Когда вам следует получать форму W-2? Основные сроки и что делать, если она задерживается.

Сезон налогов приносит знакомую проблему: сбор документов до срока подачи. Если вы уволились с работы в течение года, одним из важных документов является ваша форма W-2 от вашего предыдущего работодателя. Независимо от того, как закончилась ваша работа, ваш бывший работодатель обязан предоставить вам этот налоговый документ.

Понимание W-2: Ваш важный налоговый документ

Форма W-2, официально известная как Заявление о заработной плате и налогах, является способом, которым работодатели сообщают вам и Налоговому управлению о ваших доходах и удержании налогов. Эта форма содержит несколько ключевых данных:

Ваше общее вознаграждение за год показывает все заработные платы, чаевые и другие доходы. Раздел о федеральном подоходном налоге подробно объясняет, сколько из вашей зарплаты было направлено на федеральные налоги на основе ваших выборов в W-4. Взносы в Социальное обеспечение и Medicare указаны отдельно, чтобы обеспечить правильный учет ваших будущих льгот. Если вы работали в штате с подоходным налогом, эти государственные и местные удержания также отображаются здесь. Наконец, форма фиксирует взносы на пенсию, премии за медицинскую страховку и другие вычеты до налогообложения.

Эта информация должна соответствовать тому, что вы указываете в вашей налоговой декларации. Если есть несоответствие между вашей налоговой отчетностью и вашим W-2, IRS проведет расследование.

Когда вы должны получить свой W-2?

Вот критический график: работодатели должны передать формы W-2 сотрудникам до 31 января следующего года. Если 31 января выпадает на выходной или праздничный день, крайний срок сдвигается на следующий рабочий день. Для налогового года 2023 это означает, что все W-2 должны иметь штемпель отправки или электронную доставку до 31 января 2024 года. Этот крайний срок 31 января дает сотрудникам примерно 2,5 месяца перед сроком подачи налоговых деклараций 15 апреля, чтобы подготовить свои декларации.

Причина для этого конкретного окна проста — работодателям нужно время после окончания календарного года, чтобы обработать записи по заработной плате, а сотрудникам необходимо достаточное время для сбора своей информации перед уплатой налогов.

Что происходит, когда работодатели пропускают срок

Когда работодатели игнорируют это требование или отправляют W-2 с опозданием, вступают в силу федеральные штрафы. Налоговая служба США накладывает штрафы на основании каждой формы, что означает, что каждая копия, отправленная сотруднику, и каждая копия, отправленная в IRS, учитываются отдельно.

На 2024 год шкала штрафов будет жесткой:

• До 30 дней задержки: $60 за форму
• 31 дней через 1 августа: $120 per form
• После 1 августа или не подан: $310 per форма
• Преднамеренное игнорирование: $630 per form

Чтобы проиллюстрировать влияние: компания с 10 сотрудниками, которая не отправляет W-2 до сентября, сталкивается с $310 за форму, удвоенной, потому что каждый сотрудник и IRS получают копию. Это $620 на сотрудника, или $6,200 в общей сложности. Учитывая процентные сборы, ответственность значительно возрастает.

Действия: Как получить вашу W-2, когда она отсутствует

Сначала свяжитесь с вашим бывшим работодателем. Свяжитесь непосредственно с отделом кадров или бухгалтерии. Запросите форму, подтвердите ваш текущий почтовый адрес или электронную почту и узнайте, когда они её отправят. Если вы переехали после увольнения, ваша W-2 могла быть отправлена по старому адресу.

Проверьте доступ в интернете. Многие компании теперь предлагают электронную доставку W-2 через защищенные порталы для сотрудников. Если это возможно, войдите в систему с вашими учетными данными и немедленно загрузите вашу форму.

Позвоните в IRS, если необходимо. Если ваш предыдущий работодатель не отвечает после нескольких запросов, свяжитесь с IRS по телефону 1-800-829-1040. Имейте при себе: ваше имя, номер социального страхования, номер телефона, контактную информацию вашего работодателя, даты трудоустройства и последний расчетный лист, показывающий предполагаемые доходы и удержания. IRS свяжется с работодателем от вашего имени.

Подайте заявление на продление, если у вас не хватает времени. Если 15 апреля приближается, а у вас все еще нет вашего W-2, подайте Форму 4868, чтобы запросить шестимесячное продление. Помните, что это продлевает срок подачи вашего заявления, но не срок оплаты—оцените свою налоговую ответственность, используя расчетные листки, и оплатите ее до 15 апреля. Как только у вас будет продление, вы можете запросить Выписку по заработной плате и доходу у IRS, хотя обработка может занять до июня или июля.

Файл с оценкой, если это необходимо. Вы можете подать заявление, используя Форму 4852, Замена Формы W-2, чтобы оценить свои доходы и удержания. Поймите, что вам может понадобиться исправить вашу декларацию, когда фактическая Форму W-2 поступит, если будут значительные отличия.

Итог

Зная, когда вы должны получить свою форму W-2, вы защищаете себя от пропуска сроков подачи налогов. Работодатели сталкиваются с реальными последствиями—$310 за форму плюс проценты—за несвоевременную доставку. Если вы не получили свою форму к концу февраля, и срок 31 января уже прошел, действуйте немедленно. Свяжитесь с вашим работодателем, исследуйте онлайн-варианты или обратитесь в IRS. Не позволяйте отсутствию W-2 помешать вашей подаче налогов.