Viết séc trong kỷ nguyên ngân hàng hiện đại: Hướng dẫn toàn diện

Trong thời đại thống trị bởi các giao dịch kỹ thuật số, điện thoại thông minh và các ứng dụng thanh toán peer-to-peer, người ta có thể nghĩ rằng séc nhỏ bé đã biến mất khỏi tài chính hàng ngày. Tuy nhiên, séc vẫn là một công cụ còn khá bền bỉ và cần thiết trong ngân hàng cá nhân. Dù bạn đang thanh toán hóa đơn tiện ích hàng năm, nhận lương từ nhà tuyển dụng, hay xử lý các giao dịch kinh doanh, việc hiểu cách viết séc đúng cách vẫn là một kỹ năng thiết yếu. Hướng dẫn này sẽ giúp bạn nắm rõ mọi thứ về séc—from cơ chế điền thông tin đến việc giữ an toàn và tổ chức tài chính của bạn.

Hiểu về cấu trúc của một chiếc séc: Ba số quan trọng

Trước khi bạn bắt đầu điền thông tin, hãy hiểu rõ những yếu tố tạo nên một chiếc séc hoạt động. Mỗi chiếc séc in sẵn đều chứa các thông tin tiêu chuẩn phục vụ các chức năng cụ thể trong hệ thống ngân hàng. Trong số đó có ba số đặc biệt quan trọng xuất hiện trên mọi chiếc séc:

Mã số định tuyến ngân hàng (Bank routing number): Đây là mã gồm chín chữ số xác định duy nhất tổ chức tài chính của bạn. Hãy nghĩ nó như địa chỉ ngân hàng của bạn trong hệ thống tài chính. Bạn sẽ gặp mã này mỗi khi thiết lập chuyển khoản trực tiếp, thực hiện chuyển tiền trực tuyến hoặc các giao dịch điện tử khác. Việc tìm mã này trên séc khá đơn giản—thường xuất hiện ở góc dưới bên trái.

Số tài khoản (Account number): Đây là mã định danh cá nhân của bạn trong ngân hàng. Trong khi mã định tuyến xác định ngân hàng của bạn, thì số tài khoản phân biệt tài khoản thanh toán cụ thể của bạn. Thường xuất hiện ở dưới cùng của séc, thường theo sau mã định tuyến.

Số séc (Check number): Mỗi chiếc séc trong quyển của bạn được đánh số theo thứ tự. Số này dùng để theo dõi và ghi chép. Bạn sẽ thấy nó xuất hiện hai lần trên séc—một ở góc trên bên phải và một gần số tài khoản ở dưới cùng. Những số này giúp bạn kiểm soát mọi chiếc séc bạn phát hành và duy trì hồ sơ tài chính chính xác.

Nghệ thuật và khoa học của việc viết séc đúng cách

Bây giờ đã hiểu cấu trúc cơ bản, hãy xem xét quá trình điền thông tin vào séc. Có một số trường bạn cần điền chính xác để đảm bảo séc hợp lệ và đạt mục đích.

Trường ngày tháng: Góc trên bên phải là nơi bạn điền ngày. Điều này cho người nhận biết khi nào bạn đã ủy quyền thanh toán. Viết ngày hiện tại là thông lệ tiêu chuẩn, nhưng bạn có thể viết ngày sau (ngày trong tương lai) nếu hoàn cảnh yêu cầu—hầu hết các bang đều cho phép, tuy nhiên bạn nên kiểm tra quy định địa phương.

Dòng tên người nhận (Payee line): Dòng “Pay to the Order of” là nơi bạn viết tên người nhận. Cẩn thận viết đúng chính tả, dù là cá nhân, công ty hay tổ chức. Nếu không chắc chắn về chính tả, hãy xác minh trước khi viết. Sự chính xác này quan trọng vì tên người nhận phải khớp chính xác với hồ sơ của ngân hàng người nhận.

Số tiền bằng số: Trong ô bên phải của séc, bạn viết số tiền bằng chữ số. Đây là phần quan trọng để phòng chống gian lận—hãy viết số tiền sát mép trái của ô nhất có thể. Thói quen này giúp ngăn ai đó cố ý thêm chữ số vào bên trái của số tiền (ví dụ, biến 100,00 đô thành 2.100,00 đô).

