ bao phủ kênh**: Không chỉ là bạn giám sát email, mà bạn đang thu thập Teams, tin nhắn văn bản, WhatsApp, các nền tảng hợp tác - mọi kênh mà công ty bạn sử dụng
*   **Xác minh liên hệ đáng tin cậy**: Đối với các công ty sử dụng giao tiếp ngoài kênh cho dịch vụ khách hàng hợp pháp, chứng minh bạn có các biện pháp kiểm soát xung quanh ai có thể giao tiếp qua các kênh nào
*   **Hồ sơ xử lý cảnh báo**: Chứng minh cách mỗi giao tiếp bị đánh dấu đã được xem xét, điều tra và giải quyết
*   **Xác minh công nghệ**: Chứng minh các công cụ giám sát AI của bạn hoạt động như mong muốn và bạn hiểu lý do tại sao các tin nhắn bị đánh dấu

Một văn hóa tuân thủ mạnh mẽ có nghĩa là có thể “làm việc cùng nhau để xây dựng các chính sách tuân thủ được thiết kế cho các rủi ro vốn có trong doanh nghiệp,” thay vì thực hiện các phương pháp chung, một kích thước phù hợp với tất cả mà bỏ qua thực tế hoạt động cụ thể của công ty bạn.

Sự minh bạch này hoạt động theo cả hai chiều. Nội bộ, nó củng cố tầm quan trọng của các yếu tố tuân thủ trong hoạt động hàng ngày. Ngoại bộ, nó chứng minh cho các nhà quản lý và các bên liên quan khác rằng cam kết của bạn đối với tuân thủ vượt xa các yêu cầu tối thiểu.

Trò Chơi Dài Hạn Trong Tuân Thủ Thông Tin Liên Lạc

Lãnh đạo tuân thủ không trở nên dễ dàng hơn sau quý đầu tiên, nhưng nó có thể trở nên hiệu quả hơn nhiều nếu bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Xây dựng lòng tin, nhúng kiểm tra hệ thống và chứng minh sự thay đổi văn hóa chân thành mất thời gian và nỗ lực liên tục. Đây là những nền tảng phân biệt các chương trình tuân thủ chỉ sống sót qua sự giám sát quy định với những chương trình thúc đẩy thành công kinh doanh.

Công việc đòi hỏi sự phát triển liên tục - trưởng thành công nghệ của bạn, tinh chỉnh các biện pháp kiểm soát và định vị bạn như một người thúc đẩy kinh doanh thay vì một người gác cổng. 90 ngày đầu tiên của bạn đã xây dựng nền tảng. Bây giờ là lúc để tạo ra một chương trình tuân thủ thông tin liên lạc có thể mở rộng cùng với doanh nghiệp của bạn, thích ứng với các kênh mới và tạo sự tự tin cho các nhà quản lý rằng sự giám sát của bạn là toàn diện và hiệu quả.