Cách Công Cụ Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Đang Chuyển Đổi Ngành Tài Chính

Nhu cầu ngày càng tăng về dịch vụ nhanh hơn, an ninh chặt chẽ hơn và trải nghiệm khách hàng liền mạch đã để lại rất ít chỗ cho các quy trình kém hiệu quả. Đó là lúc các công cụ quản lý quy trình kinh doanh xuất hiện. Là một phần trong nỗ lực chuyển đổi kỹ thuật số do các công ty tập trung vào đổi mới như Dassault Systèmes dẫn dắt, các công cụ quản lý quy trình kinh doanh đang định hình lại cách các ngân hàng, công ty fintech và công ty bảo hiểm tiếp cận sự xuất sắc trong hoạt động.

Nhu Cầu Về Các Quy Trình Thông Minh Hơn Trong Ngành Tài Chính

Dịch vụ tài chính không phải là một ngành đơn giản. Tuân thủ, xử lý tín dụng, phát hiện gian lận và quản lý vòng đời khách hàng là những hoạt động phức tạp, đa diện. Chúng yêu cầu sự đồng thuận từ nhiều bên liên quan, cả bên trong và bên ngoài công ty. Không công ty nào muốn vận hành các quy trình này bằng cách sử dụng các công cụ lỗi thời hoặc quy trình làm việc kém hiệu quả, nhưng nhiều công ty vẫn đang làm như vậy.

Đó là một vấn đề, nhưng không phải vấn đề chỉ riêng của CNTT hoặc chuyển đổi. Đó là một vấn đề kinh doanh. Sự kém hiệu quả có nghĩa là tăng thêm rủi ro, chu kỳ quyết định lâu hơn và, quan trọng nhất, giảm tính linh hoạt. Chờ đợi ngay cả vài phút quá lâu để phát hiện một giao dịch gian lận, xử lý một khoản vay, hoặc đưa ra một quyết định chiến lược có thể tiêu tốn hàng triệu.

Nhập vào phần mềm quản lý quy trình kinh doanh, được thiết kế để giải quyết vấn đề đó và nhiều vấn đề khác.

Công Cụ Quản Lý Quy Trình Kinh Doanh Là Gì?

Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM) cho phép các tổ chức lập bản đồ, thực hiện, theo dõi và cải thiện các quy trình kinh doanh trong một môi trường đã được xác định và có khả năng mở rộng. Không giống như các dự án tự động hóa riêng lẻ, các nền tảng BPM quan tâm đến vòng đời quy trình, xem công việc từ đầu đến cuối và theo dõi tiến độ trước khi quay lại và thêm các tinh chỉnh.

Đối với dịch vụ tài chính, các dự án này có thể bao gồm tự động hóa quy trình tiếp nhận khách hàng với các kiểm tra KYC (Biết Khách Hàng), chẳng hạn, theo dõi quy trình phê duyệt khoản vay và tự động hóa kiểm toán nội bộ. Mỗi hành động đều có thể theo dõi, giúp cải thiện sự giám sát của từng bước, giảm rủi ro lỗi do người dùng và đảm bảo các hoạt động tuân thủ các quy định về an ninh.

Tự Động Hóa Gặp Trách Nhiệm

Lợi ích lớn nhất của tài chính từ các bộ quản lý quy trình kinh doanh đến từ việc kết hợp tự động hóa với trách nhiệm. Với tất cả sự tôn trọng dành cho tự động hóa quy trình robot (RPA), tự động hóa dựa trên quy tắc như được cung cấp bởi BPM không chỉ đơn giản là hoàn thành các nhiệm vụ lặp đi lặp lại — mà là hoàn thành chúng trong bối cảnh đúng đắn.

Để minh họa, một BPM có thể tự động hóa quy trình thu thập tất cả các tài liệu cần thiết cho một đơn xin vay thế chấp. Nhưng nó cũng lưu ý tất cả các sự chấp thuận cần thiết, đánh dấu các điểm khác biệt và đảm bảo mỗi bước đều tuân thủ các quy định tài chính hiện hành. Điều này đặc biệt quan trọng trong một ngành mà sự minh bạch và truy xuất nguồn gốc là thiết yếu.

Theo một báo cáo của McKinsey & Company, các tổ chức tài chính chấp nhận tự động hóa và quản lý quy trình quy mô lớn có thể giảm chi phí lên đến 30% trong khi cải thiện điểm số sự hài lòng của khách hàng.

Phân Tích Thời Gian Thực và Quyết Định Dựa Trên Dữ Liệu

Bằng cách biến mọi quy trình thành kỹ thuật số và được quản lý tập trung, công nghệ BPM tạo ra một kho tàng dữ liệu có thể phục vụ như nền tảng cho việc ra quyết định. Một CFO có thể kéo lên một bảng điều khiển về thời gian quay vòng của khoản vay, hoặc xem các điều kiện tạo ra tín hiệu đỏ cho gian lận, hoặc thời gian trung bình để tiếp nhận một khách hàng mới, tất cả đều theo thời gian thực.

