Baru sadar berapa banyak laporan bank dan tagihan yang menumpuk di laci saya. Sudah berpikir tentang apakah saya harus menyimpan semuanya atau membuang sebagian besar. Ternyata, ada sistem untuk ini.

Jadi inilah yang saya pelajari: Anda benar-benar hanya perlu menyimpan laporan bank dan kartu kredit selama sekitar satu tahun. Setelah itu, kebanyakan orang bisa mengaksesnya secara digital dari bank mereka. Tapi yang perlu diingat—jika Anda berurusan dengan hal-hal terkait pajak, Anda harus berpikir lebih besar. IRS bisa melakukan audit hingga tujuh tahun ke belakang jika mereka mencurigai sesuatu, jadi simpan pengembalian pajak dan dokumen pendukungnya (termasuk laporan bank) selama jendela tujuh tahun tersebut. Itu mencakup hal-hal seperti W-2, 1099, sumbangan amal, pengeluaran medis, dan ya, bahkan tagihan utilitas jika Anda mengklaim pengurangan kantor di rumah.

Untuk cek yang dibatalkan, satu tahun biasanya cukup kecuali terkait dengan pajak Anda. Tagihan serupa—sebagian besar kwitansi tagihan bisa dibuang setelah satu bulan, tetapi di sinilah pentingnya berapa lama menyimpan tagihan utilitas: jika Anda menggunakan pengeluaran utilitas tersebut untuk keperluan pajak, simpan setidaknya selama tiga tahun. Logika yang sama berlaku.

Sekarang, tentang penyimpanan. Dulu saya hanya menyimpan semuanya di lemari arsip, tapi itu berisiko. Kertas bisa hilang atau rusak. Banyak orang sekarang beralih ke digital, yang masuk akal. Anda bisa menyimpan salinan di cloud atau di hard drive eksternal dengan perlindungan kata sandi. Beberapa orang melakukan keduanya—memindai dokumen penting dan menyimpan aslinya di brankas atau kotak pengaman. Itu mungkin langkah paling aman untuk hal-hal yang sangat penting seperti polis asuransi, perjanjian hipotek, atau pengembalian pajak.

Ketika Anda siap membuang dokumen lama, jangan hanya membuangnya ke tempat sampah. Pencurian identitas itu nyata. Hancurkan apa pun yang berisi informasi pribadi. Butuh lima menit dan menghemat banyak masalah di kemudian hari.

Intinya: bersikap strategis tentang apa yang Anda simpan dan berapa lama. Anda akan mengurangi kekacauan sekaligus memastikan Anda memiliki apa yang dibutuhkan jika ada masalah dengan IRS atau keuangan Anda.