Tất cả những điều bạn cần biết về viết và đổi séc trong năm 2024

Mặc dù cuộc cách mạng ngân hàng số đang diễn ra, séc vẫn là phương thức thanh toán còn khá phù hợp. Dù bạn đang thanh toán hóa đơn tiện ích, nhận lương, hay chuyển tiền giữa các tài khoản, việc biết cách viết séc đúng cách vẫn là một kỹ năng tài chính thiết yếu. Hướng dẫn toàn diện này bao gồm mọi thứ từ những kiến thức cơ bản đến kỹ thuật ủy nhiệm nâng cao.

Hiểu biết về các nguyên tắc cơ bản của séc: Ba số quan trọng

Trước khi bạn cầm bút viết séc, bạn cần nhận diện ba số quan trọng xuất hiện trên mọi séc do ngân hàng phát hành:

Số định tuyến ngân hàng là mã số duy nhất gồm chín chữ số được gán cho tổ chức tài chính của bạn. Bạn sẽ gặp số này mỗi khi thiết lập chuyển khoản trực tiếp, chuyển tiền qua ngân hàng điện tử hoặc thanh toán trực tuyến.

Số tài khoản của bạn là mã định danh thứ hai — đây là số tài khoản thanh toán cụ thể liên kết với số tiền của bạn. Nó xuất hiện cùng với số séc trên tài liệu.

Số séc là mã số theo thứ tự cho từng séc bạn viết ra. Bạn sẽ thấy nó ở góc trên bên phải và gần số tài khoản để tham khảo và theo dõi.

Quy trình hoàn chỉnh: Cách viết séc đúng cách

Viết séc có vẻ đơn giản, nhưng có nhiều chi tiết cần chú ý để đảm bảo tính hợp lệ và tránh gian lận. Dưới đây là các bước bạn cần thực hiện:

Bắt đầu với ngày tháng. Ở góc trên bên phải, ghi ngày hôm nay (hoặc ngày bạn gửi séc). Dấu thời gian này giúp người nhận hiểu khi nào khoản thanh toán được phát hành.

Xác định người nhận. Trên dòng “Pay to the Order of”, viết chính xác tên người, doanh nghiệp hoặc tổ chức nhận thanh toán. Độ chính xác rất quan trọng — xác minh tên hợp pháp đúng để tránh trì hoãn xử lý.

Thêm số tiền bằng số. Trong ô bên phải, viết số tiền đô la, đặt nó càng xa bên trái càng tốt. Điều này giúp ngăn chặn kẻ gian chèn thêm chữ số để làm tăng giá trị séc.

Viết rõ số tiền bằng chữ. Dưới dòng tên người nhận, viết rõ toàn bộ số tiền — ví dụ, “Hai trăm bốn mươi ba đô la và 26/100”. Nếu có sự khác biệt giữa số tiền bằng chữ và số, phiên bản bằng chữ sẽ có quyền pháp lý cao hơn.

Bao gồm ghi chú (tùy chọn nhưng khuyến nghị). Sử dụng dòng này để ghi mục đích thanh toán. Khi thanh toán hóa đơn, viết số tài khoản của bạn ở đây. Đối với thuế, bao gồm số An sinh xã hội của bạn. Điều này tạo ra một dấu vết tham khảo hữu ích.

Ký tên séc. Chữ ký của bạn ở góc dưới bên phải là yếu tố làm cho séc có tính pháp lý. Nếu không có chữ ký, séc sẽ không hợp lệ.

Ví dụ thực tế: Thanh toán hóa đơn điện

Giả sử công ty điện yêu cầu gửi séc qua thư để thanh toán. Hóa đơn của bạn ghi bạn nợ $113.97. Dưới đây là cách bạn điền séc chính xác:

Ghi ngày bạn gửi — ví dụ ngày 1 tháng 7 năm 2024. Trên dòng người nhận, viết “ABC Electric” (hoặc tên pháp lý của nhà cung cấp). Trong ô số tiền, nhập “$113.97” bắt đầu từ lề trái. Dưới đó, viết rõ: “Một trăm mười ba đô la và 97/100.” Trong dòng ghi chú, viết số tài khoản của bạn theo yêu cầu của công ty điện. Cuối cùng, kiểm tra mọi thứ chính xác và ký tên ở góc dưới bên phải.

Bảo vệ chính mình: Các thực hành tốt nhất về an ninh séc

Séc vẫn dễ bị gian lận nếu bạn không cẩn thận. Hãy tuân thủ các biện pháp bảo vệ sau:

Luôn dùng bút mực thay vì bút chì — mực không thể xóa hoặc chỉnh sửa. Không viết séc trống để người khác có thể điền vào sau. Không ký trước khi điền tên người nhận và số tiền. Tránh viết séc trả tiền “Cash” vì bất kỳ ai cũng có thể đổi lấy tiền mặt. Không để chỗ trống trên séc nơi có thể chỉnh sửa số tiền, đặc biệt là trong ô số tiền.

Bạn có thể viết séc cho chính mình không?

Có, hoàn toàn có thể. Nếu bạn cần tiền mặt hoặc muốn chuyển tiền giữa các tài khoản, chỉ cần viết tên của bạn trên dòng người nhận. Mặc dù các phương thức rút tiền khác nhanh hơn, nhưng cách này vẫn hợp pháp.

