Jadi saya baru saja membantu banyak bisnis mengatur setup CRM mereka akhir-akhir ini, dan jujur saja, sangat mengejutkan berapa banyak perusahaan yang masih mengelola data pelanggan di sekitar lima spreadsheet dan platform berbeda. Ini berantakan. Masalahnya, begitu Anda benar-benar menerapkan perangkat lunak CRM yang layak, semuanya berubah. Tim Anda berhenti membuang waktu mencari informasi dan mulai benar-benar menjual.

Izinkan saya menjelaskan apa yang saya lihat berhasil untuk berbagai bisnis. CRM pada dasarnya memusatkan semua data pelanggan Anda di satu tempat, yang terdengar sederhana tetapi benar-benar transformatif. Alih-alih memiliki perwakilan penjualan, tim pemasaran, dan tim dukungan semuanya beroperasi dalam silo, semua orang bekerja dari buku pedoman yang sama. Anda mendapatkan visibilitas yang lebih baik tentang di mana kesepakatan berada dalam pipeline Anda, pelanggan mana yang paling berharga, dan di mana tim Anda sebenarnya mengalami kesulitan.

Manfaat nyata yang saya perhatikan adalah peningkatan produktivitas. Ketika data Anda terorganisir dan mudah diakses, tim Anda menghabiskan jauh lebih sedikit waktu untuk pekerjaan administratif dan jauh lebih banyak waktu untuk berinteraksi langsung dengan pelanggan. Tim dukungan Anda dapat menarik riwayat interaksi lengkap pelanggan dalam hitungan detik. Perwakilan penjualan Anda tahu persis prospek mana yang layak dikejar. Pemasaran dapat melihat kampanye mana yang benar-benar menghasilkan konversi. Ini bukan hanya tentang memiliki informasi—ini tentang memiliki informasi yang tepat di waktu yang tepat.

Sekarang, ada tiga jenis contoh perangkat lunak CRM yang harus Anda pertimbangkan, tergantung pada apa yang sebenarnya dibutuhkan bisnis Anda. Yang pertama adalah CRM operasional. Ini adalah mesin utama Anda—pikirkan Salesforce, Pipedrive, Insightly. Mereka dibangun sebagai pusat utama untuk menyimpan data pelanggan dan prospek, melacak di mana semua orang berada dalam siklus penjualan Anda, mengelola tiket dukungan, mengotomatisasi alur kerja pemasaran. Intinya, jika Anda perlu mengatur operasi harian dan memastikan tidak ada yang terlewat, inilah yang Anda cari.

Lalu ada CRM analitik seperti HubSpot, Zendesk, dan Zoho. Ini lebih tentang memahami data Anda. Mereka dilengkapi gudang data dan alat analitik yang memungkinkan Anda menyelami tren, meramalkan kinerja di masa depan, dan benar-benar melihat bagian mana dari bisnis Anda yang berjalan dan mana yang tidak. Saya pernah melihat tim penjualan menggunakan ini untuk mengetahui anggota tim mana yang benar-benar unggul, saluran pemasaran mana yang menghasilkan prospek terbaik, dan seberapa cepat tim dukungan mereka merespons masalah. Wawasan yang didapat sangat solid.

Jenis ketiga adalah CRM kolaboratif—Microsoft Dynamics 365, Sage CRM, SugarCRM—dan ini dirancang khusus agar tim Anda bisa bekerja sama tanpa harus bolak-balik terus-menerus. Semua orang melihat interaksi pelanggan yang sama, Anda bisa menugaskan tugas langsung di sistem, dan tidak ada yang hilang dalam celah komunikasi.

Ini yang saya katakan kepada orang-orang saat mereka mengevaluasi contoh perangkat lunak CRM untuk bisnis mereka sendiri. Pertama, pikirkan apa yang sebenarnya rusak saat ini. Apakah Anda kehilangan prospek karena tindak lanjut terlewat? Maka Anda membutuhkan sesuatu yang mengelola alur kerja prospek. Apakah ramalan penjualan Anda sering meleset? Anda mungkin membutuhkan analitik yang lebih baik. Apakah tim Anda sering menduplikasi pekerjaan karena mereka tidak tahu apa yang dilakukan orang lain? Itu masalah kolaborasi.

Selain CRM inti, perhatikan integrasi apa yang penting bagi Anda. Integrasi email sangat penting—Anda ingin akses cepat ke template dan data kontak langsung dari kotak masuk Anda. Sinkronisasi kalender sangat membantu untuk mencatat pertemuan. Jika Anda melakukan pemasaran media sosial, Anda ingin melacak mention dan menjadwalkan posting dari CRM Anda. Integrasi chat langsung benar-benar efektif untuk menangkap prospek secara real-time. Integrasi e-commerce adalah hal yang wajib jika Anda menjual produk dan ingin melihat riwayat pembelian bersamaan dengan data pelanggan. Perekaman panggilan telepon dan video juga semakin penting.

Satu hal yang mengejutkan saya adalah betapa bervariasinya harga. Anda bisa mendapatkan setup CRM dasar seharga sekitar $12 per bulan, tetapi solusi enterprise bisa mencapai $3.200 atau lebih tergantung berapa banyak pengguna dan fitur apa yang Anda butuhkan. Beberapa penyedia menawarkan tier gratis dengan fungsi terbatas, yang layak dicoba sebelum Anda berkomitmen. Keputusan antara membeli CRM yang sudah ada atau membangun sesuatu yang kustom biasanya bergantung pada apakah Anda bisa menemukan sesuatu yang siap pakai dan benar-benar sesuai workflow Anda. Kebanyakan waktu Anda bisa, dan pembangunan kustom biasanya tidak sepadan biaya pengembangannya kecuali Anda punya kebutuhan yang sangat spesifik.

Cloud-based versus on-premise adalah pertimbangan lain. CRM berbasis cloud memungkinkan Anda login dari mana saja, yang sangat penting untuk tim jarak jauh. On-premise berarti data Anda tetap lokal, tetapi Anda harus berada di lokasi tertentu atau perangkat tertentu. Untuk kebanyakan bisnis, cloud jauh lebih masuk akal.

Intinya adalah ini: jika Anda tidak menggunakan contoh perangkat lunak CRM untuk memandu cara Anda memilih, Anda mungkin terlalu rumit dalam prosesnya. Lihat apa yang dilakukan pemimpin pasar, cari yang sesuai dengan masalah utama Anda, dan uji coba sebelum benar-benar berkomitmen. CRM yang tepat tidak hanya akan mengatur data Anda—tetapi benar-benar mengubah cara tim Anda beroperasi. Itu layak untuk diinvestasikan.