Kapan Anda Harus Menerima Formulir W-2 Anda? Tenggat Waktu Utama dan Apa yang Harus Dilakukan Jika Terlambat

Musim pajak membawa tantangan yang sudah dikenal: mengumpulkan dokumen sebelum batas waktu pengajuan. Jika Anda meninggalkan pekerjaan selama tahun ini, satu dokumen penting adalah formulir W-2 dari mantan majikan Anda. Tidak peduli bagaimana pekerjaan Anda berakhir, mantan majikan Anda harus memberikan dokumen pajak ini kepada Anda.

Memahami W-2: Dokumen Pajak Penting Anda

W-2, yang secara resmi dikenal sebagai Pernyataan Upah dan Pajak, adalah cara majikan melaporkan penghasilan dan informasi pemotongan pajak Anda kepada Anda dan IRS. Formulir ini menangkap beberapa informasi kunci:

Total kompensasi Anda untuk tahun ini menunjukkan semua gaji, tip, dan penghasilan lainnya. Bagian pajak penghasilan federal yang dipotong merinci dengan tepat berapa banyak dari gaji Anda yang digunakan untuk pajak federal berdasarkan pemilihan W-4 Anda. Kontribusi Jaminan Sosial dan Medicare dijelaskan secara terpisah untuk memastikan kredit yang tepat untuk manfaat masa depan Anda. Jika Anda bekerja di negara bagian dengan pajak penghasilan, pemotongan pajak negara bagian dan lokal tersebut juga muncul di sini. Terakhir, formulir mencatat kontribusi pensiun, premi asuransi kesehatan, dan potongan sebelum pajak lainnya.

Informasi ini harus sesuai dengan apa yang Anda laporkan di pengembalian pajak Anda. Jika ada ketidaksesuaian antara pengajuan pajak Anda dan W-2 Anda, IRS akan menyelidiki.

Kapan Anda Seharusnya Menerima W-2 Anda?

Inilah garis waktu yang krusial: pemberi kerja harus mengirimkan formulir W-2 kepada karyawan paling lambat 31 Januari tahun berikutnya. Jika 31 Januari jatuh pada akhir pekan atau hari libur, tenggat waktu bergeser ke hari kerja berikutnya. Untuk tahun pajak 2023, ini berarti semua W-2 harus memiliki cap pos atau pengiriman elektronik paling lambat 31 Januari 2024. Tenggat waktu 31 Januari ini memberi karyawan sekitar 2,5 bulan sebelum tenggat waktu pengajuan 15 April untuk menyiapkan pengembalian pajak mereka.

Alasan untuk jendela spesifik ini sangat sederhana—majikan membutuhkan waktu setelah tahun kalender berakhir untuk memproses catatan penggajian, dan karyawan membutuhkan waktu yang cukup untuk mengumpulkan informasi mereka sebelum pajak jatuh tempo.

Apa yang Terjadi Ketika Pengusaha Melewatkan Tenggat Waktu

Ketika pemberi kerja mengabaikan persyaratan ini atau mengirim W-2 terlambat, denda federal akan berlaku. IRS menetapkan denda berdasarkan setiap formulir, yang berarti setiap salinan yang dikirim kepada karyawan dan setiap salinan yang dikirim ke IRS dihitung secara terpisah.

Untuk tahun 2024, skala hukuman sangat berat:

• Hingga 30 hari terlambat: $60 per form
• 31 hari sampai 1 Agustus: $120 per form
• Setelah 1 Agustus atau tidak diajukan: $310 per form
• Pengabaian yang disengaja: $630 per form

Untuk menggambarkan dampaknya: sebuah perusahaan dengan 10 karyawan yang tidak mengirimkan W-2 hingga September menghadapi $310 per formulir, yang menjadi dua kali lipat karena setiap karyawan dan IRS mendapatkan salinan. Itu adalah $620 per karyawan, atau $6,200 total. Pertimbangkan biaya bunga, dan tanggung jawabnya tumbuh secara substansial.

Mengambil Tindakan: Bagaimana Mendapatkan W-2 Anda Ketika Hilang

Hubungi mantan pemberi kerja Anda terlebih dahulu. Hubungi langsung departemen sumber daya manusia atau penggajian. Minta formulir tersebut, konfirmasikan alamat surat atau email Anda saat ini, dan tanyakan kapan mereka akan mengirimkannya. Jika Anda telah pindah sejak meninggalkan pekerjaan, W-2 Anda mungkin telah dikirim ke alamat lama.

Periksa akses online. Banyak perusahaan sekarang menawarkan pengiriman W-2 elektronik melalui portal karyawan yang aman. Jika tersedia, masuk dengan kredensial Anda dan unduh formulir Anda segera.

Hubungi IRS jika perlu. Jika mantan majikan Anda tidak merespons setelah permintaan berulang, hubungi IRS di 1-800-829-1040. Siapkan: nama Anda, nomor Jaminan Sosial, nomor telepon, informasi kontak majikan Anda, tanggal kerja, dan slip gaji terakhir Anda yang menunjukkan perkiraan penghasilan dan pemotongan. IRS akan menindaklanjuti dengan majikan atas nama Anda.

Ajukan perpanjangan jika Anda kehabisan waktu. Jika 15 April mendekat dan Anda masih belum menerima W-2 Anda, ajukan Formulir 4868 untuk meminta perpanjangan enam bulan. Ingat, ini memperpanjang tenggat waktu pengajuan Anda tetapi bukan tenggat waktu pembayaran Anda—perkirakan kewajiban pajak Anda menggunakan slip gaji dan bayar tetap pada 15 April. Setelah Anda mendapatkan perpanjangan, Anda dapat meminta Transkrip Upah dan Pendapatan dari IRS, meskipun pemrosesan mungkin memakan waktu hingga Juni atau Juli.

File dengan estimasi jika diperlukan. Anda dapat mengajukan menggunakan Formulir 4852, Pengganti Formulir W-2, untuk memperkirakan penghasilan dan pemotongan Anda. Pahami bahwa Anda mungkin perlu mengubah pengembalian Anda setelah W-2 yang sebenarnya tiba jika terdapat perbedaan yang signifikan.

Kesimpulan

Mengetahui kapan Anda seharusnya menerima W-2 Anda melindungi Anda dari kehilangan tenggat waktu pajak. Pemberi kerja menghadapi konsekuensi nyata—$310 hingga $630 per formulir ditambah bunga—jika gagal mengirimkan tepat waktu. Jika Anda belum menerimanya pada akhir Februari dan tenggat waktu 31 Januari telah berlalu, segera ambil tindakan. Hubungi pemberi kerja Anda, jelajahi opsi online, atau libatkan IRS. Jangan biarkan W-2 yang hilang mengganggu pengajuan pajak Anda.