Vượt ra ngoài giấy tờ: Tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng eChecks

Chẳng bao lâu trước đây, thanh toán nghĩa là giấy, mực và chuyến đi đến hộp thư. Ngày nay, người tiêu dùng mong đợi điều ngược lại—giao dịch không tiếp xúc, thân thiện với di động và được xử lý trong thời gian thực. Với vô số phương thức thanh toán kỹ thuật số hoạt động trơn tru và tức thì, không có gì ngạc nhiên khi séc đang dần bị loại bỏ trong cả môi trường thương mại lẫn tiêu dùng. Thậm chí chính phủ liên bang—một trong những nhà phát hành séc giấy lớn nhất—cũng dự định chấm dứt sử dụng chúng cho các khoản hoàn thuế và các khoản thanh toán khác.

Tuy nhiên, một hệ thống thanh toán đáng tin cậy và dễ theo dõi vẫn giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế hiện đại. Ngày nay, séc điện tử mang đến một cách tiếp cận hiện đại cho phương thức thanh toán an toàn, đáng tin cậy này. Và đối với các doanh nghiệp mọi quy mô, các giải pháp tiên tiến như Authorize.net có thể giúp quá trình chuyển đổi từ giấy sang điện tử trở nên liền mạch bằng cách cung cấp dịch vụ xử lý eCheck an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

eCheck là gì?

Séc điện tử, hay còn gọi là eCheck, hoạt động tương tự như séc giấy truyền thống—khách hàng cung cấp tài khoản ngân hàng, số định tuyến và ủy quyền thanh toán để hoàn tất giao dịch. Điểm khác biệt là mọi thứ diễn ra kỹ thuật số, thường qua một biểu mẫu trực tuyến cho phép xử lý điện tử an toàn.

“Hầu hết các séc ngày nay chủ yếu để xử lý các giao dịch một lần hoặc các giao dịch có giá trị cao hiếm gặp,” ông Hugh Thomas, Chuyên viên phân tích Chính trong lĩnh vực Thương mại và Doanh nghiệp tại Javelin Strategy & Research, cho biết. “EChecks cho phép bạn đẩy một khoản thanh toán tới nhà cung cấp bằng cùng quy trình như với séc giấy, nhưng hoàn toàn bằng điện tử.”

EChecks được truyền qua hệ thống Hệ thống Thanh toán Tự động Quốc gia (ACH) để chuyển khoản điện tử. Vì quá trình hoàn toàn điện tử, các doanh nghiệp không còn phải chờ séc giấy đến qua thư hoặc phải gửi tiền thủ công. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian thu tiền mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót của con người. Ngoài ra, eChecks giúp tránh nhiều chi phí liên quan đến séc giấy, bao gồm thời gian nhân viên và phí xử lý ngân hàng.

“EChecks bắt đầu một giao dịch đẩy qua ACH,” ông Thomas nói. “Nhưng vì chúng gửi qua email, bạn tiết kiệm thời gian và giấy, đồng thời giảm thời gian gửi thư, trong khi vẫn có thể đính kèm tất cả chi tiết từng dòng như số hóa đơn mà séc đó dự định thanh toán.”

Các trường hợp sử dụng đa dạng

EChecks mang lại nhiều lợi ích phù hợp với nhiều tình huống khác nhau.

Trước tiên, chúng cung cấp một phương án thay thế cho thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Khách hàng không có quyền truy cập tín dụng vẫn có thể thanh toán bằng eCheck.

Chúng cũng cho phép doanh nghiệp nhận thanh toán trực tiếp, an toàn từ ngân hàng. Khác với séc giấy, eChecks không thể bị mất hoặc bị đánh cắp, và chúng được bảo vệ tốt chống gian lận. Theo Nacha, chưa đến 0,03% các giao dịch ACH bị trả lại do không hợp lệ.

Đối với doanh nghiệp, giao dịch eCheck thường có chi phí thấp—rẻ hơn nhiều so với xử lý séc giấy, thường tốn khoảng một hoặc hai đô la mỗi séc, và ít tốn kém hơn nhiều so với phí thanh toán qua thẻ tín dụng.

“Thông thường trong một giao dịch ACH, chỉ có chi phí trên mỗi đơn vị, thường trong khoảng 0,10 đến 0,25 đô la cho thương nhân,” ông Don Apgar, Giám đốc Thanh toán Thương nhân tại Javelin Strategy & Research, nói. “Thẻ tín dụng có thể tốn khoảng 2% đến 2,5%. Ngay cả thẻ ghi nợ, thương nhân cũng phải trả một tỷ lệ phần trăm của doanh số.”