Dữ liệu này không chỉ giúp nội bộ trong việc quản lý hiệu suất. Nó cũng được đưa vào các cuộc kiểm toán tuân thủ, quan hệ nhà đầu tư và thông tin chiến lược. Trong một thế giới mà dữ liệu là đồng tiền mới, BPM cung cấp cho các công ty một tài sản hoàn toàn mới để kiếm tiền từ từng chỉ số hoạt động kinh doanh của họ.

Tuân Thủ và Quản Lý Rủi Ro, Được Xây Dựng Sẵn

Bất kể bạn ở đâu, dịch vụ tài chính vẫn có trọng số lớn nhất về các mối quan tâm tuân thủ. Từ GDPR đến Dodd-Frank, bối cảnh quy định vừa tinh vi vừa ít khoan dung hơn.

Các BPM cho phép các công ty tích hợp tuân thủ vào các hoạt động hàng ngày của họ, với các cấu trúc quản trị và kiểm soát sống bên trong các hộp của họ. Các quy tắc có thể yêu cầu và từ chối quyền truy cập tùy theo vai trò, theo dõi luồng tài liệu và lịch sử giao dịch, và tự động triệu tập sự trợ giúp nếu một quy trình vượt qua một ngưỡng nhất định hoặc vượt qua một ranh giới nhất định. Không chỉ cách tiếp cận này giúp các công ty giữ vững pháp luật, mà còn tạo điều kiện cho sự tự tin trong mối quan hệ của họ với khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan.

Tại Sao Các Công Cụ BPM Phù Hợp Với DNA Của Fintech

Các công ty fintech tự nhiên di chuyển nhanh chóng. Họ được xây dựng để phát triển nhanh chóng, phá vỡ các di sản cửa hàng vật lý trong khi phục vụ khán giả trên toàn thế giới. Nhưng khi các fintech mở rộng, các hoạt động của họ trở nên phức tạp hơn, và đó là khi các công cụ BPM nổi lên để đối mặt với thách thức.

Các bộ công cụ này được thiết kế để cho phép các công ty khởi nghiệp fintech phát triển lên và ra mà không mất đi vẻ ngoài linh hoạt của thương hiệu. Dù công ty đang tích hợp các quy trình tuân thủ qua các khu vực pháp lý hoặc định tuyến các yêu cầu dịch vụ khách hàng một cách liền mạch, một giải pháp BPM có thể giúp ổn định quy trình mà không trở nên cứng nhắc.

Bởi vì các công cụ này kết nối với rất nhiều công cụ và dịch vụ khác mà các công ty fintech hiện đại sử dụng — API, dịch vụ trò chuyện, dịch vụ đám mây, động cơ dự đoán sử dụng AI — chúng là bộ công cụ phù hợp cho DNA đã được sinh ra kỹ thuật số.

BPM Như Một Lợi Thế Cạnh Tranh

Ngày nay, các tổ chức tài chính đổi mới không còn nghĩ về BPM như một triển khai CNTT và văn phòng hậu cần. Họ coi đó là một lợi thế cạnh tranh. Với hệ thống BPM phù hợp, bạn có thể:

*   Mang các sản phẩm tài chính mới ra thị trường nhanh hơn
*   Tăng cường sự giữ chân với quy trình tiếp nhận và phục vụ nhanh chóng, mượt mà hơn
*   Giảm khối lượng công việc và sự tiếp xúc với rủi ro hoạt động và tuân thủ
*   Phát triển lên hoặc ra khi bạn mở rộng đến các hoạt động và dòng kinh doanh địa phương

Dù bạn là một ngân hàng toàn cầu bắt đầu hành trình chuyển đổi cốt lõi hay một công ty fintech 100 năm tuổi đang tìm cách tối ưu hóa các quy trình nội bộ của mình, một công cụ BPM là chìa khóa cho các quy trình tốt hơn, nhanh hơn và bền vững hơn.

Nhìn Về Phía Trước

Khi các hệ sinh thái tài chính trở nên phức tạp hơn và kỳ vọng của khách hàng tiếp tục tăng cao, trí tuệ quy trình sẽ phân tách các nhà lãnh đạo khỏi những người tụt lại phía sau. Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh cung cấp cơ sở hạ tầng cần thiết để thích ứng với sự thay đổi liên tục, cải thiện hiệu quả và tích hợp tuân thủ vào mọi lớp hoạt động.

Đối với các tổ chức có mục tiêu dẫn đầu trong bối cảnh đang phát triển này, các công cụ BPM không còn là tùy chọn. Chúng là cơ sở.