El cambio estratégico en la introducción de IA...
En comparación con el despliegue en toda la empresa,
"automatización de unidades de negocio" es la clave del éxito o fracaso

La estrategia de incorporación de IA en las empresas está cambiando rápidamente.
En lugar de desplegar herramientas de IA de manera uniforme a todos los empleados, se considera más realista integrar IA en procesos comerciales específicos que realmente enfrentan cuellos de botella y verificar su efectividad.
Recientemente, el caso de la organización sin fines de lucro estadounidense AARP y la plataforma de automatización de procesos Appian ($APPN) ejemplifica muy bien esta tendencia.

El vicepresidente de gestión de productos de Appian, Jake Rank, afirmó en el evento “Appian World 2026” en Florida que, en lugar de ampliar ampliamente el papel de la IA, es más importante usarla de manera precisa dentro de un “área controlada”.
Explicó: “Puedes esperar desplegar herramientas de IA en toda la organización y esperar que funcionen, pero los problemas centrados en los procesos requieren soluciones centradas en los procesos. Limitar la IA a etapas específicas puede reducir la posibilidad de errores y conectar los datos y la información de tareas necesarias en el momento preciso.”

AARP inicia la modernización de IA comenzando con la aprobación de facturas

AARP es una organización sin fines de lucro dirigida a personas mayores de 50 años en Estados Unidos.
La organización comenzó con tareas repetitivas y de alta precisión, seguridad y trazabilidad, como la aprobación de facturas, y lanzó una modernización de procesos basada en IA.
El vicepresidente de gestión de plataformas de AARP, Tom Cavanaugh, explicó que esta tarea involucra a decenas de empleados dentro de la organización, por lo que no se trata solo de automatización simple, sino de flujos de trabajo “verificables y rastreables”.

La herramienta que introdujo AARP es Appian Composer.
Esta herramienta puede extraer requisitos de los sistemas existentes y generar flujos de trabajo en forma de aplicaciones que pueden funcionar en la práctica.
Su punto fuerte, especialmente, es que antes de entrar en la fase de desarrollo, los usuarios comerciales pueden ver y revisar directamente los procesos en una interfaz basada en lenguaje natural.

Cavanaugh afirmó: “La ventaja de esta herramienta es que puedes sentarte frente a los responsables comerciales, preguntarles qué problemas tienen y mostrarles cómo funciona en el acto. Cuando los usuarios ven claramente el problema y comprenden las posibles soluciones, se genera el punto de partida para el cambio.”

Comenzando con las incomodidades de una persona, expandiéndose a problemas en organizaciones de más de 40 personas

Un aspecto destacado de este caso es que la modernización de procesos basada en IA no se limitó a mejorar un solo negocio.
Lo que inicialmente parecía ser solo un problema de una asistente administrativa que enfrentaba dificultades con un proceso complejo de aprobación de facturas, en realidad, afectaba a más de 40 personas en la organización que sufrían de la misma ineficiencia.

En esta estructura, el ahorro de 5 horas por semana por persona se extiende a todos los empleados, creando así un efecto acumulativo de mejora en la eficiencia.
Rank explicó que este método crea un “ciclo virtuoso” que financia el siguiente proyecto de automatización.
Dijo: “Cada proyecto requiere decidir qué tecnología es adecuada y si la IA es aplicable para resolver el problema. El resultado es que, si cada proyecto genera un retorno de inversión positivo, estos logros impulsarán el siguiente proyecto, formando así una estructura.”

Un tema más difícil que la tecnología es el cambio cultural en la organización

La modernización de procesos es tanto un tema técnico como cultural.
Algunos argumentan que las formas de trabajo antiguas, aunque ineficientes, se mantienen porque sus miembros temen los cambios.
Cavanaugh comentó que la “visibilidad” que ofrece Appian Composer ayuda a reducir esta barrera psicológica.

Según explicó, dado que los usuarios comerciales pueden confirmar directamente los nuevos procesos en una etapa previa a la codificación usando lenguaje natural, esto fomenta más la comprensión y participación que la incertidumbre difusa.
Lo que antes era objeto de temor, como el cambio, ahora se convierte en una oportunidad para que los departamentos comerciales propongan activamente a TI: “Por favor, también ayúdanos con esto”.

Rank también valoró que AARP ha encontrado un modelo efectivo.
Enfatizó: “Lo clave es aplicar IA a tareas específicas y confirmar el retorno de inversión real. Ahora, solo hay que revisar los demás procesos con la misma metodología y buscar áreas para mejorar aún más.”

El ROI de la IA, “dónde se usa” es el núcleo

Este caso demuestra que el éxito o fracaso de la incorporación de IA depende más del “punto de aplicación” que de la tecnología en sí.
Aunque la expectativa de equipar toda la empresa con IA es alta, gestionar y verificar su efectividad es muy difícil.
En cambio, si se seleccionan problemas repetitivos y medibles y se avanza en etapas en la automatización, será más fácil confirmar con cifras la reducción de costos y el aumento de productividad.

En última instancia, el núcleo de la modernización de procesos basada en IA no es una implementación a gran escala, sino identificar con precisión las dificultades reales que experimenta la organización.
El caso de AARP y Appian muestra que, cuando la IA se convierte en un “motor de negocio preciso” en lugar de una “herramienta general”, los resultados tangibles para las empresas e instituciones serán mayores.

Notas de IA de TP: Este artículo utiliza un modelo de lenguaje basado en TokenPost.ai para resúmenes.
El contenido principal puede omitirse o diferir de los hechos.