Vượt qua Quý đầu tiên: Chiến lược để duy trì tác động tuân thủ lâu dài

Jamie Hoyle là Phó Chủ Tịch, Sản phẩm tại MirrorWeb.

Khám phá tin tức và sự kiện fintech hàng đầu!

Đăng ký nhận bản tin của FinTech Weekly

Được đọc bởi các giám đốc điều hành tại JP Morgan, Coinbase, Blackrock, Klarna và nhiều hơn nữa

90 ngày đầu tiên của bạn với tư cách là Giám đốc Tuân thủ đã qua. Các đánh giá ban đầu đã hoàn tất, hệ thống đã hoạt động, và bạn đã vượt qua những cạm bẫy ban đầu mà nhiều Giám đốc Tuân thủ mới mắc phải. Bây giờ là thách thức thực sự: phát triển chức năng tuân thủ của bạn từ một nghĩa vụ cần thiết thành một nguồn năng lực hoạt động và sự rõ ràng chiến lược.

Lãnh đạo tuân thủ bền vững đòi hỏi phải vượt ra ngoài tư duy phản ứng của những tháng đầu tiên. Thành công không được đo bằng số lượng hộp bạn đã đánh dấu hoặc các đám cháy bạn đã dập tắt - mà là về việc xây dựng một văn hóa trong đó tuân thủ thúc đẩy hiệu suất kinh doanh thay vì kìm hãm nó.

Xây Dựng Một Văn Hóa Tin Tưởng, Không Phân Đội

Các Giám đốc Tuân thủ thành công nhất hiểu rằng tác động lâu dài bắt đầu từ việc thay đổi câu chuyện xung quanh tuân thủ chính nó. Như một nhà lãnh đạo tuân thủ có kinh nghiệm, Derek, đã nói: “Mọi người đều cười nhạo rằng tuân thủ chỉ cản trở, nhưng điều quan trọng là mọi người trong đội ngũ hiểu rằng chúng ta ở đây vì một lý do… mọi thứ đều quay lại một điều - chăm sóc khách hàng của chúng ta.”

Quan điểm này đặc biệt quan trọng trong tuân thủ truyền thông, nơi mà các cố vấn thường cảm thấy việc giám sát là xâm phạm hơn là bảo vệ. Các công ty xuất sắc không phải là những công ty có chính sách giao tiếp hạn chế nhất - mà là những công ty cho phép các cố vấn giao tiếp hiệu quả qua các kênh thích hợp trong khi vẫn duy trì sự giám sát toàn diện.

Điều này không chỉ là về thông điệp; mà còn là về việc định hình lại cách thức tuân thủ hoạt động trong tổ chức của bạn. Thay vì là “phòng không,” các chức năng tuân thủ hiệu quả trở thành những nhà tạo điều kiện chiến lược bảo vệ cả khách hàng và danh tiếng của công ty.

Quá trình chuyển đổi này cần những cuộc trò chuyện nhất quán, hàng ngày để củng cố quan điểm lấy khách hàng làm trung tâm. “Khi bạn có thể truyền đạt điều đó và có một cuộc trò chuyện với các cá nhân hơn là chỉ kiểm soát họ, điều đó thường giúp rất nhiều,” Derek lưu ý. Thay vì các tương tác tập trung vào việc thực thi, các Giám đốc Tuân thủ thành công xây dựng mối quan hệ thông qua việc giải thích và hợp tác.

Khi các công ty phát triển và tiếp nhận các cố vấn và nhân viên mới, những người mong đợi sử dụng Teams, nhắn tin di động và các nền tảng hợp tác, tư duy tạo điều kiện này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Những nhà lãnh đạo tuân thủ sẽ đạt được tác động lâu dài là những người cân bằng khả năng truy cập với khả năng kiểm toán - chứng minh cho cả các cố vấn và các cơ quan quản lý rằng việc giám sát truyền thông toàn diện hỗ trợ chứ không kìm hãm các mối quan hệ kinh doanh.

Nhúng Kiểm Tra Vào Cuộc Sống Hàng Ngày

Một chính sách lưu giữ truyền thông không đủ. Thành công lâu dài trong tuân thủ phụ thuộc vào việc nhúng các kiểm tra định kỳ vào các hoạt động hàng ngày, biến nó từ một bài tập hàng năm thành một quy trình liên tục.

"Tác động lâu dài trở lại với việc kiểm tra, " Elton, Giám đốc Tuân thủ tại một công ty nhỏ đang chuyển sang quy định liên bang, giải thích. “Đảm bảo rằng chúng ta có thể cho một cơ quan quản lý thấy, nếu họ bước vào cửa của chúng ta, rằng không chỉ chúng ta có một chính sách, mà chúng ta thực sự đang thực hiện các bước đúng để đảm bảo rằng nó được tuân thủ.”

