Doanh nghiệp cần biết: Chi phí cố định và chi phí biến đổi là gì

Ai đang kinh doanh hoặc lên kế hoạch bắt đầu doanh nghiệp mới cần hiểu rõ các loại chi phí. Thuật ngữ “chi phí” được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh, nhưng không phải tất cả các chi phí đều có đặc điểm giống nhau. Việc phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi là điều cực kỳ quan trọng để lập kế hoạch tài chính, xác định giá bán và đưa ra quyết định đầu tư thông minh.

Tại sao việc phân loại chi phí lại quan trọng

Trước khi đi vào chi tiết, hãy hình dung tình huống này: Công ty của bạn đang trong giai đoạn doanh thu giảm còn một nửa. Bạn muốn giảm chi phí còn một nửa theo, nhưng điều đó có khả thi không? Không nhất thiết.

Công ty vẫn phải trả tiền thuê mặt bằng đầy đủ dù doanh số thấp, nhưng có thể giảm chi phí nguyên vật liệu khi sản lượng giảm. Sự khác biệt nằm ở việc hiểu rõ cấu trúc chi phí cố định và chi phí biến đổi của doanh nghiệp.

Chi phí cố định (Fixed Cost) là gì

Chi phí cố định hay còn gọi là Fixed Cost là các khoản chi mà doanh nghiệp phải trả bất kể sản xuất hoặc bán hàng bao nhiêu. Không quan trọng tháng này bán 1 sản phẩm hay 1000 sản phẩm, số tiền chi ra vẫn như cũ.

Đặc điểm chính của chi phí cố định

Chi phí cố định có các đặc điểm sau:

• Không liên quan đến khối lượng sản xuất - bạn sản xuất 0 hay 10.000 sản phẩm, chi phí này vẫn giữ nguyên
• Dễ dự đoán và ổn định - là dữ liệu rõ ràng để lập ngân sách
• Ảnh hưởng đến lợi nhuận trên mỗi đơn vị - khi doanh thu giảm, chi phí cố định phân bổ trên số lượng sản phẩm bán ít hơn, làm lợi nhuận trên mỗi đơn vị giảm đi

Ví dụ về chi phí cố định trong kinh doanh

Tiền thuê mặt bằng và nhà xưởng Dù công ty phát triển hay gặp khó khăn, tiền thuê vẫn phải trả đều hàng tháng cho chủ nhà.

Lương nhân viên cố định Nhân viên quản lý công ty, bảo hiểm cho nhân viên theo hợp đồng, tiền lương tháng vẫn giữ nguyên dù doanh thu tháng đó thấp.

Chi phí bảo hiểm doanh nghiệp Bảo hiểm chất lượng sản phẩm, bảo hiểm nhà xưởng, phí bảo hiểm theo hợp đồng dù có xảy ra rủi ro hay không.

Chi phí khấu hao tài sản Khi mua máy móc hoặc máy tính, chi phí khấu hao sẽ tính theo quy định kế toán hàng tháng, bất kể thiết bị có đang sử dụng hay không.

Lãi vay ngân hàng Nếu doanh nghiệp vay tiền ngân hàng, lãi vay phải trả theo hợp đồng dù doanh nghiệp có lỗ hay lãi.

Chi phí dịch vụ công cộng (Điện, Internet, Điện thoại) Một số khoản này có thể có phí cố định hàng tháng, dù bạn có sử dụng ít hay nhiều dịch vụ.

Chi phí biến đổi (Variable Cost) là gì

Khác với chi phí cố định, chi phí biến đổi sẽ thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất hoặc bán ra. Sản xuất nhiều hơn thì chi phí cao hơn, sản xuất ít hơn thì chi phí giảm xuống.

Đặc điểm của chi phí biến đổi

• Thay đổi theo khối lượng sản phẩm - mối quan hệ thường tỷ lệ thuận
• Dễ kiểm soát hơn - khi muốn giảm chi phí, có thể giảm sản lượng
• Ảnh hưởng đến điểm hòa vốn - chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị càng thấp, điểm hòa vốn càng thấp

Ví dụ về chi phí biến đổi trong kinh doanh

Nguyên vật liệu và thành phần Muốn làm 10 chiếc áo, cần số lượng vải, chỉ, nút theo số lượng đó. Làm 100 chiếc thì cần gấp 10 lần.

Tiền công trực tiếp Công nhân lắp ráp sản phẩm, thời gian làm việc phụ thuộc vào số lượng sản phẩm.

Chi phí đóng gói và bao bì Số lượng hàng cần gửi đi nhiều hơn thì cần nhiều hộp, nhãn mác, bao bì hơn.

