Chỉ mới hiểu rõ hơn về chi phí trong kinh doanh thôi, thật ra nó dễ hơn nhiều so với những gì mình nghĩ vì chi phí kinh doanh chia thành hai loại chính có tầm quan trọng khác nhau.

Bắt đầu với chi phí cố định trước, đây là số tiền phải trả dù doanh nghiệp bán được nhiều hay ít, dù sản xuất hàng ngày hay không. Những chi phí này vẫn giữ nguyên, ví dụ như tiền thuê văn phòng, lương nhân viên cố định, phí bảo hiểm, chi phí xây dựng và thiết bị, hoặc lãi vay ngân hàng, được thanh toán định kỳ hàng tháng hoặc hàng năm. Chi phí cố định gồm những khoản này, do đó là gánh nặng phải gánh suốt thời gian.

Điều làm cho chi phí cố định quan trọng là nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định về giá cả. Nếu tính không cẩn thận, có thể đặt giá quá thấp dẫn đến lỗ, cần tính toán để đảm bảo giá bán bao gồm đủ chi phí cố định cộng các chi phí khác và vẫn còn lợi nhuận.

Còn chi phí biến đổi thì sao? Nó hoàn toàn ngược lại. Chi phí này thay đổi theo khối lượng sản xuất hoặc bán hàng. Càng bán được nhiều, chi phí càng cao; càng bán ít, chi phí càng thấp. Ví dụ như chi phí nguyên vật liệu, lao động trực tiếp, năng lượng sản xuất, bao bì, vận chuyển hoặc hoa hồng bán hàng.

Điểm khác biệt quan trọng là chi phí cố định ổn định, giúp dễ dàng lập kế hoạch ngân sách hơn; còn chi phí biến đổi linh hoạt hơn, có thể điều chỉnh theo nhu cầu. Đôi khi công ty đầu tư vào máy móc để giảm chi phí lao động biến đổi, đổi lại là tăng chi phí cố định tổng thể nhưng giảm chi phí biến đổi.

Phân tích cả hai loại chi phí này cùng nhau giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn, dù là về định giá, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ nguồn lực hay đánh giá lợi nhuận từ đầu tư. Nếu hiểu rõ cấu trúc chi phí như thế này, sẽ biết cần làm gì để doanh nghiệp phát triển bền vững.