Tuần trước, tôi đã nói chuyện với chủ doanh nghiệp nhỏ. Anh ấy nói rằng không biết tại sao chi phí của mình lại cao đến mức không có lợi nhuận. Tôi hỏi anh ấy có phân biệt chi phí ra để xem hay chưa. Hóa ra anh ấy chưa từng làm điều đó. Đó chính là vấn đề của phần lớn doanh nghiệp: không phải là chi phí cao, mà là không hiểu rõ chi phí thực sự.

Mọi doanh nghiệp đều phải trả hai loại chi phí, đó là chi phí cố định không đổi dù bán được hay không, và chi phí biến đổi theo khối lượng bán hàng. Nếu bạn hiểu rõ sự khác biệt này, bạn sẽ quản lý doanh nghiệp một cách thông minh hơn nhiều người khác.

Bắt đầu với chi phí cố định trước. Đây là các khoản chi phí mà công ty phải trả hàng tháng, hàng năm, không quan trọng bán được bao nhiêu. Tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, bảo hiểm, lãi vay, tất cả đều là chi phí cố định. Doanh nghiệp phải trả chúng dù hoạt động có bận rộn hay yên tĩnh. Tầm quan trọng của việc hiểu rõ chi phí cố định là nó giúp bạn định giá sản phẩm chính xác. Nếu bạn không biết chi phí cố định là bao nhiêu, bạn sẽ không biết cần bán bao nhiêu để hòa vốn.

Ngược lại với chi phí cố định, chi phí biến đổi là các khoản chi phí thay đổi theo khối lượng sản xuất hoặc bán hàng. Càng bán nhiều, chi phí biến đổi càng tăng. Càng bán ít, chi phí biến đổi càng giảm. Chi phí biến đổi gồm nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, bao bì, vận chuyển, hoa hồng bán hàng. Tất cả đều liên quan trực tiếp đến sản xuất và bán hàng.

Tại sao phải phân biệt hai loại chi phí này? Bởi vì nó giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn. Ví dụ, nếu bạn biết chi phí cố định cao, bạn có thể nghĩ cách giảm chúng hoặc cần tăng doanh số để bù đắp chi phí đó. Nếu bạn biết chi phí biến đổi chiếm phần lớn tổng chi phí, bạn có thể tìm cách giảm nguyên vật liệu hoặc nhân công.

Phân tích hai loại chi phí này cùng nhau gọi là phân tích chi phí hỗn hợp. Đây là công cụ rất mạnh mẽ, giúp bạn nhìn toàn diện về tổng chi phí của doanh nghiệp. Dùng nó để định giá, lập kế hoạch sản xuất, phân bổ nguồn lực và đánh giá khả năng cạnh tranh.

Thực ra, nếu bạn hiểu rằng chi phí biến đổi là phần dễ kiểm soát nhất, còn chi phí cố định là phần cần lập kế hoạch dài hạn, bạn sẽ biết phải làm gì để doanh nghiệp phát triển và tồn tại trên thị trường. Quản lý chi phí tốt không phải là điều phức tạp như bạn nghĩ. Nó chỉ đơn giản là phân biệt rõ ràng và đưa ra quyết định có suy nghĩ.