Số tiền bằng chữ: Dưới dòng tên người nhận, viết số tiền bằng chữ. Ví dụ, séc 243,26 đô sẽ thành “Hai trăm bốn mươi ba đô và 26/100.” Việc này nhằm mục đích dự phòng: nếu có bất kỳ sai lệch nào giữa số và chữ, luật pháp ngân hàng sẽ ưu tiên phần chữ. Việc viết đúng giúp bảo vệ cả bạn và người nhận.

Dòng ghi chú (Memo line): Mặc dù tùy chọn, nhưng sử dụng phần ghi chú là một thói quen thông minh. Ghi chú ngắn này giúp bạn theo dõi lý do thanh toán sau này. Nếu bạn thanh toán thuế, hóa đơn tiện ích hoặc nhà cung cấp, có thể ghi số tài khoản, mã tham chiếu hoặc số hóa đơn. Bước đơn giản này rất hữu ích khi đối chiếu tài khoản.

Chữ ký: Dòng chữ ký ở góc dưới bên phải là nơi séc của bạn trở thành hợp pháp. Nếu không có chữ ký, séc sẽ không hợp lệ. Đây là sự ủy quyền của bạn, xác nhận bạn yêu cầu ngân hàng chuyển số tiền đã chỉ định đến người nhận. Hãy ký giống như chữ ký đã đăng ký với ngân hàng để đảm bảo nhất quán.

Ứng dụng thực tế: Ví dụ trong đời sống

Hãy cùng xem cách các nguyên tắc này hoạt động trong thực tế. Giả sử bạn cần thanh toán hóa đơn điện tháng này. Trong hóa đơn, bạn nợ 113,97 đô của ABC Electric. Dưới đây là cách bạn điền séc:

Bắt đầu bằng cách điền ngày hôm nay vào góc trên bên phải—ví dụ, ngày 01/07/2022. Tiếp theo, viết “ABC Electric” vào dòng “Pay to the Order of”. Trong ô số tiền, viết “$113.97”, đảm bảo các chữ số sát mép trái. Dưới đó, viết ra “One hundred thirteen dollars and 97/100.”

Trên dòng ghi chú, bạn có thể ghi số tài khoản—nhiều công ty tiện ích yêu cầu để xử lý. Cuối cùng, xem lại tất cả thông tin để đảm bảo chính xác rồi ký tên. Khi đã xác nhận mọi thứ, séc của bạn đã sẵn sàng để gửi kèm theo các giấy tờ cần thiết.

Thói quen cần thiết: Ghi chép và quản lý séc

Việc viết séc chỉ là một phần của quá trình. Phần còn lại là duy trì hồ sơ tổ chức các giao dịch tài chính của bạn. Dưới đây là cách xây dựng thói quen viết séc giúp bạn kiểm soát tài chính:

Ghi chép giao dịch: Dù bạn dùng sổ séc truyền thống (quyển séc đi kèm), bảng tính hoặc ứng dụng riêng, việc ghi lại các séc là nền tảng. Với mỗi séc, ghi chú:

• Số séc
• Ngày viết
• Tên người nhận
• Mô tả ngắn về khoản thanh toán
• Số tiền đã trả

Thói quen này cực kỳ hữu ích khi bạn xem xét tài chính hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến thanh toán.

Đối chiếu hàng tháng: So sánh hồ sơ của bạn với sao kê ngân hàng—quá trình này giúp xác minh tất cả các giao dịch khớp nhau. Dành thời gian mỗi tháng để cân đối sổ séc với sao kê. Quá trình này giúp phát hiện lỗi, hoạt động gian lận hoặc các khoản phí không rõ nguồn gốc trước khi thành vấn đề.

Theo dõi trạng thái séc: Ngân hàng hiện nay cho phép bạn theo dõi xem séc đã được thanh toán chưa. Ghi lại các séc còn chưa rõ để tránh tình trạng ghi chép trùng hoặc mất séc.

An toàn là trên hết: Bảo vệ séc khỏi gian lận

Séc có thể dễ bị gian lận nếu không xử lý cẩn thận. Thực hiện các biện pháp bảo vệ sau:

Dùng mực in vĩnh viễn: Luôn viết bằng bút mực, không dùng bút chì. Chữ chì có thể bị tẩy, sửa đổi hoặc lợi dụng để gian lận. Mực in vĩnh viễn giúp séc của bạn dễ phát hiện sửa đổi.