Ủy nhiệm séc: Hướng dẫn đầy đủ của bạn

Khi ai đó đưa cho bạn một séc, bạn phải ủy nhiệm nó trước khi gửi hoặc đổi lấy tiền mặt. Bước này xác minh bạn là người nhận dự định. Bạn sẽ ký mặt sau của séc ở dòng dành riêng (thường ghi “Endorse here”).

Phương pháp ủy nhiệm trống phổ biến nhất — chỉ cần ký tên bạn ở mặt sau. Sau đó, bạn nói với nhân viên ngân hàng muốn đổi lấy tiền mặt hay gửi vào tài khoản. Tuy nhiên, phương pháp này ít an toàn vì bất kỳ ai giữ séc đều có thể cố gắng đổi lấy tiền.

Phương pháp ủy nhiệm an toàn cung cấp sự bảo vệ tốt hơn. Viết “Chỉ để gửi vào tài khoản số XXXXXXXXX” rồi ký tên phía dưới, nằm trong khu vực ủy nhiệm. Tốt nhất, ký ngay trước khi gửi để giảm thời gian tiếp xúc.

Ủy nhiệm của bên thứ ba cho phép bạn chuyển séc cho người khác. Viết “Pay to the order of [Tên người]” và ký như bình thường. Tuy nhiên, không phải ngân hàng nào cũng chấp nhận phương pháp này — hãy kiểm tra trước.

Ủy nhiệm séc doanh nghiệp yêu cầu chữ ký của đại diện có thẩm quyền của công ty, thường kèm tên doanh nghiệp, chữ ký cá nhân, chức vụ và các hạn chế như “Chỉ để gửi vào tài khoản.”

Trường hợp nhiều người nhận phụ thuộc vào cách viết séc. Nếu ghi “Jane and John Doe,” cả hai đều phải ủy nhiệm. Nếu ghi “Jane or John Doe,” một trong hai có thể ủy nhiệm riêng.

Gửi tiền séc của bạn: Các lựa chọn có sẵn

Gửi tại quầy là đến ngân hàng, trình séc đã ủy nhiệm, xuất trình giấy tờ tùy thân như bằng lái xe.

Gửi qua ATM có tại nhiều ngân hàng và tổ chức tín dụng. Trước tiên, ủy nhiệm séc, sau đó chèn thẻ và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Một số ATM yêu cầu sử dụng phong bì đặc biệt.

Gửi qua điện thoại di động qua ứng dụng ngân hàng ngày càng phổ biến. Chụp ảnh mặt trước và mặt sau của séc đã ủy nhiệm, nhập số tiền, chọn tài khoản và gửi đi. Giữ nguyên séc gốc cho đến khi tiền vào tài khoản và bạn đã tiêu hủy nó.

Cách đặt hàng séc: Nhận bộ sưu tập của bạn

Nếu hết séc, có nhiều lựa chọn. Nhiều ngân hàng cung cấp dịch vụ đặt hàng trực tuyến qua cổng tài khoản — chỉ cần đăng nhập và tìm mục đặt hàng trong dịch vụ tài khoản. Bạn cần số séc hiện tại, số định tuyến, số tài khoản và mẫu thiết kế ưa thích.

Một số nhà cung cấp séc bên thứ ba cũng bán trực tiếp, nhưng bạn cần cung cấp thông tin ngân hàng và chỉ định số séc bắt đầu. Chi phí khác nhau tùy theo nhà cung cấp và thiết kế bạn chọn.

Ghi chép và đối chiếu hàng tháng

Theo dõi séc giúp tránh những sai sót tốn kém. Ghi lại số séc, ngày, người nhận, mô tả giao dịch và số tiền. Sử dụng sổ ghi chép, bảng tính hoặc ứng dụng ngân hàng để duy trì hồ sơ này.

Việc cân đối sổ ngân hàng hàng tháng (đối chiếu sổ ngân hàng) đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận và phát hiện bất kỳ sai lệch nào. Thói quen này giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính và tránh th overdraft.

Séc có ngày sau và thanh toán IRS

Viết séc có ngày sau (với ngày trong tương lai) thường hợp pháp, mặc dù luật pháp các bang có thể khác nhau. Việc đặt ngày sau đôi khi được dùng khi khoản thanh toán đến trước ngày đáo hạn hoặc khi số tiền hiện có không đủ.

Đối với thanh toán IRS, viết séc trả tiền “U.S. Treasury” (không phải IRS). Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại ban ngày, số An sinh xã hội hoặc EIN, năm thuế và mã số mẫu liên quan trên séc.

Các câu hỏi thường gặp

Tôi có thể gửi tiền tại ATM không? Nhiều ngân hàng cho phép. Hãy kiểm tra với ngân hàng của bạn và làm theo quy trình cụ thể của họ.

Nếu tên tôi bị sai chính tả trên séc tôi nhận được thì sao? Đầu tiên, ký tên theo chính tả sai, sau đó ký lại đúng chính tả để đáp ứng yêu cầu của ngân hàng.

Séc vẫn cần thiết không? Mặc dù thanh toán kỹ thuật số chiếm ưu thế, nhưng séc vẫn có giá trị trong một số tình huống và giao dịch, do đó kỹ năng viết séc vẫn còn phù hợp ngày nay.