Коли вам слід отримати форму W-2? Основні терміни та що робити, якщо вона запізнилася

Податковий сезон приносить знайоме випробування: збір документів перед терміном подачі. Якщо ви залишили роботу протягом року, одним з критично важливих документів є ваша форма W-2 від вашого попереднього роботодавця. Незалежно від того, як закінчилася ваша зайнятість, ваш колишній роботодавець повинен надати вам цей податковий документ.

Розуміння W-2: Ваш важливий податковий документ

Форма W-2, офіційно відома як Звіт про заробітну плату та податки, є способом, як роботодавці повідомляють про ваші доходи та інформацію про утримання податків як вам, так і IRS. Ця форма містить кілька ключових відомостей:

Ваше загальне винагородження за рік відображає всі заробітні плати, чайові та інші доходи. Розділ про утриманий федеральний податок на доходи детально розкриває, скільки з вашої зарплати пішло на федеральні податки, виходячи з ваших виборів у формі W-4. Внески до Соціального забезпечення та Medicare наведені окремо, щоб забезпечити правильний облік для ваших майбутніх пільг. Якщо ви працювали в штаті з податком на доходи, ці державні та місцеві утримання також з'являються тут. Нарешті, у формі записуються внески на пенсійне забезпечення, премії за медичне страхування та інші утримання до оподаткування.

Ця інформація повинна відповідати тому, що ви вказуєте у своїй декларації. Якщо між вашою податковою декларацією та вашим W-2 є розбіжність, IRS буде розслідувати.

Коли ви повинні отримати свій W-2?

Ось критичний графік: роботодавці повинні передати форми W-2 працівникам до 31 січня наступного року. Якщо 31 січня припадає на вихідний чи святковий день, термін переноситься на наступний робочий день. Для податкового року 2023 це означало, що всі W-2 повинні мати поштові штемпелі або електронну доставку до 31 січня 2024 року. Цей термін 31 січня дає працівникам приблизно 2,5 місяця до терміну подачі декларації 15 квітня, щоб підготувати свої звіти.

Причина цього конкретного вікна проста — роботодавцям потрібен час після закінчення календарного року для обробки платіжних записів, а працівникам необхідно достатньо часу, щоб зібрати свою інформацію перед сплатою податків.

Що відбувається, коли роботодавці пропускають термін

Коли роботодавці ігнорують цю вимогу або надсилають W-2 з запізненням, вступають в силу федеральні штрафи. IRS накладає штрафи на основі кожної форми, що означає, що кожна копія, надіслана працівникові, і кожна копія, надіслана до IRS, рахуються окремо.

На 2024 рік шкала штрафів є крутою:

• До 30 днів запізнення: $60 за форму
• 31 днів до 1 серпня: $120 per form
• Після 1 серпня або не подано: $310 пер форма
• Намірене ігнорування: $630 per form

Щоб проілюструвати вплив: компанія з 10 працівниками, яка не надсилає W-2 до вересня, стикається з $310 за форму, подвоєною, оскільки кожен працівник та IRS отримує копію. Це $620 за працівника, або $6,200 загалом. Врахуйте відсоткові збори, і відповідальність суттєво зростає.

Вжити заходів: Як отримати свою форму W-2, коли вона відсутня

Спершу зв'яжіться зі своїм колишнім роботодавцем. Зв'яжіться безпосередньо з відділом кадрів або бухгалтерії. Попросіть форму, підтвердіть свою поточну адресу або електронну пошту та запитайте, коли її надішлють. Якщо ви переїхали з моменту звільнення, ваш W-2 міг надійти на стару адресу.

Перевірте наявність онлайн-доступу. Багато компаній тепер пропонують електронну доставку W-2 через захищені портали для співробітників. Якщо це можливо, увійдіть зі своїми обліковими даними та завантажте свою форму негайно.

Зателефонуйте до IRS, якщо це необхідно. Якщо ваш попередній роботодавець не відповідає після кількох запитів, зв'яжіться з IRS за номером 1-800-829-1040. Підготуйте: ваше ім'я, номер соціального страхування, номер телефону, контактну інформацію вашого роботодавця, дати працевлаштування та останню платіжну відомість, що показує оцінювані доходи та утримання. IRS зв'яжеться з роботодавцем від вашого імені.

Подайте заяву на продовження терміну, якщо у вас не вистачає часу. Якщо наближається 15 квітня, а ви все ще не отримали форму W-2, подайте форму 4868, щоб запросити шестимісячне продовження. Пам'ятайте, що це продовжує термін подачі, але не термін сплати – оцініть свої податкові зобов'язання за допомогою платіжних відомостей і сплатіть їх до 15 квітня. Коли ви отримаєте продовження, ви можете запросити Витяг про заробітну плату та доходи в IRS, хоча обробка може зайняти до червня або липня.

Файл з оцінкою, якщо це потрібно. Ви можете подати за допомогою Форми 4852, Заміна Форми W-2, щоб оцінити свій дохід і утримання. Зрозумійте, що вам, можливо, потрібно буде внести зміни до вашої декларації, як тільки фактична W-2 надійде, якщо будуть значні відмінності.

Підсумок

Знання, коли ви повинні отримати свій W-2, захищає вас від пропуску термінів подачі податків. Роботодавці стикаються з реальними наслідками—$310 до $630 за форму плюс відсотки—за несвоєчасну доставку. Якщо ви не отримали свій до кінця лютого, а термін 31 січня вже минув, вживайте заходів негайно. Зв'яжіться з вашим роботодавцем, досліджуйте онлайн-варіанти чи залучіть IRS. Не дайте відсутньому W-2 зірвати вашу подачу податків.