Tránh để trống các phần quan trọng: Không để trống số tiền và không ký trước khi điền tên người nhận và số tiền. Tương tự, không viết séc trả tiền “tiền mặt” trừ khi thực sự cần thiết—điều này dễ bị trộm cắp và sử dụng sai mục đích.

Giảm thiểu khoảng trống: Như đã đề cập, viết số tiền sát mép trái của ô. Trên dòng chữ viết số tiền bằng chữ, bạn cũng có thể viết thêm một dòng cuối để tránh ai đó thêm chữ hoặc số.

Bảo quản séc cẩn thận: Giữ sổ séc ở nơi an toàn, không dễ bị người khác truy cập. Đối xử cẩn thận với các séc chưa dùng—giống như tiền mặt.

Phê duyệt séc: Cách nhận thanh toán

Khi nhận được séc từ người khác, bước tiếp theo là ký hậu. Phê duyệt séc nghĩa là ký tên để xác nhận bạn là người nhận hợp pháp. Hầu hết các séc có khu vực phê duyệt ở mặt sau với hướng dẫn về cách ký. Tên bạn ký phải khớp với tên trên mặt trước; nếu tên bị sai chính tả, ký cả hai cách—đầu tiên với sai chính tả, sau đó đúng chính tả.

Phê duyệt trống là cách đơn giản nhất: chỉ ký tên bạn ở mặt sau. Điều này linh hoạt hơn để gửi tiền hoặc đổi lấy tiền mặt, nhưng ít an toàn hơn vì người giữ séc có thể đổi tiền.

Phê duyệt an toàn hơn: viết “Chỉ để gửi vào tài khoản số XXXXXXXXX” kèm chữ ký của bạn. Điều này hạn chế séc chỉ được gửi vào tài khoản của bạn. Đợi đến khi sẵn sàng gửi tiền mới ký tên.

Phê duyệt của bên thứ ba: ký tên để chuyển séc cho người khác bằng cách viết “Pay to the order of [Tên người]” rồi ký tên. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận—hãy hỏi ngân hàng của bạn trước.

Phê duyệt doanh nghiệp: yêu cầu người đại diện có thẩm quyền của công ty ký tên. Phê duyệt nên ghi rõ tên doanh nghiệp, tên người ký, chức vụ và các hạn chế như “Chỉ để gửi.”

Trường hợp nhiều người nhận: cần chú ý cách viết. Nếu ghi “Jane và John Doe,” cả hai phải ký. Nếu ghi “Jane hoặc John Doe,” chỉ cần một người ký.

Gửi tiền séc: Các phương pháp hiện đại

Bạn có nhiều lựa chọn để chuyển séc thành tiền khả dụng:

Gửi tiền trực tiếp tại ngân hàng: Đến chi nhánh ngân hàng trong giờ làm việc. Phê duyệt séc, trình diện với nhân viên, điền phiếu gửi tiền. Mang theo giấy tờ tùy thân hợp lệ như bằng lái xe. Phương pháp này cho phép xác nhận ngay lập tức và hỏi đáp trực tiếp.

Gửi tiền qua ATM: Nhiều ATM chấp nhận gửi tiền séc. Phê duyệt séc, chèn thẻ ghi nợ, nhập mã PIN, làm theo hướng dẫn trên màn hình. Một số ATM yêu cầu dùng phong bì đặc biệt. Hãy xác nhận ngân hàng của bạn hỗ trợ dịch vụ này trước khi thử.

Gửi tiền qua điện thoại di động: Các ứng dụng ngân hàng hiện đại giúp gửi tiền qua séc rất tiện lợi. Thường bạn chọn tài khoản đích, nhập số tiền, chụp hình mặt trước và mặt sau của séc rồi gửi đi. Chờ xác nhận của ngân hàng về việc séc đã được thanh toán rồi mới tiêu hủy séc. Phương pháp này đã cách mạng hóa việc gửi tiền qua séc cho những người bận rộn.

Đặt hàng thêm séc: Làm mới nguồn cung

Cuối cùng, khi hết séc hiện tại, bạn cần đặt hàng thêm. Nhiều ngân hàng cung cấp séc miễn phí ban đầu khi mở tài khoản, nhưng các lần đặt hàng sau thường phải trả phí.

