昨年の洪水で重要な書類を失った人と話をしたばかりで、ふと考えさせられました — 実際に私たちの何人が書類を守るための計画を持っているのでしょうか？火災、嵐、洪水はますます頻繁に起こっており、正直なところ、多くの人は備えができていません。

調査を始めてみると、実はあまり手間をかけずにできることがたくさんあることに気づきました。最初にすべきことは、何が本当に重要かを見極めることです。再発行が難しい、または役所に連絡して再発行を依頼しなければならないもの — 出生証明書、パスポート、不動産の権利書、保険証書などです。健康記録、金融明細、家族写真も含まれます。リストは思ったより長いです。

今私がやっているのは、すべての書類のデジタルコピーをクラウドに保存することです。Googleドライブ、Dropbox、あなたに合ったサービスを使ってください。写真を撮る、書類をスキャンする、アップロードする。災害が起きて原本を失っても、バックアップがあれば安心です。ある保険代理店も、年に一度、家の中を簡単に動画で撮影することを勧めています — 携帯電話を使って数分間撮影し、それをクラウドに保存します。請求があったときに、所有していたものの証拠になります。

物理的な保管については、心配しているリスクに応じて選択肢があります。耐火書類ケースは高価ではありません — 50ドル未満で手に入るものもありますし、防水機能付きもあります。火災が主な心配事なら、しっかりした保護になります。中には耐火書類ケースに防水プラスチック袋を入れる人もいます。複数のリスクに対応したい場合は、銀行の貸金庫が便利ですが、注意点もあります — パスポートのように急ぎで必要になるものは入れないことです。高い棚に防水のプラスチック容器を置くのも一つの方法です。火災には効果がありませんが、水害や配管の破裂にはかなり効果的です。冷凍庫をバックアップとして使う人もいます — 水密で冷却効果もありますが、しばらくすると書類にカビが生えることもあるそうです。

一番大事なのは、何かを選んで実行に移すことです。ほとんどの人は、何か問題が起きるまでシステムを持っていません。重要なものをデジタル化し、自分のリスクに合った保管方法を選びましょう。そして、年に一度見直すだけです。それだけで十分です。