Khi nào bạn nên nhận mẫu W-2 của mình? Các thời hạn quan trọng và phải làm gì nếu nó đến muộn

Mùa thuế mang đến một thách thức quen thuộc: thu thập tài liệu trước hạn nộp hồ sơ. Nếu bạn đã rời bỏ một công việc trong năm, một tài liệu quan trọng là mẫu W-2 từ nhà tuyển dụng trước đó của bạn. Bất kể việc làm của bạn kết thúc như thế nào, nhà tuyển dụng cũ của bạn phải cung cấp tài liệu thuế này cho bạn.

Hiểu về W-2: Tài liệu thuế thiết yếu của bạn

W-2, được biết đến chính thức là Bảng Tuyên Bố Tiền Lương và Thuế, là cách mà các nhà tuyển dụng báo cáo thu nhập và thông tin khấu trừ thuế của bạn cho cả bạn và IRS. Mẫu đơn này ghi lại một số thông tin chính:

Tổng thanh toán của bạn trong năm cho thấy tất cả các khoản lương, tiền boa và các khoản thu nhập khác. Phần thuế thu nhập liên bang bị khấu trừ phân tích chính xác số tiền nào trong bảng lương của bạn đã được sử dụng cho thuế liên bang dựa trên các lựa chọn W-4 của bạn. Các khoản đóng góp cho An sinh xã hội và Medicare được chi tiết riêng để đảm bảo ghi nhận đúng cho các quyền lợi trong tương lai của bạn. Nếu bạn làm việc ở một tiểu bang có thuế thu nhập, các khoản khấu trừ tiểu bang và địa phương cũng xuất hiện ở đây. Cuối cùng, mẫu đơn ghi nhận các khoản đóng góp hưu trí, phí bảo hiểm sức khỏe và các khoản khấu trừ trước thuế khác.

Thông tin này phải khớp với những gì bạn báo cáo trên tờ khai thuế của mình. Nếu có sự không khớp giữa việc nộp thuế của bạn và W-2 của bạn, IRS sẽ điều tra.

Khi nào bạn nên nhận W-2 của mình?

Dưới đây là thời gian quan trọng: các nhà tuyển dụng phải gửi mẫu W-2 cho nhân viên trước ngày 31 tháng 1 của năm tiếp theo. Nếu ngày 31 tháng 1 rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, thời hạn sẽ chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Đối với năm thuế 2023, điều này có nghĩa là tất cả các W-2 cần có dấu bưu điện hoặc giao điện tử trước ngày 31 tháng 1 năm 2024. Thời hạn ngày 31 tháng 1 này cho phép nhân viên có khoảng 2,5 tháng trước thời hạn nộp hồ sơ ngày 15 tháng 4 để chuẩn bị các tờ khai của họ.

Lý do cho khoảng thời gian cụ thể này là rất đơn giản—các nhà tuyển dụng cần thời gian sau khi kết thúc năm dương lịch để xử lý hồ sơ bảng lương, và các nhân viên cần đủ thời gian để tổng hợp thông tin của họ trước khi thuế đến hạn.

Điều Gì Xảy Ra Khi Nhà Tuyển Dụng Bỏ Lỡ Thời Hạn

Khi các nhà tuyển dụng bỏ qua yêu cầu này hoặc gửi W-2 muộn, các hình phạt liên bang sẽ bắt đầu áp dụng. Cơ quan thuế IRS cấu trúc các hình phạt theo từng mẫu, nghĩa là mỗi bản sao gửi đến một nhân viên và mỗi bản sao gửi đến IRS được tính riêng biệt.

Đối với năm 2024, thang phạt sẽ rất nặng:

• Trễ lên đến 30 ngày: $60 mỗi biểu mẫu
• 31 ngày đến ngày 1 tháng 8: $120 per form
• Sau ngày 1 tháng 8 hoặc không nộp: $310 per form
• Bỏ qua cố ý: $630 per form

Để minh họa tác động: một công ty với 10 nhân viên không gửi W-2 cho đến tháng 9 sẽ phải chịu $310 mỗi mẫu, gấp đôi vì mỗi nhân viên và IRS đều nhận được một bản sao. Đó là $620 mỗi nhân viên, hoặc tổng cộng $6,200. Tính cả phí lãi suất, và trách nhiệm tăng lên đáng kể.

Hành Động: Cách Lấy W-2 Của Bạn Khi Nó Bị Mất

Liên hệ với nhà tuyển dụng cũ của bạn trước. Liên hệ trực tiếp với bộ phận nhân sự hoặc bộ phận trả lương. Yêu cầu mẫu đơn, xác nhận địa chỉ gửi thư hoặc email hiện tại của bạn, và hỏi khi nào họ sẽ gửi nó. Nếu bạn đã chuyển đến nơi khác kể từ khi rời đi, W-2 của bạn có thể đã được gửi đến một địa chỉ cũ.

Kiểm tra quyền truy cập trực tuyến. Nhiều công ty hiện nay cung cấp dịch vụ giao W-2 điện tử thông qua các cổng thông tin nhân viên an toàn. Nếu có sẵn, hãy đăng nhập bằng thông tin xác thực của bạn và tải xuống mẫu của bạn ngay lập tức.

Gọi cho IRS nếu cần. Nếu người sử dụng lao động trước của bạn không phản hồi sau nhiều lần yêu cầu, hãy liên hệ với IRS theo số 1-800-829-1040. Hãy chuẩn bị: tên của bạn, số An sinh xã hội, số điện thoại, thông tin liên lạc của người sử dụng lao động của bạn, ngày làm việc, và bảng lương cuối cùng của bạn cho thấy thu nhập ước tính và số tiền khấu trừ. IRS sẽ theo dõi với người sử dụng lao động thay mặt bạn.

Nộp đơn gia hạn nếu bạn sắp hết thời gian. Nếu ngày 15 tháng 4 đang đến gần và bạn vẫn chưa nhận được W-2 của mình, hãy nộp Mẫu 4868 để yêu cầu gia hạn thêm sáu tháng. Hãy nhớ rằng, điều này chỉ gia hạn thời hạn nộp hồ sơ của bạn nhưng không gia hạn thời hạn thanh toán—hãy ước lượng nghĩa vụ thuế của bạn bằng cách sử dụng bảng lương và thanh toán trước ngày 15 tháng 4. Khi bạn có gia hạn, bạn có thể yêu cầu Bản sao Thu nhập và Tiền lương từ IRS, mặc dù việc xử lý có thể mất đến tháng Sáu hoặc tháng Bảy.

Tập tin với ước lượng nếu cần. Bạn có thể nộp bằng cách sử dụng Mẫu 4852, Thay thế cho Mẫu W-2, để ước lượng thu nhập và số tiền bị khấu trừ của bạn. Hiểu rằng bạn có thể cần sửa đổi tờ khai của mình khi mẫu W-2 thực tế đến nếu có sự khác biệt đáng kể.

Dòng cuối

Biết khi nào bạn nên nhận W-2 của mình sẽ giúp bạn tránh khỏi việc bỏ lỡ thời hạn thuế. Các nhà tuyển dụng phải đối mặt với hậu quả thực sự—$310 đến $630 cho mỗi mẫu cộng với lãi suất—nếu không giao hàng đúng hạn. Nếu bạn chưa nhận được của mình vào cuối tháng Hai và thời hạn 31 tháng Giêng đã qua, hãy hành động ngay lập tức. Liên hệ với nhà tuyển dụng của bạn, khám phá các tùy chọn trực tuyến, hoặc liên hệ với IRS. Đừng để một W-2 bị thiếu làm gián đoạn việc nộp thuế của bạn.