Jadi saya akhir-akhir ini berpikir—berapa banyak dari kita sebenarnya tahu berapa lama kita harus menyimpan laporan bank dan tagihan kita? Seperti, dulu saya hanya membuang semuanya ke dalam laci dan berpura-pura itu tidak ada, tapi itu bukan sistem, tahu?

Izinkan saya uraikan apa yang benar-benar penting di sini. Untuk laporan bank dan kartu kredit reguler Anda, Anda harus menyimpannya setidaknya selama satu tahun. Kebanyakan bank diwajibkan oleh hukum untuk menyimpan catatan selama lima tahun, jadi Anda selalu bisa meminta salinan jika Anda perlu kembali lebih jauh. Tapi begini—jika Anda beralih ke digital, yang jujur saja membuat hidup jauh lebih mudah, simpan juga salinan cadangan di tempat yang aman di pihak Anda.

Sekarang, jika Anda mengajukan pajak, di sinilah pentingnya. IRS bisa melakukan audit dalam tiga sampai tujuh tahun jika mereka merasa ada yang tidak beres, jadi simpan pengembalian pajak Anda minimal selama tujuh tahun. Dan itu berarti menyimpan semua dokumen pendukung Anda selama periode yang sama. Kita berbicara tentang W-2, 1099, laporan bank, laporan pialang—pokoknya apa saja yang mendukung apa yang Anda laporkan. Hal yang sama berlaku jika Anda mengklaim pengurangan. Katakan Anda memiliki kantor di rumah dan mengurangi tagihan utilitas—Anda harus menyimpan tagihan utilitas itu setidaknya selama tiga tahun untuk membuktikannya jika Anda pernah diaudit.

Cek yang dibatalkan? Simpanlah selama setahun kecuali terkait dengan pajak. Tagihan itu sendiri, biasanya Anda bisa membuangnya setelah sebulan atau lebih, tapi lagi—jika mendukung pengurangan—terutama tagihan utilitas untuk keperluan bisnis—simpan lebih lama.

Ini yang saya pelajari paling baik untuk menyimpan dokumen ini. Anda bisa beralih sepenuhnya ke digital dan menyimpan semuanya di penyimpanan cloud, yang nyaman karena Anda bisa mengaksesnya dari mana saja. Kebanyakan layanan cloud cukup aman dengan enkripsi dan firewall. Atau Anda bisa memindai dokumen penting dan menyimpannya di hard drive eksternal dengan perlindungan kata sandi. Kalau Anda orang lama seperti beberapa orang yang saya kenal, salinan kertas juga oke—cukup simpan di lemari berlock atau kotak tahan api agar tidak rusak atau dicuri.

Untuk dokumen yang sangat penting seperti polis asuransi, perjanjian hipotek, dan pengembalian pajak, pertimbangkan menyimpannya di brankas deposito. Ini layak untuk perlindungan ekstra karena mengganti barang ini bisa menjadi mimpi buruk.

Ketika akhirnya Anda membuang dokumen, jangan cuma dibuang ke tempat sampah. Gunakan penghancur kertas. Pencuri identitas suka mencari informasi pribadi di sampah, jadi hancurkan apa saja yang berisi data Anda—tagihan lama, laporan bank, kartu kredit, semuanya.

Menurut saya, kuncinya adalah menemukan sistem yang cocok untuk Anda dan benar-benar berpegang padanya. Ketahui apa yang perlu disimpan dan berapa lama, lalu simpan di tempat yang aman dan mudah diakses. Dengan begitu Anda tidak tenggelam dalam kekacauan kertas, tapi tetap punya semua yang Anda butuhkan saat musim pajak tiba atau Anda perlu memverifikasi sesuatu.