99% da produtividade pessoal resume-se a isto:

(Se fizeres isto todos os dias durante um ano, é impossível não alcançares algum tipo de sucesso):
Escreve uma lista de tudo o que precisas fazer de manhã.
Começa pelas 3 tarefas de maior impacto primeiro.
Certifica-te de que tudo está feito até ao final do dia.
Sistemas avançados de produtividade com IA são a segunda camada, mas se nem sequer conseguires fazer o básico primeiro, então não tens negócio em otimizar.