Chi phí cố định và chi phí biến đổi: Sự khác biệt và cách quản lý thành thạo cho các nhà doanh nghiệp

Tại sao phải hiểu chi phí cố định (Fixed Cost) sâu sắc

Trong việc điều hành doanh nghiệp, có nhiều loại chi phí khác nhau phải đối mặt, và việc hiểu rõ hành vi của những chi phí đó là chìa khóa để đưa ra quyết định kinh doanh thông minh. Chi phí cố định, hay còn gọi là Fixed Cost, là một trong những thành phần quan trọng nhất vì nó không phụ thuộc vào việc bạn sản xuất hoặc bán được nhiều hay ít sản phẩm. Nó vẫn phải trả dù sao.

Fixed Cost có tác động lớn đến việc xác định giá sản phẩm hoặc dịch vụ, lập kế hoạch ngân sách và đánh giá điểm hòa vốn. Quản lý chi phí cố định một cách thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể duy trì sự ổn định tài chính và tăng trưởng bền vững trong dài hạn.

Chi phí cố định (Fixed Cost) hay Fixed Cost là gì

Chi phí cố định hay Fixed Cost (Fixed Cost) là những khoản chi tiêu không thay đổi, dù doanh nghiệp của bạn phát triển hay thu hẹp đến mức nào. Đó là chi phí bạn phải trả mỗi tháng, mỗi năm mà không có điều kiện gì cả, ngay cả khi trong một số ngày hoặc một số tháng doanh nghiệp của bạn có thể không có doanh số bán hàng nào.

Điều khiến Fixed Cost khác biệt với các loại chi phí khác là sự ổn định và tính dự đoán được của nó. Người quản lý doanh nghiệp có thể biết trước rằng trong bốn mươi năm ngày tới sẽ phải trả tiền thuê nhà bao nhiêu hoặc phải trả lương nhân viên bao nhiêu. Khả năng dự đoán này giúp doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tài chính tốt hơn.

Những đặc điểm nổi bật của chi phí cố định mà người quản lý cần biết

Fixed Cost có những thuộc tính rõ ràng và nhất quán. Thứ nhất, nó không thay đổi theo khối lượng sản xuất, có nghĩa là dù bạn sản xuất năm trăm hay năm trăm ngàn sản phẩm trong một tháng, tiền thuê của bạn vẫn như cũ.

Thứ hai, nó có vai trò quyết định rất quan trọng, vì Fixed Cost là gánh nặng không có cách nào tránh được. Người quản lý phải tính đến chi phí này khi xác định giá sản phẩm. Những doanh nhân có hiểu biết sâu sắc về Fixed Cost sẽ có thể đặt giá để có thể bao phủ chi phí cố định đồng thời vẫn có lợi nhuận còn lại.

Ví dụ về chi phí cố định gặp phải trong kinh doanh thực tế

Tiền thuê là một ví dụ điển hình của Fixed Cost. Dù cửa hàng của bạn bán được bao nhiêu sản phẩm, chủ sở hữu tòa nhà vẫn sẽ đến yêu cầu tiền thuê theo hợp đồng đã ký.

Lương nhân viên chính thức cũng là Fixed Cost. Nếu bạn thuê nhân viên toàn thời gian thường xuyên, bạn phải trả lương cho họ, dù tháng đó doanh nghiệp có bán được tốt không.

Chi phí bảo hiểm, dù là bảo hiểm tòa nhà, bảo hiểm xe hay bảo hiểm trách nhiệm, tất cả đều là phí bảo hiểm mà bạn phải trả mỗi tháng hoặc mỗi năm.

Giá trị khấu hao tài sản, chẳng hạn như khấu hao máy móc, thiết bị, văn phòng hay tòa nhà, cũng được tính là Fixed Cost.

Lãi suất vay, nếu bạn đã vay tiền từ ngân hàng hoặc tổ chức tài chính, bạn phải trả lãi suất mỗi tháng theo hợp đồng.

Chi phí biến đổi (Variable Cost): Thành phần chi phí có tính linh hoạt

Chi phí biến đổi (Variable Costs) có đặc điểm ngược lại với Fixed Cost. Nó thay đổi tùy theo sự thay đổi của khối lượng sản xuất hoặc bán hàng của doanh nghiệp. Khi bạn sản xuất hoặc bán nhiều hơn, chi phí biến đổi sẽ tăng theo tỷ lệ. Khi bạn sản xuất hoặc bán ít đi, chi phí này cũng sẽ giảm theo.

Vì chi phí biến đổi có thể thay đổi tùy ý, doanh nghiệp có nhiều tự do hơn trong việc kiểm soát và điều chỉnh chi phí này theo nhu cầu của thị trường. Nếu nhu cầu giảm đi, bạn có thể giảm mua nguyên liệu, giảm số giờ làm việc hoặc điều chỉnh lịch trình giao hàng.

Chi phí biến đổi bao gồm những gì

Nguyên liệu thô hoặc vật liệu cơ bản là ví dụ chính của chi phí biến đổi. Bạn sản xuất càng nhiều sản phẩm thì cần dùng nguyên liệu càng nhiều. Sản xuất ít thì dùng ít.

Chi phí lao động trực tiếp, được trả cho nhân viên làm việc trong dây chuyền sản xuất. Nếu bạn nhận được một đơn đặt hàng lớn, bạn có thể phải thuê thêm nhân viên hoặc cho nhân viên làm tăng ca, cuối tháng chi phí lương sẽ tăng lên.

Chi phí điện và nước sử dụng trong quá trình sản xuất. Máy móc chạy càng lâu thì dùng năng lượng càng nhiều.

Chi phí bao bì, chẳng hạn như hộp, túi, vật liệu bọc. Bạn sản xuất sản phẩm càng nhiều thì phải mua bao bì càng nhiều.

