لقد أدركت للتو كم تتراكم من كشوف حسابات بنكية وفواتير في درجتي. كنت أفكر فيما إذا كان يجب أن أحتفظ بجميعها أو أرمِ معظمها. اتضح أن هناك نظامًا لذلك.

إذن إليك ما تعلمته: أنت حقًا بحاجة إلى الاحتفاظ بكشوف الحسابات البنكية وبطاقات الائتمان لمدة عام تقريبًا. بعد ذلك، يمكن لمعظم الناس الوصول إليها رقميًا من خلال البنك الخاص بهم. لكن الأمر هنا—إذا كنت تتعامل مع أي شيء متعلق بالضرائب، عليك أن تفكر بشكل أكبر. يمكن لمصلحة الضرائب أن تدقق حساباتك حتى سبع سنوات إذا اشتبهت في شيء، لذا احتفظ بإقراراتك الضريبية والوثائق الداعمة (بما في ذلك كشوف الحسابات البنكية) لمدة تلك الفترة الكاملة. هذا يشمل أشياء مثل نماذج W-2، 1099، التبرعات الخيرية، النفقات الطبية، ونعم، حتى فواتير الخدمات إذا كنت تطالب بخصم مكتب المنزل.

بالنسبة للشيكات الملغاة، عادةً يكفي سنة واحدة إلا إذا كانت مرتبطة بضرائبك. الفواتير مماثلة—معظم فواتير الإيصالات يمكن التخلص منها بعد شهر، لكن هنا يهم كم من الوقت تحتفظ بفواتير المرافق: إذا كنت تستخدم تلك النفقات لأغراض ضريبية، احتفظ بها لمدة لا تقل عن ثلاث سنوات. نفس المنطق ينطبق.

أما عن التخزين، كنت أحتفظ بكل شيء في خزانة ملفات، لكن ذلك محفوف بالمخاطر. الورق يمكن أن يُفقد أو يتلف. الكثير من الناس يتحولون الآن إلى الرقمية، وهو أمر منطقي. يمكنك تخزين النسخ في السحابة أو على قرص صلب خارجي بكلمة مرور. بعض الأشخاص يفعلون كلا الأمرين—يمسحون المستندات المهمة ويحتفظون بالأصول في مكان آمن أو صندوق قفل. هذا ربما يكون الخيار الأكثر أمانًا للأشياء الحساسة جدًا مثل وثائق التأمين، اتفاقيات الرهن العقاري، أو الإقرارات الضريبية.

عندما تكون مستعدًا للتخلص من المستندات القديمة، لا تلقيها في سلة المهملات فقط. سرقة الهوية حقيقية. قم بتمزيق أي شيء يحتوي على معلومات شخصية. يستغرق خمس دقائق ويوفر عليك الكثير من المتاعب لاحقًا.

الملخص: كن استراتيجيًا بشأن ما تحتفظ به ومدة الاحتفاظ به. ستقلل الفوضى مع ضمان أن لديك ما تحتاجه إذا حدث شيء مع مصلحة الضرائب أو أموالك.