Trong tuân thủ truyền thông, điều này có nghĩa là hơn cả việc xem xét các cuộc trò chuyện mẫu hàng quý. Nó có nghĩa là:

*   **Xác thực kênh liên tục**: Tự động phát hiện khi các kênh giao tiếp mới xuất hiện trong tổ chức của bạn
*   **Giám sát khoảng trống bảo hiểm**: Xác định người dùng hoặc thiết bị không đưa dữ liệu vào hệ thống giám sát của bạn
*   **Nhận diện mẫu**: Sử dụng AI để đánh dấu các hành vi giao tiếp bất thường trước khi chúng trở thành vi phạm
*   **Độ hoàn thiện của dấu vết kiểm toán**: Chứng minh bạn có thể tái tạo toàn bộ chuỗi cuộc trò chuyện trên nhiều nền tảng 

Trong các đội ngũ nhỏ hơn, nơi các nhà lãnh đạo tuân thủ thường phải đảm nhận nhiều vai trò, việc xây dựng các hệ thống hoạt động tự động trở nên quan trọng. Hãy xem xét việc triển khai giám sát liên tục thay vì các đánh giá định kỳ. Tạo ra các dấu vết kiểm toán chứng minh sự giám sát liên tục. Quan trọng nhất, hãy sử dụng kết quả kiểm tra để tinh chỉnh các chính sách và quy trình của bạn - các chương trình tuân thủ hiệu quả phát triển dựa trên bằng chứng thực tế, không phải các giả định lý thuyết.

Mục tiêu không chỉ là thỏa mãn các yêu cầu quy định; mà là tạo ra một hệ thống ngăn ngừa vấn đề bằng cách phát hiện rủi ro giao tiếp theo thời gian thực và chứng minh rằng sự giám sát của bạn thực sự toàn diện, không chỉ là hình thức.

Làm Cho Văn Hóa Tuân Thủ Trở Nên Rõ Ràng - Bên Trong Và Bên Ngoài

Các cơ quan quản lý có thể phân biệt giữa tuân thủ mang tính hình thức và cam kết văn hóa chân thành. Những gì họ đang tìm kiếm là bằng chứng rằng các yếu tố tuân thủ đã được kết hợp vào các quyết định kinh doanh ở mọi cấp độ trong tổ chức của bạn.

"Chứng minh với một cơ quan quản lý hoặc một cơ quan quản lý rằng bạn có một nền văn hóa tuân thủ mạnh mẽ luôn luôn có lợi, " Cleo, Phó Giám đốc Tuân thủ tại một công ty vốn tư nhân lớn, lưu ý. “Điều đó có thể được thể hiện theo nhiều cách.”

Đối với tuân thủ truyền thông cụ thể, điều này có nghĩa là có thể chứng minh:

*   **Bao phủ kênh hoàn chỉnh**: Không chỉ rằng bạn giám sát email, mà rằng bạn đang thu thập Teams, tin nhắn văn bản, WhatsApp, các nền tảng hợp tác - mọi kênh mà công ty bạn sử dụng
*   **Xác minh liên lạc đáng tin cậy**: Đối với các công ty sử dụng giao tiếp ngoài kênh cho dịch vụ khách hàng hợp pháp, chứng minh rằng bạn có kiểm soát về ai có thể giao tiếp qua các kênh nào
*   **Hồ sơ xử lý cảnh báo**: Cho thấy cách mà mọi giao tiếp bị đánh dấu đã được xem xét, điều tra và giải quyết
*   **Xác thực công nghệ**: Chứng minh rằng các công cụ giám sát AI của bạn hoạt động như dự kiến và rằng bạn hiểu lý do tại sao các tin nhắn bị đánh dấu

Một nền văn hóa tuân thủ vững mạnh có nghĩa là có thể “cùng nhau xây dựng các chính sách tuân thủ được thiết kế cho các rủi ro vốn có trong kinh doanh,” thay vì triển khai các phương pháp mang tính tổng quát, một kích cỡ cho tất cả mà bỏ qua các thực tế hoạt động cụ thể của công ty bạn.

Sự rõ ràng này hoạt động theo cả hai chiều. Bên trong, nó củng cố tầm quan trọng của các yếu tố tuân thủ trong các hoạt động hàng ngày. Bên ngoài, nó cho thấy với các cơ quan quản lý và các bên liên quan khác rằng cam kết của bạn đối với tuân thủ vượt xa các yêu cầu tối thiểu.

Trò Chơi Dài Hạn Trong Tuân Thủ Truyền Thông

Lãnh đạo tuân thủ không trở nên dễ dàng hơn sau quý đầu tiên, nhưng nó có thể trở nên có tác động hơn nhiều nếu bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Xây dựng lòng tin, nhúng kiểm tra hệ thống và chứng minh sự thay đổi văn hóa chân thành cần thời gian và nỗ lực liên tục. Đây là những nền tảng tách biệt các chương trình tuân thủ chỉ tồn tại dưới sự giám sát quy định với những chương trình thúc đẩy thành công kinh doanh.

Công việc này đòi hỏi sự tiến hóa liên tục - nâng cấp công nghệ của bạn, tinh chỉnh các kiểm soát và định vị mình như một nhà tạo điều kiện kinh doanh hơn là một người giữ cửa. 90 ngày đầu tiên của bạn đã xây dựng nền tảng. Bây giờ là lúc để tạo ra một chương trình tuân thủ truyền thông quy mô với doanh nghiệp của bạn, thích ứng với các kênh mới và tạo niềm tin cho các cơ quan quản lý rằng sự giám sát của bạn là toàn diện và hiệu quả.