Chi phí vận chuyển và giao hàng, tăng theo khối lượng hàng hóa cần gửi.

Chi phí hoa hồng được trả cho nhóm bán hàng tùy theo kết quả bán hàng. Bán được càng nhiều thì phải trả hoa hồng càng nhiều.

So sánh chi phí cố định với chi phí biến đổi

Đối với những doanh nhân muốn tăng cường hiệu quả, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Fixed Cost và chi phí biến đổi là rất quan trọng.

Chi phí cố định sẽ luôn như nhau, không có gì thay đổi trong bất kỳ thời kỳ nào của năm, dù thị trường tốt hay không tốt, dù doanh nghiệp bán được nhiều hay không bán được gì cả, nó vẫn luôn tồn tại như vậy. Đây là lý do tại sao các công ty lớn thường xuyên lập ngân sách trước và dự đoán doanh thu một cách cẩn thận. Ví dụ như tiền thuê nhà xưởng, lương những người quản lý, giá trị khấu hao thiết bị.

Chi phí biến đổi linh hoạt hơn nhiều. Nó theo dõi sản phẩm. Khi bạn sản xuất nhiều, nó cũng tăng theo, khi bạn sản xuất ít thì nó cũng giảm theo. Vì lý do này, doanh nghiệp có thể lựa chọn điều chỉnh chi phí này tùy theo tình hình. Ví dụ như nguyên liệu thô, chi phí lao động trực tiếp, chi phí bao bì và giao hàng.

Sự khác biệt này có nghĩa gì? Nếu công ty có Fixed Cost cao, thì phải cố gắng bán nhiều hơn để giảm chi phí trên mỗi đơn vị. Một số công ty chọn đầu tư vào máy móc để giảm chi phí lao động biến đổi, mặc dù sẽ tăng Fixed Cost nhưng trong dài hạn có thể đáng giá.

Phân tích tổng chi phí: Khi phải kết hợp cả hai loại lại

Trong thực tế kinh doanh, không có sự phân tách rõ ràng giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi. Người quản lý phải nhìn được toàn bộ hình ảnh của tổng chi phí.

Việc tính toán tổng chi phí là kết hợp tất cả chi phí cố định với tất cả chi phí biến đổi. Kết quả thu được sẽ cho bạn biết doanh nghiệp phải chi bao nhiêu tiền trong khoảng thời gian được xác định. Công thức đơn giản là: Tổng chi phí = Fixed Cost + (chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị × số lượng đơn vị được sản xuất/bán)

Tầm quan trọng của việc biết tổng chi phí trong việc ra quyết định

Xác định giá: Nếu bạn biết tổng chi phí là bao nhiêu, bạn sẽ có thể xác định giá bán hợp lý. Giá phải cao hơn tổng chi phí mới có lợi nhuận.

Lập kế hoạch sản xuất: Biết tổng chi phí giúp bạn quyết định nên sản xuất bao nhiêu đơn vị để hòa vốn, hoặc sản xuất bao nhiêu mới có thể đạt lợi nhuận theo mục tiêu.

Quyết định đầu tư: Trước khi đầu tư vào mở rộng hoặc mua thiết bị mới, phải phân tích xem sẽ tăng Fixed Cost hay có thể giảm chi phí biến đổi được đủ không.

Kiểm soát chi phí: Biết tổng chi phí bao gồm những phần nào, giúp bạn tìm ra những điểm mà bạn có thể tiết kiệm.

Đánh giá rủi ro: Khi biết tổng chi phí, bạn có thể đánh giá được nếu doanh số bán hàng giảm đi, doanh nghiệp sẽ có thể duy trì hoạt động được bao lâu trước khi tới điểm thua lỗ.

Những chiến lược quan trọng trong việc quản lý chi phí một cách thích hợp

Khi đã hiểu rõ sự khác biệt giữa Fixed Cost và chi phí biến đổi, câu hỏi tiếp theo là: nên làm gì để quản lý chi phí tốt hơn?

Trước hết, kiểm tra Fixed Cost một cách kỹ lưỡng. Có thể có một số chi phí cố định nào đó có thể giảm được, chẳng hạn như tiền thuê. Có thể có một số phòng thí nghiệm hoặc văn phòng nào đó không thường xuyên sử dụng. Một số công ty giảm Fixed Cost bằng cách Outsource một số công việc thay vì thuê nhân viên chính thức.

Thứ hai, theo dõi chi phí biến đổi một cách sát sao. Hãy cố gắng tìm các nhà cung cấp mới có giá nguyên liệu tốt hơn, hoặc thử cải thiện quy trình sản xuất để giảm lãng phí sản phẩm hoặc tiêu tốn năng lượng ít hơn.

Thứ ba, phân tích điểm hòa vốn của doanh nghiệp. Điểm hòa vốn là số lượng sản phẩm cần phải bán để tổng chi phí bằng tổng doanh thu. Khi vượt qua điểm này thì bắt đầu có lợi nhuận. Biết điểm hòa vốn giúp bạn đặt mục tiêu bán hàng thực tế hơn.

Kết luận

Sự hiểu biết sâu sắc về chi phí cố định (Fixed Cost) và chi phí biến đổi là nền tảng quan trọng để quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Fixed Cost là chi phí không thay đổi, chi phí biến đổi là chi phí thay đổi theo sản xuất, cả hai đều có vai trò quan trọng đối với việc xác định giá, lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch tăng trưởng và quyết định đầu tư của doanh nghiệp.

Người quản lý hiểu được cơ chế của những chi phí này sẽ có thể lập kế hoạch, kiểm soát và điều chỉnh chi phí một cách thông minh, dẫn đến doanh nghiệp có sự ổn định về tài chính và có thể tăng trưởng bền vững trong dài hạn.