Chi phí thấp khiến eChecks đặc biệt phù hợp cho các khoản thanh toán định kỳ. Phí của các phương thức thanh toán khác có thể tích tụ nhanh chóng cho các giao dịch hàng tháng, trong khi eChecks cho phép phê duyệt một lần để rút tiền từ tài khoản khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tự động hóa các khoản thanh toán định kỳ, loại bỏ việc thu tiền thủ công và mang lại sự tiện lợi đáng kể. Một giải pháp xử lý toàn diện như Authorize.net hỗ trợ thanh toán eCheck định kỳ tự động, giảm công việc thủ công và đảm bảo dòng tiền dự kiến cho doanh nghiệp.

“Có một số lĩnh vực có các khoản thanh toán định kỳ trong đó eChecks rất phổ biến,” ông Apgar nói. “Một là các nhà bán lẻ trong khu vực công, họ thu phí và phạt thường xuyên. Nếu việc trừ tiền từ tài khoản của bạn không thành công, họ không cần phải khởi kiện đòi nợ—họ chỉ cần tắt dịch vụ của bạn.”

Một lĩnh vực khác mà eChecks ngày càng phổ biến là trong các giao dịch lớn giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, nơi các khoản thanh toán an toàn, tiết kiệm chi phí và có thể theo dõi là rất quan trọng.

“Các giải pháp xử lý khoản phải thu ngày nay đã được trang bị tốt để xử lý eChecks, vì chúng có thể tự động đọc các tệp PDF đính kèm và lấy thông tin cần thiết để áp dụng thanh toán,” ông Thomas nói. “Bạn có khả năng đẩy một khoản thanh toán duy nhất với độ bảo mật tương tự như khi thực hiện một đợt chạy séc, nhưng không cần giấy tờ. Một eCheck phù hợp cho các khoản thanh toán lớn một lần để thanh toán nhiều hóa đơn hoặc các thông tin chuyển tiền chi tiết khác.”

Nghiên cứu điển hình về eCheck

Một nhược điểm tiềm năng của việc chấp nhận eChecks là quá trình thiết lập có thể cảm thấy đáng sợ. Thường yêu cầu các bước như thiết lập một dòng ACH với ngân hàng.

Authorize.net được xây dựng để phù hợp với quy trình thanh toán hiện có của tổ chức, với các tùy chọn nhãn trắng giúp quá trình này liền mạch và không gây phiền hà. Việc tích hợp dễ dàng giúp quá trình onboarding nhanh chóng, và hệ thống có thể truy cập từ văn phòng, nhà hoặc tại chỗ.

Các công ty áp dụng eChecks thường phát hiện ra những lợi ích bất ngờ. Ví dụ, VIIRL Marketing, một nhà cung cấp dịch vụ quảng cáo và tiếp thị, đã dựa vào eChecks và Authorize.net từ khi thành lập, và thấy chúng là một phần đáng tin cậy trong hoạt động của họ.

“Thanh toán tự động hóa là điều lớn đối với chúng tôi,” ông Jed Winkler, Chủ tịch kiêm COO của VIIRL, nói. “Chúng tôi có hàng trăm khách hàng trên toàn quốc, mỗi tháng đều gửi hóa đơn. Việc có thể cung cấp nhiều nền tảng khác nhau để khách hàng thanh toán, trong đó một nền tảng lớn là eCheck, rất hữu ích.”

“ECheck rất tuyệt cho người dùng cuối của chúng tôi vì họ không cần gửi séc qua thư, chúng tôi không cần xử lý séc, và với eCheck, chúng tôi có thể xử lý ngay lập tức khi thực hiện giao dịch dựa trên đăng ký hàng tháng. Với Authorize.net, các khoản thanh toán chỉ cần hoạt động.”

Ông Marcus Piazzisi, sáng lập VIIRL Marketing, bổ sung: “Có nhiều lợi ích khi chấp nhận eChecks từ khách hàng của chúng tôi. Thứ nhất, phí—đây là giải pháp chi phí thấp hơn. Thứ hai, an toàn hơn. Cuối cùng, khách hàng của chúng tôi rất thích sử dụng nó. Dễ dàng thực hiện và tích hợp với tất cả các phương thức thanh toán của chúng tôi. Bất cứ khoản tiết kiệm nào về phí, chúng tôi đều có thể dành để nâng cao kết quả khách hàng.”

Tại sao Authorize.net phù hợp cho doanh nghiệp

• Quá trình onboarding và tích hợp nhanh

• Phí giao dịch thấp hơn thẻ

• Xử lý ACH an toàn với bảo vệ chống gian lận

• Hỗ trợ cả thanh toán định kỳ và thanh toán một lần