Đặt hàng trực tuyến: Hầu hết ngân hàng cho phép bạn đặt séc qua website hoặc ứng dụng di động. Đăng nhập, vào phần dịch vụ khách hàng hoặc dịch vụ tài khoản, làm theo hướng dẫn đặt séc. Bạn cũng có thể đặt từ các nhà in séc bên thứ ba, nhưng cần có mã định tuyến, số tài khoản, tên ngân hàng và số séc bắt đầu.

Đặt hàng tại chi nhánh: Đến trực tiếp ngân hàng và yêu cầu đặt séc. Nhân viên sẽ xử lý và tư vấn về các tùy chọn, giá cả.

Gọi điện đặt hàng: Gọi số dịch vụ khách hàng của ngân hàng và nói chuyện với nhân viên để hướng dẫn đặt.

Trước khi đặt hàng, hãy chuẩn bị séc hiện tại—nó chứa tất cả thông tin cần thiết. Ghi nhớ số séc của chiếc cuối cùng để séc mới bắt đầu đúng thứ tự. Giá séc thay đổi tùy theo kiểu dáng và nhà cung cấp; séc cá nhân cơ bản thường là rẻ nhất.

An toàn, hiệu quả và giá trị bền vững của séc

Trong thế giới của Venmo, PayPal và ví điện tử, séc vẫn giữ vị trí của mình. Chúng là phương thức thanh toán an toàn, có thể truy xuất nguồn gốc, và có tính pháp lý cao mà các doanh nghiệp, cơ quan chính phủ và cá nhân vẫn còn dựa vào. Nắm vững các nguyên tắc viết séc, kết hợp với ý thức bảo mật và ghi chép tổ chức, giúp bạn tự tin trong các giao dịch tài chính. Dù là thanh toán hóa đơn, nhận lương hay thực hiện các khoản thanh toán kinh doanh, những kỹ năng này vẫn còn phù hợp và cần thiết như bao giờ hết.

Các câu hỏi thường gặp về viết séc

Viết séc có ghi ngày sau có hợp pháp không?
Trong hầu hết các bang, có. Séc ghi ngày sau là séc bạn viết ngày trong tương lai thay vì ngày hiện tại. Người ta thường làm vậy khi gửi thanh toán trước hạn hoặc khi không đủ tiền hiện tại. Tuy nhiên, luật lệ có thể khác nhau theo từng bang, nên bạn cần kiểm tra quy định địa phương.

Làm thế nào để viết séc gửi IRS?
Séc gửi IRS cần thông tin tiêu chuẩn cộng thêm các chi tiết bổ sung. Bạn phải ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại ban ngày, số an sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế liên quan, và số mẫu thuế hoặc thông báo liên quan. Ghi tên ngân hàng là “U.S. Treasury,” không phải “IRS.” Tham khảo mẫu thuế hoặc hỏi chuyên gia thuế để biết địa chỉ gửi phù hợp.

Tôi có thể gửi tiền tại ATM không?
Nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng hỗ trợ gửi tiền qua ATM. Nếu ngân hàng của bạn có dịch vụ này, chèn thẻ, nhập mã PIN, làm theo hướng dẫn. Không phải ATM nào cũng hỗ trợ gửi tiền, nên xác nhận trước. Một số có thể yêu cầu dùng phong bì hoặc làm theo quy trình đặc biệt.

Tại sao tôi vẫn nên dùng séc trong khi thanh toán điện tử nhanh hơn?
Dù thanh toán điện tử nhanh hơn, séc vẫn có những lợi thế riêng. Chúng cung cấp bằng chứng giấy tờ và xác nhận rõ ràng về thanh toán. Một số tổ chức—đặc biệt là cơ quan chính phủ, công ty tiện ích và doanh nghiệp cũ—vẫn yêu cầu hoặc ưu tiên séc. Séc còn cho phép bạn lên lịch thanh toán trước và được chấp nhận rộng rãi mà không cần người nhận có tài khoản hoặc ứng dụng thanh toán điện tử. Đối với các khoản thanh toán lớn hoặc giao dịch chính thức, séc vẫn là tiêu chuẩn chuyên nghiệp.

Nếu tôi viết sai một chỗ thì sao?
Nếu mắc lỗi, cách tốt nhất là hủy bỏ séc. Viết “VOID” lớn trên mặt trước rồi giữ lại để đối chiếu. Sau đó, viết séc mới. Không nên xóa hoặc sửa đổi thông tin trên séc vì dễ gây nghi ngờ gian lận. Séc đã bị hủy nên giữ lại trong hồ sơ để kiểm toán và xác minh.