Bạn có bao giờ để ý rằng một số công ty tuân thủ ngân sách của họ bất kể điều gì xảy ra, trong khi những công ty khác liên tục điều chỉnh không? Đó là sự khác biệt giữa ngân sách cố định và ngân sách linh hoạt, và thành thật mà nói, cả hai phương pháp đều có những đánh đổi khá khác nhau.

Vì vậy, đây là cách hoạt động của ngân sách cố định: một công ty đặt ra ngân sách vào đầu năm dựa trên dự đoán về thu nhập và chi tiêu của họ, sau đó họ gần như khóa chặt nó lại. Nếu họ đã kiếm được 2 triệu đô la năm ngoái, họ dự tính cho 2 triệu đô la năm nay và giữ nguyên con số đó. Công ty theo dõi mọi thứ so với kế hoạch ban đầu đó suốt cả năm, để ý đến cái gọi là chênh lệch ngân sách - tức là khoảng cách giữa số tiền họ dự định chi tiêu và số tiền họ thực sự chi tiêu.

Khi bạn đạt doanh thu cao hơn mong đợi, đó là một chênh lệch thuận lợi. Nhưng nếu bạn dự kiến 2 triệu đô la và chỉ đạt 1,5 triệu đô la? Đó là chênh lệch không thuận lợi. Rất đơn giản.

Bây giờ, lợi ích của ngân sách cố định là có thật. Thứ nhất, nó dễ quản lý - bạn thiết lập một lần và theo dõi mà không cần liên tục điều chỉnh mọi thứ. Bạn cũng có được khả năng nhìn rõ ràng về nơi tiền của bạn đang đi và nơi bạn có thể bị lệch hướng. Phân tích chênh lệch đó có thể cho bạn biết liệu bạn đang đánh giá thấp chi phí hoặc đánh giá quá cao doanh thu, điều này giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn lần sau. Thêm vào đó, vì không có sự linh hoạt tích hợp để chi tiêu quá mức, nó buộc bạn phải có kỷ luật trong các quyết định chi tiêu.

Nhưng đây là điểm mấu chốt - và đó là một vấn đề lớn. Vấn đề lớn nhất của ngân sách cố định chính là chính điều làm cho nó đơn giản: nó không thích nghi. Nếu doanh số của bạn tăng đột biến, bạn không thể phân bổ thêm nguồn lực để tận dụng điều đó. Nếu bạn phát hiện ra một lĩnh vực gặp khó khăn cần đầu tư, bạn sẽ bị mắc kẹt. Sự cứng nhắc này thực sự có thể làm tổn hại doanh thu của bạn về lâu dài. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập hoặc doanh số của bạn dao động nhiều qua các năm, việc thiết lập một ngân sách cố định vững chắc trở nên khó hơn nhiều. Nó phù hợp nhất với các công ty có doanh thu và chi phí dự đoán được, ổn định.

Kết luận: ngân sách cố định là một công cụ vững chắc nếu doanh nghiệp của bạn ổn định và dự đoán được. Nhưng nếu bạn hoạt động trong thị trường biến động hoặc đang trong giai đoạn tăng trưởng, bạn có lẽ cần một thứ gì đó linh hoạt hơn để theo kịp thực tế.