Chi phí vận chuyển Sản phẩm nhiều hơn cần vận chuyển nhiều hơn, phát sinh chi phí nhiên liệu, tiền công vận chuyển, bảo hiểm vận chuyển.

Hoa hồng bán hàng Nhân viên bán hàng nhận hoa hồng theo doanh số, bán nhiều thì hoa hồng nhiều hơn.

Chi phí nguyên vật liệu, năng lượng sản xuất Nếu nhà máy dùng điện, khí đốt, thì lượng tiêu thụ tăng theo sản lượng, phần chi phí này là chi phí biến đổi.

So sánh chi phí cố định và chi phí biến đổi

Tổng hợp chi phí và phân tích chi phí tổng thể

Trong quản lý doanh nghiệp thực tế, chi phí cố định và chi phí biến đổi thường kết hợp thành chi phí tổng cộng. Hiểu rõ hoặc phân tích chi phí tổng giúp:

Xác định giá bán Phải đặt giá đủ cao để bù đắp cả chi phí cố định và biến đổi, đồng thời tạo lợi nhuận.

Lập kế hoạch sản xuất Biết cần bán bao nhiêu để bù đắp toàn bộ chi phí cố định (điểm hòa vốn).

Quyết định đầu tư Khi mua máy móc mới, cần tính xem giảm chi phí biến đổi có đủ để bù đắp chi phí cố định tăng thêm không.

Kiểm soát chi phí Xác định các khoản chi quá cao và tìm cách giảm thiểu.

Hiểu rõ các con số Khi doanh số thay đổi, lợi nhuận sẽ biến động nhiều hơn dự kiến do chi phí cố định phân bổ trên từng đơn vị.

Ví dụ thực tế về quản lý chi phí

Tưởng tượng ngắn gọn: Công ty ABC sản xuất giày thể thao

Tháng bình thường

• Sản xuất và bán 1.000 đôi
• Chi phí cố định: 50.000 บาท (Tiền thuê, lương, bảo hiểm)
• Chi phí biến đổi: 50.000 บาท (Nguyên vật liệu, công lao động)
• Tổng chi phí: 100.000 บาท
• Chi phí trên mỗi đôi: 100 บาท

Tháng doanh thu cao

• Sản xuất và bán 1.500 đôi
• Chi phí cố định: 50.000 บาท (Vẫn giữ nguyên)
• Chi phí biến đổi: 75.000 บาท (Tăng theo sản lượng)
• Tổng chi phí: 125.000 บาท
• Chi phí trên mỗi đôi: 83.33 บาท (Giảm!)

Tháng doanh thu thấp

• Sản xuất và bán 500 đôi
• Chi phí cố định: 50.000 บาท (Vẫn phải trả)
• Chi phí biến đổi: 25.000 บาท (Giảm theo sản lượng)
• Tổng chi phí: 75.000 บาท
• Chi phí trên mỗi đôi: 150 บาท (Tăng cao!)

Qua ví dụ này, rõ ràng thấy rằng chi phí trên mỗi đơn vị thay đổi theo sản lượng, mặc dù công suất sản xuất không đổi.

Cách quản lý chi phí tối ưu nhất

Với chi phí cố định

• Thương lượng với chủ nhà hoặc nhà cung cấp để giảm chi phí ban đầu
• Xem xét xem có cần thiết phải duy trì chi phí cố định đó hay không trước khi ký hợp đồng
• Tìm kiếm các giải pháp như chia sẻ không gian làm việc hoặc thuê ngoài để giảm chi phí cố định

Với chi phí biến đổi

• Tìm nhà cung cấp có giá tốt
• Tăng hiệu quả sản xuất để giảm hao hụt
• Cải thiện đóng gói, giảm chi phí vận chuyển
• Thường xuyên theo dõi tỷ lệ chi phí biến đổi so với doanh thu

Tóm lại

Sự khác biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi không chỉ là vấn đề kế toán mà còn là nền tảng của mọi quyết định kinh doanh. Hiểu rõ đặc điểm và hành vi của từng loại giúp bạn:

• Đặt giá cạnh tranh - không bán lỗ mà cũng không quá đắt
• Lập kế hoạch tài chính thông minh - biết cần bán bao nhiêu để ổn định
• Giảm chi phí có mục tiêu - biết chính xác nơi cần cắt giảm
• Đầu tư đúng hướng - cân nhắc lợi ích hợp lý

Mọi doanh nghiệp, dù nhỏ hay lớn, đều cần hiểu rõ cấu trúc chi phí của chính mình. Người làm được điều này sẽ xây dựng doanh nghiệp bền vững và sinh lợi. Người không hiểu có thể đầu tư sai chỗ, định giá sai, dẫn đến thất bại.