Chỉ mới nhận ra nhiều người thực sự không hiểu rõ sự khác biệt giữa cách họ nên theo dõi tiền của mình như thế nào. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc quản lý tài chính cá nhân, phương pháp kế toán bạn chọn thực sự quan trọng hơn nhiều so với những gì hầu hết mọi người nhận thức được.

Vậy kế toán dựa trên tiền mặt là gì? Cơ bản, đó là ghi nhận tiền trong tài khoản của bạn chỉ khi nó thực sự vào tài khoản ngân hàng hoặc rời khỏi ví của bạn. Bạn bán một thứ gì đó, khách hàng trả tiền, bạn ghi nhận. Bạn thanh toán một hóa đơn, bạn ghi nhận. Chỉ vậy thôi. Đơn giản như vậy.

Tại sao nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ và cá nhân lại sử dụng phương pháp này? Bởi vì nó đơn giản. Bạn không phải lo lắng về các hóa đơn đang chờ xử lý hoặc cố gắng dự đoán những gì có thể xảy ra. Bạn nhìn thấy những gì bạn có ngay bây giờ. Không cần điều chỉnh phức tạp, không cần thuê kế toán đắt tiền để quản lý mọi thứ. Bạn thậm chí có thể tự làm điều đó bằng một bảng tính nếu muốn. Thêm vào đó, có một lợi thế thuế thực sự ở đây - bạn có thể trì hoãn ghi nhận thu nhập cho đến khi tiền thực sự đến, điều này có thể giúp tình hình thuế của bạn.

Nhưng đây là nơi trở nên phức tạp. Kế toán dựa trên tiền mặt có một số điểm mù nghiêm trọng. Giả sử bạn gửi một hóa đơn lớn nhưng khách hàng chưa thanh toán. Trên giấy tờ, tình hình tài chính của bạn trông tồi tệ hơn nhiều so với thực tế. Số tiền chưa thanh toán đó không xuất hiện trong hồ sơ của bạn. Đối với các giao dịch lớn hơn, điều này thực sự có thể làm méo mó cách mà doanh nghiệp của bạn trông có vẻ khỏe mạnh. Bạn cũng không thể dễ dàng dự đoán những gì sắp tới vì bạn chỉ nhìn vào những gì đã xảy ra.

So sánh với kế toán dồn tích, đó là phương pháp mà các doanh nghiệp lớn hơn sử dụng. Với dồn tích, bạn ghi nhận doanh thu khi bạn kiếm được nó, không phải khi bạn nhận được tiền. Cũng vậy với chi phí. Nó cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng hơn về tình hình tài chính thực tế của bạn theo thời gian, nhưng cũng phức tạp hơn nhiều và đòi hỏi kiến thức kế toán nghiêm túc.

Đối với các hoạt động nhỏ và cá nhân, kế toán dựa trên tiền mặt vẫn hợp lý vì tính đơn giản và khả năng theo dõi dòng tiền theo thời gian thực. Chỉ cần biết rằng nếu bạn xử lý các giao dịch tín dụng lớn hoặc hóa đơn phức tạp, bạn có thể bỏ lỡ các tín hiệu tài chính quan trọng. Đáng để suy nghĩ về phương pháp nào phù hợp với tình hình của bạn hơn là chỉ chọn theo cách dễ nhất.