Hãy nói về các lớp ngữ cảnh dùng chung, thường được gọi là “bộ não công ty”.

Để trả lời các câu hỏi khó về công ty của bạn như:
“X đúng điều gì, từ khi nào, theo ai, và các tài khoản bất đồng ở điểm nào?”

Bạn cần một lớp ngữ cảnh được suy ra như một lớp sự thật có thể trích dẫn, nằm trên tất cả các trao đổi và tài liệu của bạn.

Đó là hệ thống ghi nhận (system of record) về những gì công ty hoặc tổ chức “biết”, khác với các hệ thống ghi nhận chứa kết quả đầu ra từ công việc đã được thực hiện.

Chẳng hạn, Jack trong kế toán biết vì sao một hóa đơn nhà cung cấp đã được thanh toán dù không khớp với PO (lệnh mua), trong khi hệ thống kế toán chỉ chứa các phần dữ liệu — PO và khoản thanh toán.

Vì vậy, nếu bạn muốn biết “vì sao chúng ta thanh toán số tiền khác với số tiền trên PO” thì bạn phải hỏi Jack.

Trừ khi bạn có một lớp ngữ cảnh dùng chung được kết nối với các cuộc hội thoại Slack và email, thể hiện rõ việc Jack đã xác nhận với quản lý nghiệp vụ rằng đơn hàng đã được thay đổi và việc thanh toán đã được phê duyệt.

Để lớp ngữ cảnh dùng chung hữu ích, nó phải được dựa trên bằng chứng, có khả năng chỉ ra mâu thuẫn, và thay thế các “sự thật cũ” bằng thông tin mới.

Nó cần trả lời:
- Ai là người này? Jack của kế toán, không phải Jack của Engineering
- Trạng thái hiện tại là gì? PO không khớp với hóa đơn và không thể thanh toán cho đến khi được xử lý
- Tài khoản bất đồng ở đâu? PO gốc được Jane phê duyệt qua email, nhưng lệnh thay đổi được Bob yêu cầu trên Slack
- Có gì thay đổi? Bob cần tăng số lượng chỗ ngồi để bao gồm thêm một nhóm

Các hệ thống dựa trên việc truy xuất sẽ không đáng tin cậy cho các câu hỏi như vậy. Chúng giỏi trong việc tìm văn bản, nhưng không tốt lắm trong việc giải quyết các yêu cầu như “vì sao hóa đơn này đã được thanh toán dù không khớp với PO?”.

Kiến trúc cho một lớp ngữ cảnh dùng chung hoạt động đúng cần tính đến:
1. Bằng chứng — dữ liệu thô, có nguồn
2. Sự thật — các thực thể và tuyên bố trong công ty
3. Phán đoán — cách suy luận dựa trên bằng chứng và sự thật
4. Quyền truy cập — AI có thể suy luận trên bằng chứng và sự thật nào

Tất nhiên, đây là phần chia đơn giản vì việc xây dựng một lớp ngữ cảnh dùng chung đáng tin cậy có thể khá phức tạp. Nhưng nếu bạn làm đúng, nó sẽ đóng vai trò nền tảng cho tự động hóa quy trình làm việc.

Jack trong Kế toán không cần phải đi tìm Jane và Bob để xác định liệu hóa đơn có nên được thanh toán hay không — một tác nhân (agent) có thể làm điều đó, và Jack có thể tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn như lập kế hoạch và phân tích.

Điểm mấu chốt là, nếu bạn muốn tự động hóa quy trình làm việc và triển khai các tác nhân vượt ra ngoài giai đoạn thử nghiệm (pilots), bạn cần tập trung trước vào một lớp ngữ cảnh dùng chung để các tác nhân có thông tin đáng tin cậy để hành động.