Então, tenho pensado nisso recentemente—quantos de nós realmente sabemos por quanto tempo devemos guardar os extratos bancários e as contas? Como, eu costumava simplesmente jogar tudo numa gaveta e fingir que não existia, mas isso não é realmente um sistema, sabes?

Deixa-me explicar o que realmente importa aqui. Para os teus extratos bancários e de cartão de crédito habituais, deves guardá-los por pelo menos um ano. A maioria dos bancos é obrigada por lei a manter os registos durante cinco anos, portanto, podes sempre pedir cópias se precisares de consultar mais tarde. Mas aqui está o ponto—se estiveres a passar para o digital, o que honestamente torna a vida muito mais fácil, guarda uma cópia de segurança num local seguro também.

Agora, se estás a fazer a declaração de impostos, é aqui que fica importante. A Receita Federal pode auditar-te dentro de três a sete anos se achar que algo está errado, por isso guarda as tuas declarações de impostos por pelo menos sete anos. E isso significa guardar todos os documentos de suporte pelo mesmo período. Estamos a falar de W-2, 1099, extratos bancários, extratos de corretoras—basicamente tudo o que comprova o que reportaste. O mesmo se aplica se estiveres a reclamar deduções. Por exemplo, se tens um escritório em casa e estás a deduzir contas de utilidades—precisas de guardar essas contas por pelo menos três anos para provar em caso de auditoria.

Cheques cancelados? Guarda-os por um ano, a menos que estejam ligados a impostos. As contas em si, geralmente podes deitar fora após um mês ou mais, mas, novamente, se suportam uma dedução—especialmente essas contas de utilidades para fins comerciais—guarda-as por mais tempo.

Aqui está o que aprendi que funciona melhor para guardar estas coisas. Podes optar pelo digital completo e guardar tudo na nuvem, o que é conveniente porque podes aceder de qualquer lugar. A maioria dos serviços de nuvem é bastante segura com encriptação e firewalls. Ou podes digitalizar documentos importantes e guardá-los num disco externo com proteção por palavra-passe. Se és mais tradicional, como algumas pessoas que conheço, cópias em papel também funcionam—basta guardá-las num arquivo trancado ou numa caixa à prova de fogo, para que não se danifiquem ou sejam roubadas.

Para documentos realmente importantes, como apólices de seguro, contratos de hipoteca e declarações de impostos, considera guardá-los numa caixa de segurança. Vale a pena a proteção extra, porque substituí-los é um pesadelo.

Quando finalmente decides deitar fora documentos, não os jogues no lixo. Usa uma trituradora. Os ladrões de identidade adoram encontrar informações pessoais no lixo, por isso destrói tudo o que tenha os teus dados—contas antigas, extratos bancários, cartões de crédito, tudo.

Na minha opinião, o segredo é encontrar um sistema que funcione para ti e realmente segui-lo. Sabe o que precisas de guardar e por quanto tempo, depois guarda-o num lugar seguro e acessível. Assim, não te encontras afogado em papelada, mas tens tudo o que precisas quando chega a época de declarar impostos ou precisas verificar alguma coisa.